Trong lĩnh vực event marketing, sponsorship (tài trợ) là mối quan hệ hợp tác hai chiều mang tính chiến lược, giúp cả hai bên đều đạt được lợi ích cụ thể: ban tổ chức tiết kiệm chi phí và gia tăng nguồn lực, trong khi sponsor có cơ hội nâng cao nhận diện thương hiệu, mở rộng thị trường và tạo thiện cảm với công chúng.
Sponsor là gì?
Sponsor là nhà tài trợ, có thể là cá nhân hoặc tổ chức cung cấp nguồn lực tài chính, sản phẩm hoặc dịch vụ để hỗ trợ cho việc tổ chức sự kiện. Họ có thể đóng góp một phần hoặc toàn bộ chi phí nhằm bảo đảm chương trình được diễn ra thuận lợi, chuyên nghiệp và có quy mô lớn hơn. Đổi lại, sponsor sẽ nhận được quyền lợi truyền thông, quảng bá thương hiệu, cơ hội hợp tác kinh doanh hoặc quyền độc quyền xuất hiện trong sự kiện.
Một sponsorship hiệu quả không chỉ dừng lại ở yếu tố tài chính mà còn là sự cộng hưởng giá trị thương hiệu, khi hai bên có cùng tệp khách hàng, cùng định hướng và cùng triết lý truyền thông. Khi đó, sự kiện trở thành công cụ truyền thông mạnh mẽ giúp thương hiệu sponsor gắn liền với trải nghiệm tích cực của khách mời.
Ví dụ, trong các lễ hội âm nhạc, hội nghị quốc tế hay giải thưởng doanh nghiệp, sponsor không chỉ cung cấp tài chính mà còn đồng hành với ban tổ chức trong việc thiết kế sân khấu, tổ chức hoạt động trải nghiệm thương hiệu, hay thậm chí là đồng sáng tạo nội dung truyền thông.
Các hình thức tài trợ phổ biến trong sự kiện
| Hình thức | Mô tả | Ví dụ thực tế |
|---|---|---|
| Tài trợ tài chính (Financial Sponsorship) | Cung cấp ngân sách trực tiếp để hỗ trợ chi phí tổ chức. | Doanh nghiệp tài trợ chính cho lễ hội âm nhạc, hội nghị hoặc giải thưởng. |
| Tài trợ hiện vật (In-kind Sponsorship) | Cung cấp sản phẩm, dịch vụ hoặc trang thiết bị thay cho tiền mặt. | Hãng nước giải khát tài trợ đồ uống hoặc đơn vị âm thanh cung cấp thiết bị miễn phí. |
| Tài trợ truyền thông (Media Sponsorship) | Hỗ trợ quảng bá sự kiện trên các nền tảng báo chí, truyền hình, mạng xã hội. | Kênh truyền hình, báo điện tử, KOLs đồng hành truyền thông. |
| Tài trợ địa điểm (Venue Sponsorship) | Cung cấp không gian, hội trường, sân khấu tổ chức. | Trung tâm hội nghị tài trợ phòng họp hoặc khách sạn cung cấp không gian miễn phí. |
| Tài trợ hợp tác thương hiệu (Co-branding Sponsorship) | Hai thương hiệu cùng hợp tác tổ chức và quảng bá song song. | Sự kiện thể thao hợp tác giữa nhãn hàng thể thao và hãng truyền hình. |
Các hình thức này có thể được kết hợp linh hoạt tùy theo quy mô, chủ đề và mục tiêu truyền thông của chương trình.
Vai trò của nhà tài trợ trong sự kiện
1. Tăng ngân sách và giảm áp lực tài chính
Sponsor đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp nguồn lực tài chính cho ban tổ chức, giúp sự kiện được thực hiện với quy mô lớn hơn, chuyên nghiệp hơn và có thể đầu tư mạnh vào hạng mục sân khấu, âm thanh, ánh sáng, truyền thông. Một số sự kiện thậm chí được nâng tầm từ cấp nội bộ lên cấp quốc gia nhờ vào nguồn tài trợ vững chắc từ các thương hiệu lớn. Ngoài ra, việc chia sẻ chi phí tổ chức cũng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro tài chính, tập trung vào nội dung và trải nghiệm khách mời.
