Tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho doanh nghiệp
Viet Vision Team Building cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho doanh nghiệp, từ tư vấn ý tưởng, xây dựng kịch bản và lựa chọn địa điểm đến triển khai chương trình theo phạm vi thống nhất. Year End Party được thiết kế quanh mục tiêu tổng kết, tri ân, vinh danh và gắn kết nhân sự, với phương án phù hợp số khách và ngân sách. Anh/chị có thể bắt đầu bằng ngày dự kiến, khu vực tổ chức và điều doanh nghiệp muốn đạt được.
Một chương trình cuối năm cần giải quyết điều gì?
Tiệc tất niên công ty là dịp nhìn lại một năm làm việc và ghi nhận những người đã góp phần vào kết quả chung. Chương trình có thể kết hợp báo cáo ngắn, lời cảm ơn, vinh danh, tiệc và hoạt động tương tác. Mỗi phần nên phục vụ một mục tiêu rõ, thay vì đưa tất cả tiết mục vào cùng một buổi tối.
Nếu trọng tâm là ghi nhận, cần dành thời gian cho câu chuyện và người được vinh danh. Nếu doanh nghiệp vừa trải qua thay đổi, thông điệp của lãnh đạo cần dễ hiểu và gắn với bước tiếp theo. Nếu mục tiêu là kết nối phòng ban, cách xếp bàn và hoạt động chung cần giúp mọi người tương tác mà không bị ép lên sân khấu.
Trước khi chọn chủ đề, anh/chị nên thống nhất ba điều: khách cần hiểu gì, ai cần được ghi nhận và mọi người sẽ tham gia bằng cách nào. Đây là cơ sở để chọn nội dung, phân bổ thời lượng và đánh giá chương trình sau sự kiện.
Chọn concept từ câu chuyện của doanh nghiệp
Concept cần được phát triển từ thông điệp, con người và nguồn tư liệu sẵn có. Ba hướng dưới đây là gợi ý để trao đổi, chưa phải mẫu đã sản xuất hoặc case study của khách hàng.
Ví dụ chốt mục tiêu và chủ đề: nếu ưu tiên tri ân nhân sự, brief có thể ghi “ghi nhận đóng góp của các phòng ban” và phát triển chủ đề từ những câu chuyện công việc thật. Nếu có khách hàng, đối tác cùng dự, cần xác định phần nào dành cho nội bộ và phần nào phù hợp chia sẻ ra ngoài. Một thông điệp được lãnh đạo thống nhất sẽ giúp chọn concept mà không phải đổi toàn bộ nội dung sau khi đã thiết kế.
Hành trình chung
Ý tưởng lớn: kể lại những cột mốc qua đóng góp của các đội ngũ. Thông điệp là mỗi phòng ban có một phần trong kết quả chung. Hướng này phù hợp khi doanh nghiệp có tư liệu đủ rõ và muốn tổng kết bằng câu chuyện; có thể triển khai trong phòng tiệc có khả năng trình chiếu.
Hình ảnh chủ đạo có thể dùng đường hành trình và ảnh công việc thật. Hoạt động chính là video ngắn, chia sẻ chọn lọc và vinh danh gắn với từng mốc; điểm nhấn là câu chuyện cụ thể của nhân sự. Production cần kiểm tra tư liệu, quyền sử dụng, chất lượng file và tín hiệu chuyển cảnh. Độ phức tạp tương đối trung bình, tăng nếu dựng nhiều nội dung mới.
Ghi nhận những đóng góp
Ý tưởng lớn: dành sân khấu cho những đóng góp thường ít được nhìn thấy. Thông điệp hướng đến sự trân trọng trong tập thể. Phù hợp với doanh nghiệp ưu tiên tri ân; nên chọn không gian có lối lên sân khấu thuận tiện và tầm nhìn rõ.
Hướng hình ảnh tiết chế, ưu tiên tên, ảnh và câu chuyện người nhận. Hoạt động chính là trao giải theo nhóm, lời cảm ơn và giao lưu; điểm nhấn nằm ở lý do ghi nhận cụ thể. Production cần danh sách đã kiểm tra, cách đọc tên, vị trí đứng, người trao và thứ tự trao giải. Độ phức tạp thấp đến trung bình nếu nội dung được chốt sớm.
Cùng hướng về năm mới
Ý tưởng lớn: nối tổng kết với một ưu tiên chung cho chặng tiếp theo. Thông điệp cần cụ thể và phù hợp điều lãnh đạo muốn truyền đạt. Hướng này phù hợp khi doanh nghiệp đã thống nhất định hướng; triển khai được trong không gian tiệc hoặc khu sự kiện có phương án dự phòng phù hợp.
Hình ảnh chủ đạo phát triển từ bộ nhận diện và biểu tượng cho mục tiêu chung. Hoạt động có thể gồm thông điệp lãnh đạo, tương tác theo bàn và khoảnh khắc kết thúc tập thể. Production cần kiểm tra cách tham gia, nội dung màn hình và tín hiệu âm thanh; không bắt buộc Countdown. Độ phức tạp trung bình, tăng khi dùng nhiều hiệu ứng đồng bộ.