2. Tăng uy tín và giá trị chương trình
Sự xuất hiện của một hoặc nhiều thương hiệu lớn trong vai trò nhà tài trợ giúp nâng cao uy tín của sự kiện. Khi khán giả thấy các thương hiệu danh tiếng đồng hành, họ mặc nhiên tin rằng chương trình có chất lượng và đáng tin cậy hơn. Hơn nữa, việc có sponsor tầm cỡ còn giúp thu hút thêm khách mời VIP, diễn giả và phương tiện truyền thông, qua đó gia tăng giá trị thương hiệu cho ban tổ chức.
3. Mở rộng kênh truyền thông và độ phủ thương hiệu
Sponsor thường mang theo hệ sinh thái marketing riêng, bao gồm các kênh quảng cáo, truyền thông xã hội, PR và khách hàng trung thành. Khi sponsor đồng hành, thông tin về sự kiện được chia sẻ rộng rãi qua nhiều nền tảng khác nhau, tạo hiệu ứng truyền thông đa kênh. Điều này không chỉ có lợi cho ban tổ chức mà còn giúp sponsor lan tỏa hình ảnh thương hiệu tới đúng đối tượng mục tiêu.
4. Tạo cơ hội hợp tác và phát triển quan hệ lâu dài
Một thương vụ tài trợ thành công có thể mở đầu cho quan hệ hợp tác B2B bền vững. Từ việc đồng hành trong một sự kiện, hai bên có thể phát triển thêm các chiến dịch co-branding, hợp tác nội dung hoặc trở thành đối tác chiến lược dài hạn. Sponsorship vì thế không chỉ mang tính ngắn hạn mà còn là nền tảng cho những mối quan hệ kinh doanh lâu dài và bền vững.
5. Cải thiện trải nghiệm khách mời và chất lượng sự kiện
Nhà tài trợ không chỉ mang lại ngân sách mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm tổng thể của người tham dự. Họ có thể cung cấp các tiện ích như khu vực trải nghiệm thương hiệu, quà tặng, đồ uống, khu check-in sáng tạo, hoặc dịch vụ công nghệ hiện đại như AR/VR. Những đóng góp này khiến khách mời cảm nhận rõ sự chuyên nghiệp, chỉn chu và đẳng cấp của chương trình.
6. Góp phần định hình hình ảnh thương hiệu sự kiện
Một sự kiện có sự đồng hành của các sponsor phù hợp sẽ mang đến bản sắc rõ ràng hơn. Ví dụ, nếu chương trình hướng tới cộng đồng xanh, sự xuất hiện của các thương hiệu thân thiện môi trường giúp củng cố thông điệp “sự kiện bền vững”. Sponsor vì thế không chỉ hỗ trợ tài chính mà còn góp phần định hình phong cách và giá trị cốt lõi cho sự kiện.
Tóm lại, vai trò của sponsor không chỉ dừng lại ở việc cung cấp nguồn lực, mà còn ở việc cùng ban tổ chức tạo nên trải nghiệm và câu chuyện thương hiệu độc đáo. Một sự kiện thành công luôn là kết quả của sự đồng hành hài hòa giữa ban tổ chức, đối tác và các nhà tài trợ.
Cách tìm kiếm nhà tài trợ tiềm năng cho sự kiện
1. Xác định đối tượng phù hợp với chủ đề sự kiện
Tìm những doanh nghiệp có tệp khách hàng trùng khớp với người tham dự. Ví dụ:
- Sự kiện du lịch → Hãng hàng không, công ty bảo hiểm, chuỗi khách sạn.
- Hội nghị công nghệ → Thương hiệu laptop, phần mềm, startup AI.
- Sự kiện thể thao → Thương hiệu đồ uống, năng lượng, thời trang thể thao.
2. Chuẩn bị hồ sơ tài trợ (Sponsorship Proposal)
Một proposal tài trợ chuyên nghiệp nên bao gồm:
- Giới thiệu tổng quan sự kiện & mục tiêu.