Để chọn hướng, hãy đối chiếu tư liệu đang có, mức thoải mái của khách và thời gian chuẩn bị. Nếu câu chuyện mới chỉ có báo cáo thành tích, cách kể câu chuyện doanh nghiệp trong Year End Party giúp người phụ trách tìm chất liệu từ công việc và con người trước khi viết kịch bản.
Ý Tưởng Cho Đêm Tiệc
7 Concept Cho Đêm Tiệc Của Doanh Nghiệp
Từ thông điệp của doanh nghiệp, lựa chọn một hướng thể hiện để kết nối sân khấu, hoạt động và trải nghiệm khách mời. Khám phá từng concept để cân nhắc cách triển khai phù hợp với đội ngũ.
Bứt Phá & Vươn Xa
Vũ Trụ & Dải Ngân Hà
Biến mục tiêu năm mới thành một hành trình khám phá, với hình ảnh quỹ đạo, chòm sao và những điểm đến chung của tập thể.
Khám Phá Concept
Phù hợp: Doanh nghiệp muốn truyền tải tinh thần đổi mới, mở rộng hoặc chinh phục thị trường mới.
Gợi ý triển khai: Có thể dùng visual thiên hà, gam xanh tím và hoạt động giải mật thư theo các cột mốc của công ty. Mỗi phòng ban đóng góp một “tọa độ” để hoàn thành bản đồ mục tiêu chung.
Cần chốt: Chốt thông điệp và tư liệu trước khi thiết kế visual; lựa chọn hiệu ứng theo không gian và ngân sách thực tế.
Bản Sắc & Sáng Tạo
Sắc Màu Rực Rỡ
Mỗi cá nhân là một sắc màu; khi cùng góp mặt, đội ngũ tạo nên một bức tranh có bản sắc chung.
Khám Phá Concept
Phù hợp: Tập thể trẻ, môi trường cởi mở hoặc doanh nghiệp muốn khuyến khích sự tham gia của nhiều phòng ban.
Gợi ý triển khai: Kết hợp dress code theo bảng màu, khu chụp ảnh nhiều lớp và hoạt động ghép tranh tập thể. Màu nhận diện doanh nghiệp có thể làm điểm nối giữa sân khấu, bàn tiệc và phụ kiện.
Cần chốt: Giới hạn bảng màu chủ đạo để tổng thể thống nhất; chuẩn bị lựa chọn phụ kiện cho khách không mặc đúng dress code.
Ký Ức & Tiếp Nối
Hành Trình Thời Gian
Kể lại những cột mốc bằng con người và tư liệu thật, để phần tổng kết trở thành một câu chuyện có cảm xúc.
Khám Phá Concept
Phù hợp: Doanh nghiệp có lịch sử phát triển, dấu mốc chuyển mình hoặc kho ảnh và câu chuyện nội bộ phong phú.
Gợi ý triển khai: Có thể dựng dòng thời gian tại khu đón khách, chiếu video ngắn theo từng chặng và mời đại diện chia sẻ kỷ niệm. Hoạt động giải mã cột mốc giúp khách cùng tham gia vào câu chuyện.
Cần chốt: Rà soát năm tháng, tên người và quyền sử dụng tư liệu; chọn vài điểm nhấn thay vì đưa toàn bộ lịch sử lên sân khấu.
Con Người & Dấu Ấn
Spotlight – Tỏa Sáng
Đặt con người ở trung tâm đêm tiệc, tạo cơ hội để những đóng góp và cá tính riêng được nhìn thấy.
Khám Phá Concept
Phù hợp: Doanh nghiệp muốn tăng sự ghi nhận, khuyến khích nhân sự thể hiện hoặc làm mới phần giao lưu.
Gợi ý triển khai: Có thể kết hợp video chân dung, câu chuyện từ đồng nghiệp và một phần trình diễn tự nguyện. Ánh sáng tập trung và lối lên sân khấu rõ giúp từng khoảnh khắc được chú ý.
Cần chốt: Thống nhất trước người tham gia và cách giới thiệu; luôn có hình thức ghi nhận phù hợp cho người không muốn trình diễn.
Tự Hào & Ghi Nhận
Vinh Danh Thành Tựu
Làm nổi bật kết quả của một năm bằng các thành tựu đã xác nhận và câu chuyện phía sau mỗi đóng góp.
Khám Phá Concept
Phù hợp: Doanh nghiệp có hệ thống giải thưởng, kết quả nổi bật hoặc cần gắn phần tổng kết với mục tiêu năm tới.
Gợi ý triển khai: Sắp xếp giải thưởng theo nhóm đóng góp, xen kẽ video ngắn và lời cảm ơn. Màn hình có thể thể hiện cột mốc hoặc kết quả theo quý, đi cùng cam kết cho chặng tiếp theo.
Cần chốt: Khóa danh sách, tiêu chí và cách đọc tên; kiểm tra số liệu và thời lượng trao giải để giữ nhịp chương trình.
Hợp Tác & Phát Triển
Đồng Đội Gắn Kết
Tạo những trải nghiệm chung giữa các bộ phận, để khách vừa dự tiệc vừa có lý do trò chuyện và phối hợp.