- Tệp khách hàng, quy mô truyền thông.
- Các gói tài trợ (Diamond, Gold, Silver, Bronze).
- Quyền lợi của từng gói (branding, booth, bài phát biểu, logo trên backdrop…).
- Kế hoạch truyền thông & báo cáo dự kiến.
3. Xây dựng mối quan hệ trước khi kêu gọi
Hãy tham gia các sự kiện ngành, hội nghị networking hoặc triển lãm thương mại để kết nối với doanh nghiệp tiềm năng.
Việc duy trì liên hệ, chia sẻ case study thành công giúp bạn tạo dựng niềm tin trước khi gửi đề xuất chính thức.
4. Tiếp cận đúng người ra quyết định (Decision Maker)
Xác định người có quyền phê duyệt ngân sách – thường là Giám đốc Marketing, Brand Manager hoặc PR Executive.
Gửi proposal qua email chuyên nghiệp, gọi điện follow-up và trình bày trực tiếp nếu có thể.
5. Nhấn mạnh lợi ích sponsor nhận được
Hãy nhớ: Sponsor không tài trợ vì bạn cần tiền – họ tài trợ vì họ thấy giá trị.
Hãy chứng minh rằng họ sẽ:
- Tiếp cận đúng nhóm khách hàng mục tiêu.
- Được quảng bá thương hiệu mạnh mẽ.
- Gắn kết cảm xúc với cộng đồng thông qua sự kiện.
Quy trình làm việc với nhà tài trợ chuyên nghiệp
Bước 1: Thống nhất quyền lợi & phạm vi hợp tác
Hai bên cần xác định rõ hạng mục tài trợ: tiền mặt, quà tặng, sản phẩm, booth hoặc logo branding.
Ghi rõ quyền lợi đi kèm: logo trên backdrop, phát biểu tại lễ khai mạc, xuất hiện trong truyền thông.
Bước 2: Ký hợp đồng tài trợ (Sponsorship Agreement)
Hợp đồng cần nêu rõ giá trị tài trợ, quyền lợi, trách nhiệm, điều khoản thanh toán, quyền sử dụng hình ảnh.
Tất cả phải được thống nhất minh bạch để tránh tranh chấp hoặc vi phạm bản quyền thương hiệu.
Bước 3: Triển khai quyền lợi truyền thông
- Đưa logo sponsor lên các ấn phẩm: website, vé mời, poster, backdrop, video intro.
- Cho phép sponsor đặt booth, trưng bày sản phẩm, hoặc phát clip giới thiệu.
- Tạo cơ hội sponsor tham gia trực tiếp trong sự kiện (phát biểu, trao giải, tặng quà…).
Bước 4: Gửi báo cáo & thư cảm ơn sau sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, gửi Post-event Report gồm:
- Hình ảnh, số lượng người tham dự, kết quả truyền thông, dữ liệu tiếp cận.
- Gửi thư cảm ơn, quà tri ân hoặc video highlight để thể hiện sự chuyên nghiệp và trân trọng đối tác.
- Duy trì liên hệ cho các sự kiện tương lai.
Mẹo thuyết phục nhà tài trợ nhanh chóng và hiệu quả
Thuyết phục sponsor không chỉ dựa vào lời nói hay mối quan hệ, mà cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, số liệu rõ ràng và cách trình bày chuyên nghiệp. Để chốt deal hiệu quả, hãy đặt mình vào vị trí của doanh nghiệp tài trợ và trả lời được câu hỏi: “Tại sao họ nên chọn sự kiện của bạn thay vì một chương trình khác?”
1. Cung cấp dữ liệu thật và thuyết phục
Sponsor luôn quan tâm đến con số. Do đó, hãy cung cấp số liệu truyền thông thực tế như lượng người tham dự, lượng reach trên mạng xã hội, lượng bài báo đăng tải hoặc hiệu suất quảng bá từ các sự kiện trước.