Khám Phá Concept
Phù hợp: Doanh nghiệp nhiều phòng ban, đội ngũ mới hợp nhất hoặc muốn tăng kết nối giữa các nhóm công việc.
Gợi ý triển khai: Bố trí nhóm giao lưu đan xen và nhiệm vụ phối hợp ngắn ngay tại bàn. Trò chơi hoán đổi góc nhìn hoặc ghép thông điệp chung có thể giúp mọi người hiểu vai trò của nhau.
Cần chốt: Thiết kế hoạt động dễ tham gia, có lựa chọn thay thế và không ép khách lên sân khấu; tính đến lối đi và thời gian phục vụ tiệc.
Đổi Mới & Tương Tác
Công Nghệ AI & Game
Mang tinh thần công nghệ vào trải nghiệm khách mời qua visual hiện đại và những hoạt động sáng tạo có mục tiêu rõ.
Khám Phá Concept
Phù hợp: Đội ngũ yêu thích trải nghiệm số hoặc doanh nghiệp muốn thể hiện định hướng đổi mới.
Gợi ý triển khai: Có thể tổ chức thử thách tạo slogan, poster cảm ơn bằng AI hoặc mini game tương tác trên màn hình. Khu trải nghiệm AR/VR là hạng mục tùy chọn khi phù hợp không gian và thời lượng.
Cần chốt: Chốt công cụ, thiết bị và cách tham gia; chuẩn bị phương án khi mạng yếu và tránh đưa dữ liệu nội bộ nhạy cảm vào công cụ công cộng.
Ảnh minh họa ý tưởng concept; thiết kế thực tế được phát triển riêng theo thông điệp, số khách và phạm vi chương trình của doanh nghiệp.
Không Gian Sự Kiện
Dấu Ấn Đêm Tiệc
Hình ảnh tất niên, gala và sân khấu sự kiện để doanh nghiệp tham khảo không gian tổ chức.
Phạm vi dịch vụ và những việc cần thống nhất
Từ ý tưởng đến chương trình triển khai
Viet Vision Team Building tư vấn ý tưởng, kịch bản, địa điểm và chương trình tiệc cuối năm theo nhu cầu doanh nghiệp. Phương án có thể kết hợp biểu diễn, trò chơi giao lưu hoặc Team Building. Khi trao đổi dịch vụ trọn gói, anh/chị nên yêu cầu thể hiện rõ từng hạng mục được triển khai trong đề xuất và hợp đồng.
| Nhóm công việc | Nội dung cần chốt trong phương án |
|---|---|
| Mục tiêu và concept | Thông điệp, thành phần khách, mức độ trang trọng, cách tham gia và hướng hình ảnh |
| Kịch bản | Thứ tự hoạt động, thời lượng, phần lãnh đạo, vinh danh, giải trí và phương án rút gọn |
| Địa điểm và tiệc | Mặt bằng, số bàn, thực đơn, giờ sử dụng, khu đón khách và điều kiện phục vụ |
| Sân khấu và kỹ thuật | Nhu cầu trình chiếu, âm thanh, ánh sáng, thiết bị sẵn có tại địa điểm và phần cần bổ sung |
| Nhân sự và hoạt động | Vai trò MC, điều phối, biểu diễn, trò chơi; trách nhiệm của từng đầu mối |
| Tư liệu và bàn giao | File doanh nghiệp cung cấp, người duyệt; phạm vi ảnh, video hoặc hậu kỳ nếu được đặt riêng trong phương án |
Không phải chương trình nào cũng cần LED, nghệ sĩ hoặc trang trí phức tạp. Nếu phần chính là trao giải và chia sẻ nội bộ, khả năng nghe rõ, nhìn rõ và di chuyển thuận tiện cần được ưu tiên. Khi có nhiều chuyển cảnh, anh/chị có thể tham khảo cách bố trí ánh sáng theo khoảnh khắc chương trình để trao đổi nhu cầu với đội kỹ thuật trước khi chốt thiết bị.
Danh Sách Khách Mời Cần Chốt Những Gì?
Đừng chỉ gửi một tổng số người. Danh sách nên tách nhóm khách để xác nhận thiệp mời, chỗ ngồi và người đón tiếp; có thể ghi số dự kiến trước rồi cập nhật theo phản hồi tham dự.
| Nhóm khách | Thông tin cần chốt | Ảnh hưởng đến phương án |
|---|---|---|
| Nhân viên | Phòng ban, ca làm, người xác nhận tham dự, nhu cầu ăn uống hoặc hỗ trợ tiếp cận | Số suất ăn, cách xếp bàn giao lưu, thời gian di chuyển sau ca |
| Ban lãnh đạo | Người phát biểu, người trao giải, thời điểm có mặt và đầu mối xác nhận nội dung | Thứ tự nghi thức, vị trí ngồi, khoảng thời gian cần bảo vệ trong chương trình |
| Khách hàng, đối tác và khách VIP | Tên và chức danh đã kiểm tra, người đón tiếp, yêu cầu ngôn ngữ, phạm vi được chụp hoặc chia sẻ hình ảnh | Thiệp mời, sơ đồ bàn, nội dung giới thiệu và mức độ phù hợp của trò chơi nội bộ |
Trước mốc khóa suất ăn với địa điểm, một đầu mối cần tổng hợp danh sách đã xác nhận, khách chưa phản hồi và số dự kiến bổ sung. Không gửi danh sách có dữ liệu cá nhân vào nhóm trao đổi không liên quan.