Đừng chỉ nói chung chung, hãy thể hiện bằng biểu đồ, ảnh minh họa và dẫn chứng cụ thể. Ví dụ: “Sự kiện năm ngoái thu hút 1.200 khách, 30 bài báo đưa tin và hơn 200.000 lượt xem video recap.” Những con số thật sẽ là “vũ khí thuyết phục” hiệu quả nhất.
2. Tạo gói tài trợ linh hoạt và hấp dẫn
Thay vì chỉ có 3-4 gói cố định, hãy chia thành nhiều cấp độ và tùy biến theo mục tiêu của sponsor. Có thể cho phép sponsor chọn tài trợ riêng cho khu vực check-in, tea-break, gala dinner hoặc banner online.
Các gói linh hoạt không chỉ mở rộng khả năng hợp tác mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng chọn mức đầu tư phù hợp ngân sách.
3. Đưa ví dụ thành công và case study thực tế
Nếu bạn từng làm việc với sponsor trước đó, hãy trình bày case study ngắn gọn: mục tiêu, giải pháp, kết quả truyền thông đạt được. Ví dụ: “Thương hiệu X đạt 1,5 triệu lượt tiếp cận sau 3 ngày sự kiện.”
Một ví dụ thành công cụ thể luôn có sức thuyết phục hơn lời hứa suông, thể hiện rằng bạn không chỉ nói – mà đã làm được.
4. Chuyên nghiệp trong giao tiếp và trình bày
Một email gửi sponsor nên có cấu trúc rõ ràng, lời chào lịch sự và định dạng đẹp mắt. Nếu có thể, hãy gửi kèm proposal thiết kế đồng bộ với nhận diện thương hiệu của sự kiện.
Sự chuyên nghiệp thể hiện ngay từ từng chi tiết nhỏ – font chữ, cách trình bày, màu sắc, giọng văn. Tất cả sẽ góp phần tạo ấn tượng tốt và tăng cơ hội nhận phản hồi tích cực.
5. Đề xuất hợp tác lâu dài – Xây dựng mối quan hệ win-win
Đừng chỉ coi sponsor là “người trả tiền”, hãy xem họ là đối tác chiến lược lâu dài.
Đề xuất các gói hợp tác nhiều kỳ hoặc liên kết thương hiệu dài hạn qua các chiến dịch Brand Partnership – chẳng hạn đồng hành cả năm, hoặc cùng tài trợ chuỗi sự kiện theo chủ đề.
Sự gắn bó liên tục sẽ giúp sponsor cảm thấy họ đầu tư vào một quan hệ có giá trị, không chỉ là một lần tài trợ đơn lẻ.
Lỗi thường gặp khi làm việc với sponsor
Trong quá trình hợp tác, không ít đơn vị tổ chức mắc sai lầm khiến sponsor mất niềm tin. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần tránh nếu muốn duy trì mối quan hệ bền vững:
- Gửi proposal chung chung, thiếu số liệu cụ thể: Sponsor cần thông tin chính xác để ra quyết định, không phải bản mô tả mơ hồ.
- Không follow-up sau khi gửi hồ sơ: Nhiều người gửi xong rồi im lặng, trong khi việc theo dõi tiến trình mới quyết định thành công của deal.
- Hứa quyền lợi vượt khả năng thực hiện: Khi không thể đảm bảo cam kết, bạn sẽ đánh mất uy tín và cơ hội hợp tác lâu dài.
- Thiếu đồng bộ trong truyền thông: Không đưa logo sponsor vào backdrop, vé mời hoặc các bài đăng truyền thông là lỗi nghiêm trọng.
- Không gửi báo cáo, video recap hoặc thư cảm ơn: Đây là lỗi thường gặp nhất – sponsor cảm thấy mình bị “lãng quên” sau sự kiện. Một email cảm ơn kèm video highlight có thể giúp duy trì mối quan hệ và mở đường cho hợp tác tương lai.
Xu hướng tài trợ sự kiện hiện nay
Trong kỷ nguyên số và xu hướng phát triển bền vững, các hình thức tài trợ sự kiện cũng không ngừng đổi mới. Doanh nghiệp ngày càng tìm kiếm những phương thức tài trợ không chỉ mang lại hiệu quả truyền thông mà còn giúp họ kết nối sâu sắc hơn với cộng đồng và khách hàng.