Doanh nghiệp vẫn cần một đầu mối quyết định
Thuê đơn vị tổ chức giúp phân chia công việc triển khai, nhưng nội dung tổng kết, danh sách vinh danh và thông tin nhân sự vẫn cần doanh nghiệp xác nhận. Nên có một người tổng hợp ý kiến nội bộ và một người có quyền duyệt thay đổi ngân sách; hai vai trò có thể do cùng một người đảm nhiệm.
Đơn vị tổ chức, địa điểm và doanh nghiệp cần thống nhất ai gọi chuyển cảnh, ai liên hệ khách VIP, ai duyệt nội dung cuối cùng và ai quyết định khi chương trình chậm. Với sự kiện có thêm hội nghị hoặc hoạt động khác, phạm vi dịch vụ tổ chức sự kiện cần được trao đổi cùng brief để tránh bỏ sót phần việc giữa các chương trình.
Phối hợp từ brief đến nghiệm thu
Một quy trình phối hợp rõ cần có đầu ra sau mỗi giai đoạn. Khi trao đổi với Viet Vision Team Building, anh/chị có thể dùng các mốc dưới đây để cùng xác định việc phải hoàn thành và người chịu trách nhiệm trước khi chuyển bước.
| Giai đoạn | Phần việc cần thống nhất với đơn vị tổ chức | Doanh nghiệp nhận và duyệt |
|---|---|---|
| Tiếp nhận brief | Làm rõ mục tiêu, văn hóa, khách mời, số người, ngày và ngân sách | Bản tóm tắt yêu cầu và danh sách thông tin còn thiếu |
| Đề xuất phương án | Định hướng concept, hình thức, hoạt động và địa điểm phù hợp | Phương án có cơ sở so sánh và lựa chọn |
| Chốt phạm vi | Làm rõ hạng mục, điều kiện địa điểm, phân công và dự toán | Danh mục công việc, phần bao gồm/không bao gồm, mốc duyệt |
| Chuẩn bị sản xuất | Hoàn thiện kịch bản, thiết kế, nội dung trình chiếu và kế hoạch kỹ thuật | Phiên bản được duyệt để các bên cùng sử dụng |
| Lắp đặt và tổng duyệt | Kiểm tra sân khấu, file, microphone, thứ tự trao giải và chuyển cảnh | Danh sách kiểm tra, lỗi cần sửa, phương án thay thế |
| Vận hành | Phối hợp MC, kỹ thuật, phục vụ tiệc và đầu mối doanh nghiệp | Chương trình chạy theo phương án đã chốt; thay đổi được trao đổi đúng người |
| Bàn giao và nghiệm thu | Đối chiếu thực hiện, thay đổi được duyệt và tư liệu thuộc phạm vi | Hồ sơ nghiệm thu, chi phí đối chiếu và tư liệu theo thỏa thuận |
Ở bước chốt phạm vi, nên ghi ngày cần duyệt nội dung và điều kiện điều chỉnh. Nếu số khách hoặc yêu cầu thay đổi sau mốc đó, các bên cần kiểm tra lại tác động đến tiệc, mặt bằng, sản xuất và chi phí trước khi thực hiện.
Chi Phí Tổ Chức Year End Party Được Tính Như Thế Nào?
Chi phí tổ chức Year End Party không được xác định chỉ bằng số khách. Hai chương trình cùng 200 người có thể có dự toán khác nhau vì địa điểm, thực đơn, thời lượng, nội dung sân khấu, thiết bị sẵn có và phần việc doanh nghiệp muốn giao cho đơn vị tổ chức không giống nhau.
Để nhận một dự toán có thể kiểm tra, anh/chị nên yêu cầu báo giá thể hiện rõ ba lớp: hạng mục nằm trong phương án, hạng mục lựa chọn thêm và phần do doanh nghiệp, địa điểm hoặc nhà cung cấp khác phụ trách. “Trọn gói” chỉ có ý nghĩa khi danh mục công việc và trách nhiệm đã được ghi cụ thể.
Bảng Giá Tham Khảo Các Gói Year End Party 2026
Các mức dưới đây là giá từ trên mỗi khách, áp dụng khi chương trình đạt quy mô dự kiến, tổ chức tại địa điểm tiêu chuẩn và sử dụng đúng cấu hình của gói. Giá chính thức được xác định sau khi chốt ngày tổ chức, số khách, mặt bằng, thời lượng, thực đơn và yêu cầu dàn dựng.
Basic
Gọn cho buổi tổng kết
- Tiệc và backdrop 3m × 5m
- Âm thanh cơ bản và MC
- Kịch bản cùng 2 nội dung tương tác
Xem chi tiết & ưu đãi
- Không gian
- 3–4 giờ, nhà hàng tiêu chuẩn
- Concept & key visual
- Key visual theo mẫu
- Sân khấu
- Backdrop 3m × 5m
- Check-in
- Không bao gồm photobooth
- Âm thanh
- 02 loa, 02 micro và mixer
- Ánh sáng
- Theo cấu hình địa điểm
- MC
- MC tiêu chuẩn
- Kịch bản
- Kịch bản cơ bản, 02 nội dung tương tác có sẵn
- Biểu diễn & media
- Không gồm tiết mục mở màn, chụp ảnh hoặc quay phim
- Nhân sự vận hành
- 01 điều phối
- Chưa bao gồm
- LED, media, biểu diễn, đồ uống và VAT
- Đến 5% phí tổ chức khi ký và đặt cọc trước 10/10/2026; số lượng doanh nghiệp giới hạn.
- Tặng backdrop/check-in cơ bản với hợp đồng từ 50 triệu đồng, không tính phần menu.
- Tặng 01 MC tiêu chuẩn với hợp đồng từ 60 triệu đồng.
- Khách hàng cũ có thể nhận ưu đãi 3–5% phí tổ chức hoặc quà tương đương.
Standard
Đủ nhận diện và tư liệu
- Concept và key visual riêng
- Photobooth, MC và chụp ảnh
- Đội vận hành chương trình
Xem chi tiết & ưu đãi
- Không gian
- Sảnh riêng trong 4 giờ
- Concept & key visual
- Concept và key visual riêng
- Sân khấu
- Backdrop 3m × 5m hoặc LED 12–15m², tùy chính sách nhà hàng
- Check-in
- Photobooth phẳng 2,4m × 3,6m
- Âm thanh & ánh sáng
- 04 loa hoặc tương đương, 02–04 micro và ánh sáng sân khấu cơ bản
- MC
- MC chuyên nghiệp
- Kịch bản
- Kịch bản cơ bản, 03 nội dung tương tác có sẵn
- Media
- 01 photographer trong 3–4 giờ; chưa gồm quay phim
- Nhân sự vận hành
- 01 trưởng chương trình và 02 nhân sự hỗ trợ
- Chưa bao gồm
- Biểu diễn, video, decor 3D, đồ uống và VAT
- Đến 5% phí tổ chức khi ký và đặt cọc trước 10/10/2026; số lượng doanh nghiệp giới hạn.
- Tặng backdrop/check-in cơ bản từ 50 triệu đồng hoặc 01 MC tiêu chuẩn từ 60 triệu đồng.
- Tặng chụp ảnh 3 giờ khi hợp đồng đạt từ 70–80 triệu đồng; thời gian bàn giao được xác nhận trước.
- Khách hàng cũ có thể nhận ưu đãi 3–5% hoặc quà tương đương.
Premium
Sân khấu và truyền thông
- Concept riêng và LED 15–20m²
- 1–3 tiết mục mở màn tiêu chuẩn
- Chụp, quay và video highlight
Xem chi tiết & ưu đãi
- Không gian
- Sảnh riêng trong 4–5 giờ
- Concept & key visual
- Concept cùng bộ nhận diện riêng
- Sân khấu & check-in
- LED 15–20m² và khu check-in thiết kế riêng
- Kỹ thuật
- Âm thanh cấu hình gala/biểu diễn và moving tiêu chuẩn
- MC
- MC chuyên nghiệp
- Kịch bản
- Có concept, mạch cảm xúc và 03–04 nội dung tương tác theo concept
- Biểu diễn
- 01–03 tiết mục mở màn tiêu chuẩn
- Media
- 01 photographer, 01 quay phim và video highlight 2–3 phút
- Nhân sự vận hành
- Trưởng dự án, đạo diễn/show caller và 3–4 nhân sự hỗ trợ
- Chưa bao gồm
- Celeb, video phức tạp, decor lớn, hiệu ứng và VAT
- Đến 5% phí tổ chức khi ký và đặt cọc trước 10/10/2026; số lượng doanh nghiệp giới hạn.
- Tặng chụp ảnh 3 giờ khi hợp đồng đạt từ 70–80 triệu đồng.
- Tặng tối đa 5 cờ hoặc 10 biển Fomex trao giải theo mẫu được duyệt; không quy đổi thành tiền.
- Khách hàng cũ có thể nhận ưu đãi 3–5% hoặc quà tương đương.
Signature
Dấu ấn và cá nhân hóa
- Concept độc quyền và storyline
- LED 20–40m², tiết mục dàn dựng riêng
- Đạo diễn và ekip theo quy mô
Xem chi tiết & ưu đãi
- Không gian
- Khách sạn hoặc trung tâm sự kiện cao cấp
- Concept & key visual
- Concept độc quyền cùng storyline
- Sân khấu & check-in
- LED 20–40m² và decor check-in nâng cao
- Kỹ thuật
- Âm thanh biểu diễn cao cấp và ánh sáng dàn dựng theo show
- MC
- MC cao cấp
- Kịch bản
- Cá nhân hóa theo doanh nghiệp, có concept, mạch cảm xúc và key moment
- Tương tác & biểu diễn
- Nội dung thiết kế theo văn hóa doanh nghiệp; 01 tiết mục dàn dựng riêng cùng 1–2 tiết mục bổ trợ
- Media
- 02 photographer, tối thiểu 01 máy quay và video highlight
- Nhân sự vận hành
- Đạo diễn, trưởng dự án và ekip theo quy mô
- Chưa bao gồm
- Celeb, quà tặng lớn, livestream và VAT
- Đến 5% phí tổ chức khi ký và đặt cọc trước 10/10/2026; số lượng doanh nghiệp giới hạn.