1. Co-branding Campaign – Hợp tác truyền thông tích hợp
Đây là xu hướng nổi bật khi ban tổ chức và sponsor cùng đồng sáng tạo chiến dịch truyền thông, thay vì chỉ tài trợ đơn thuần. Hai bên cùng xây dựng thông điệp, chia sẻ ngân sách quảng bá và khai thác chung tệp khách hàng.
Ví dụ: Một thương hiệu thể thao tài trợ cho giải marathon đồng thời phối hợp sản xuất nội dung video “Cùng bước chạy vượt giới hạn”, tạo hiệu ứng lan tỏa mạnh trên mạng xã hội.
2. Digital Sponsorship – Tài trợ trong môi trường trực tuyến
Với sự bùng nổ của livestream, webinar, podcast và sự kiện ảo (virtual event), Digital Sponsorship trở thành xu hướng không thể bỏ qua. Sponsor có thể đặt logo, banner hoặc tài trợ nội dung phát trực tiếp trên nền tảng số.
Hình thức này giúp tiết kiệm chi phí, đo lường hiệu quả dễ dàng và tiếp cận lượng khán giả lớn hơn so với sự kiện offline truyền thống.
3. CSR Sponsorship – Tài trợ vì cộng đồng
CSR (Corporate Social Responsibility) không còn là khái niệm xa lạ. Sponsor ngày nay chú trọng đến việc xây dựng hình ảnh thương hiệu gắn liền với các giá trị nhân văn.
Việc tài trợ cho các sự kiện thiện nguyện, giáo dục, môi trường hoặc bình đẳng giới không chỉ giúp thương hiệu lan tỏa hình ảnh tích cực mà còn tạo niềm tin và thiện cảm trong lòng công chúng.
Ví dụ: Một ngân hàng tài trợ học bổng cho sinh viên tại hội thảo giáo dục quốc tế, vừa mang ý nghĩa xã hội vừa quảng bá thương hiệu bền vững.
4. Experience-based Sponsorship – Gắn kết qua trải nghiệm
Khác với quảng cáo truyền thống, xu hướng này tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm cảm xúc thật cho khách mời. Sponsor có thể tổ chức mini game, khu trưng bày tương tác, khu trải nghiệm sản phẩm hoặc trò chơi công nghệ AR/VR để khách tham dự trực tiếp “chạm” vào thương hiệu.
Khi khách hàng được trải nghiệm thực tế, họ sẽ ghi nhớ lâu hơn và tạo ra mối liên kết cảm xúc mạnh mẽ, góp phần nâng cao lòng trung thành với thương hiệu.
5. Sustainable Sponsorship – Tài trợ sự kiện xanh và bền vững
Khi yếu tố môi trường và phát triển bền vững trở thành tiêu chuẩn toàn cầu, sponsorship hướng xanh được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Các sponsor ưu tiên sự kiện sử dụng vật liệu tái chế, giảm thiểu rác thải, hạn chế in ấn và khuyến khích năng lượng tái tạo.
Sự kiện xanh không chỉ thể hiện trách nhiệm xã hội của sponsor mà còn tạo hình ảnh thương hiệu văn minh, tiên phong và gần gũi với thế hệ trẻ.
Tổng kết lại, tài trợ sự kiện ngày nay không chỉ là hoạt động quảng bá thương hiệu mà đã trở thành một phần chiến lược truyền thông toàn diện. Sự sáng tạo trong cách tài trợ, kết hợp công nghệ và yếu tố nhân văn chính là chìa khóa giúp sponsor tạo ra dấu ấn khác biệt trong lòng công chúng.
Sponsor: đối tác chiến lược tạo nên giá trị bền vững cho sự kiện
Sponsor không chỉ là nhà tài trợ tài chính, mà còn là đối tác chiến lược đồng hành cùng sự kiện.
Một mối quan hệ hợp tác minh bạch – tôn trọng – chuyên nghiệp sẽ giúp cả hai bên đạt được hiệu quả về thương hiệu, tài chính và truyền thông vượt mong đợi.
0 Comment