- Tặng chụp ảnh 3 giờ khi hợp đồng đạt từ 70–80 triệu đồng.
- Tặng tối đa 5 cờ hoặc 10 biển Fomex trao giải theo mẫu được duyệt; không quy đổi thành tiền.
- Khách hàng cũ có thể nhận ưu đãi 3–5% hoặc quà tương đương.
Gói kết hợp trong ngày
Day Retreat YEP
Outing, trải nghiệm đội ngũ và tiệc cuối năm trong cùng lịch trình
- Xe khứ hồi, nước và bảo hiểm
- Tiện ích hoặc day-use cùng tiệc
- Kịch bản YEP và chụp ảnh
Xem chi tiết & ưu đãi
- Không gian
- Resort hoặc địa điểm quanh Hà Nội
- Concept & key visual
- Key visual theo định hướng outing
- Sân khấu & check-in
- Theo cấu hình địa điểm, gồm backdrop/check-in cơ bản
- Kỹ thuật
- Âm thanh và ánh sáng cơ bản theo mặt bằng
- MC & kịch bản
- MC tiêu chuẩn/chuyên nghiệp, kịch bản cơ bản cùng 03 nội dung tương tác có sẵn
- Media
- 01 photographer; quay phim/highlight là hạng mục bán thêm
- Nhân sự vận hành
- Trưởng đoàn, hướng dẫn viên/trưởng xe và nhân sự hỗ trợ
- Vận chuyển
- Xe khứ hồi, nước uống trên xe và bảo hiểm
- Chưa bao gồm
- Team Building, khoáng/massage, lưu trú qua đêm và VAT
- Đến 5% phí tổ chức khi ký và đặt cọc trước 10/10/2026; số lượng doanh nghiệp giới hạn.
- Giảm 10% phí tổ chức phần Team Building khi đặt đồng thời với YEP; không giảm phần ăn và xe.
- Khách hàng cũ có thể nhận ưu đãi 3–5% hoặc quà tương đương.
- Hỗ trợ đổi ngày 01 lần tùy điều kiện địa điểm và nhà cung cấp.
Lưu ý về giá: các gói trên chưa bao gồm VAT. Đồ uống, thời gian ngoài cấu hình, thiết bị hoặc trang trí nâng cấp và các hạng mục phát sinh theo mặt bằng cần được thể hiện riêng trong báo giá chính thức. Ưu đãi theo thời điểm chỉ áp dụng khi đáp ứng điều kiện và không mặc định cộng dồn.
Những Hạng Mục Chưa Nằm Trong Giá Gói Cần Kiểm Tra
| Gói | Các hạng mục chính chưa bao gồm |
|---|---|
| Basic | LED, chụp/quay, tiết mục biểu diễn, đồ uống và VAT |
| Standard | Tiết mục biểu diễn, quay phim/video, decor 3D, đồ uống và VAT |
| Premium | Nghệ sĩ khách mời, video phức tạp, decor quy mô lớn, hiệu ứng đặc biệt và VAT |
| Signature | Nghệ sĩ khách mời, quà tặng lớn, livestream và VAT |
| Day Retreat YEP | Team Building, dịch vụ khoáng hoặc massage, lưu trú qua đêm và VAT |
Danh sách chưa bao gồm giúp doanh nghiệp nhận ra phần có thể cần mua thêm, nhưng không thay thế báo giá chi tiết. Mỗi phương án vẫn phải ghi số lượng, tiêu chuẩn đầu ra, đơn vị phụ trách và điều kiện phát sinh của từng hạng mục.
Sáu Nhóm Chi Phí Cần Được Tách Rõ
| Nhóm chi phí | Yếu tố làm thay đổi dự toán | Thông tin cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Địa điểm và tiệc | Loại không gian, số khách, thực đơn, đồ uống, thời gian sử dụng và mức đặt tối thiểu | Phí phòng, phí dịch vụ, VAT, giờ setup, phí mang thiết bị hoặc đồ uống từ ngoài |
| Concept và nội dung | Mức độ cá nhân hóa, số lượng nội dung cần sản xuất, video, kịch bản và thiết kế nhận diện | Số vòng duyệt, đầu ra bàn giao, tư liệu doanh nghiệp cung cấp và thời hạn chốt |
| Sân khấu và kỹ thuật | Kích thước sân khấu, màn hình, âm thanh, ánh sáng, nguồn điện và điều kiện mặt bằng | Thiết bị venue đã có, phần phải bổ sung, thời gian lắp/dỡ và yêu cầu tổng duyệt |
| Nhân sự và tiết mục | MC, điều phối, kỹ thuật, biểu diễn, nghệ sĩ hoặc nhân sự hỗ trợ khách | Thời lượng làm việc, số buổi tập, yêu cầu di chuyển, lưu trú và phần doanh nghiệp tự bố trí |
| Trang trí, quà và media | Photobooth, backdrop, hoa, quà tặng, chụp ảnh, quay phim và hậu kỳ | Số lượng, chất liệu, kích thước, thời điểm bàn giao và quyền sử dụng hình ảnh |
| Vận hành và dự phòng | Khảo sát, vận chuyển, kho bãi, bảo vệ thiết bị, phương án thời tiết và thay đổi sát ngày | Điều kiện phát sinh, người được quyền duyệt và cách cập nhật báo giá khi phạm vi thay đổi |
Riêng đồ uống thường dễ phát sinh nếu báo giá không ghi số lượng ban đầu, cách gọi thêm và người được quyền xác nhận. Anh/chị có thể đọc hướng dẫn kiểm soát chi phí đồ uống Gala Dinner trước khi chốt điều kiện với địa điểm.
Phạm Vi Nào Nằm Trong Báo Giá?
| Lớp phạm vi | Cách thể hiện trong đề xuất | Câu hỏi cần xác nhận |
|---|---|---|
| Hạng mục đã thống nhất | Ghi tên công việc, số lượng hoặc đầu ra, đơn vị phụ trách và điều kiện thực hiện | Đã bao gồm vận chuyển, lắp đặt, nhân sự vận hành, VAT và thời gian sử dụng chưa? |
| Hạng mục lựa chọn thêm | Tách riêng để doanh nghiệp biết có thể thêm hoặc bỏ mà không làm mơ hồ gói chính | Nếu bỏ hạng mục này, phần nào của kịch bản hoặc trải nghiệm khách sẽ thay đổi? |
| Phần do bên khác phụ trách | Nêu rõ doanh nghiệp, venue hay nhà cung cấp khác thực hiện và mốc phải bàn giao | Ai kiểm tra chất lượng, ai gọi chuyển cảnh và ai chịu trách nhiệm nếu bàn giao trễ? |
Cách lập tổng ngân sách: cộng chi phí cố định theo chương trình với chi phí tính theo số khách, sau đó cộng các lựa chọn mua thêm, thuế/phí được xác nhận và khoản dự phòng do doanh nghiệp duyệt. Không cộng lại phần ăn, thiết bị hoặc nhân sự đã nằm trong gói. Khoản dự phòng nên có danh mục tình huống, mức trần và người duyệt sử dụng; đây không phải khoản mặc định phải chi. Thuế, phí phục vụ và điều kiện hoàn trả phần chưa dùng cần đối chiếu báo giá hoặc hợp đồng, không mặc định một tỷ lệ cho mọi chương trình.
Vì Sao Cùng Số Khách Nhưng Chi Phí Có Thể Khác?
- Venue có thiết bị khác nhau. Một phòng đã có sân khấu, màn hình và hệ thống âm thanh phù hợp sẽ cần phương án khác một không gian phải lắp mới.
- Mục tiêu chương trình khác nhau. Buổi tiệc nội bộ gọn có thể tập trung vào phát biểu, dùng tiệc và giao lưu; chương trình có vinh danh, biểu diễn và nhiều nội dung trình chiếu cần thêm thời gian chuẩn bị.
- Mức độ cá nhân hóa khác nhau. Dùng bộ nhận diện sẵn khác với việc xây concept, sản xuất video, thiết kế key visual và chuẩn bị nội dung cho từng khoảnh khắc.
- Điều kiện vận hành khác nhau. Giờ setup ngắn, mặt bằng khó tiếp cận, chương trình ngoài trời hoặc nhiều điểm đón khách có thể làm tăng nhân sự và phương án dự phòng.
Tám Thông Tin Giúp Dự Toán Sát Hơn
Anh/chị không cần hoàn thiện toàn bộ kế hoạch trước khi liên hệ. Một brief ban đầu nên có:
- Ngày hoặc khoảng ngày dự kiến tổ chức.
- Khu vực mong muốn và địa điểm đã khảo sát, nếu có.
- Số khách dự kiến, nhóm khách chính và khách VIP.
- Mục tiêu ưu tiên: tổng kết, tri ân, vinh danh, kết nối hay định hướng năm mới.
- Hình thức mong muốn: tiệc độc lập, ngoài trời, kết hợp hội nghị, Company Trip hoặc Team Building.
- Khoảng ngân sách và các hạng mục doanh nghiệp muốn ưu tiên.
- Phần doanh nghiệp, địa điểm hoặc nhà cung cấp khác đã chuẩn bị.
- Yêu cầu về ngôn ngữ, thực đơn, nội dung lãnh đạo, giải thưởng, hình ảnh và thời hạn phê duyệt.
Cách So Báo Giá Mà Không Chỉ Nhìn Tổng Tiền
Trước khi trình duyệt, hãy đưa các phương án về cùng số khách, cùng thời lượng, cùng đầu ra và cùng điều kiện địa điểm. Sau đó kiểm tra phần chưa bao gồm, điều kiện thay đổi số lượng, phí ngoài giờ, mốc thanh toán và người có quyền duyệt phát sinh. Bài so sánh báo giá Year End Party có bảng đối chiếu để HR kiểm tra từng phương án trên cùng một phạm vi.
Dự toán cuối cùng chỉ được chốt sau khi phạm vi và điều kiện triển khai đã rõ. Nếu mới có ngày, khu vực, số khách và mục tiêu, Viet Vision Team Building có thể tiếp nhận các dữ liệu đó để trao đổi hướng phương án trước.
Quy mô khách thay đổi cách tổ chức ra sao?
Số khách ảnh hưởng đến luồng di chuyển, tầm nhìn, phục vụ và điều phối. Tuy nhiên, không thể chốt kích thước sân khấu hay số nhân sự chỉ từ số người. Các tình huống dưới đây là ví dụ để trao đổi phương án, không phải tiêu chuẩn cấu hình hoặc hồ sơ sự kiện đã thực hiện.
| Tình huống minh họa | Việc cần ưu tiên |
|---|---|
| Khoảng 100 khách, tiệc trong phòng | Kiểm tra tầm nhìn từng bàn, độ rõ lời nói, khoảng cách sân khấu và lối phục vụ; hạn chế thiết bị chiếm chỗ không cần thiết |
| Khoảng 300 khách, nhiều phần vinh danh | Rà sơ đồ bàn và đường lên/xuống sân khấu, chỗ chờ người nhận giải, khả năng nhìn màn hình từ cuối phòng, nhịp ra món |
| Khoảng 500 khách, nhiều khu vực | Chia luồng đón khách, phân vai điều phối từng khu, kiểm tra vùng âm thanh, thông tin liên lạc, lối thoát và phương án xử lý ùn tắc |
Khi xét mặt bằng, anh/chị nên đọc sức chứa theo cách bố trí thực tế có bàn tiệc, sân khấu và khu kỹ thuật. Sức chứa ghi trên tài liệu giới thiệu có thể thuộc một kiểu sắp xếp khác. Định biên nhân sự cần bắt đầu từ các vị trí phải trực, số hoạt động diễn ra đồng thời và trách nhiệm mà địa điểm đã đảm nhiệm.
Chọn không gian theo chương trình và điều kiện vận hành
Địa điểm phù hợp phải đáp ứng cả trải nghiệm khách và điều kiện triển khai. Trước khi đặt cọc, cần kiểm tra khả năng bố trí chương trình trên mặt bằng và những giới hạn về âm thanh, giờ lắp đặt, thời gian kết thúc.
| Loại địa điểm | Phù hợp | Ưu điểm | Hạn chế | Điều cần kiểm tra |
|---|---|---|---|---|
| Nhà hàng | Tiệc và giao lưu gọn | Có sẵn phục vụ ăn uống | Mặt bằng, âm thanh hoặc sân khấu có thể hạn chế | Phòng riêng, tầm nhìn, tiếng ồn, phí dịch vụ ngoài |
| Khách sạn | Tiệc trang trọng, có khách lưu trú | Thuận tiện kết hợp phòng nghỉ và tiệc | Điều kiện sử dụng dịch vụ cần làm rõ | Giờ lắp đặt, thang hàng, thiết bị sẵn có, phòng chờ |
| Trung tâm hội nghị | Chương trình nhiều hạng mục | Có thể có không gian phân khu thuận tiện | Khoảng cách di chuyển và chi phí từng khu | Sơ đồ thực tế, bãi xe, khu đón khách, thời gian sử dụng |
| Resort | Team Building và tiệc trong cùng chuyến đi | Thuận tiện nối hoạt động với lưu trú | Phụ thuộc lịch di chuyển, nhận phòng | Cự ly giữa các khu, lịch phòng, nơi thay đồ, phương án trong nhà |
| Không gian ngoài trời | Concept cần không gian mở | Linh hoạt cách bố trí khi điều kiện cho phép | Thời tiết, mặt nền, tiếng ồn, nguồn điện | Khu dự phòng, thoát nước, điện, giới hạn vận hành và thời điểm chuyển phương án |
| Văn phòng hoặc sảnh công ty | Tiệc nội bộ khi mặt bằng đáp ứng số khách và cách bố trí thực tế | Thuận tiện cho nhân viên, có thể tận dụng không gian sẵn có | Hoạt động thường ngày, tiếng ồn, phục vụ tiệc và thu dọn có thể bị ảnh hưởng | Sơ đồ bàn và lối đi, quyền sử dụng khu vực, giờ bàn giao, điện, vệ sinh và đơn vị cung cấp tiệc |
Chọn theo quy mô sử dụng, không chỉ theo tên địa điểm: văn phòng chỉ nên được chọn khi đủ chỗ cho bàn tiệc, lối phục vụ và khu chương trình mà không cản trở công việc. Nếu cần sảnh riêng, hãy đối chiếu địa điểm tiệc tất niên tại Hà Nội hoặc nhà hàng tổ chức Year End Party tại TP.HCM để lập danh sách khảo sát theo khu vực. Với ngoài trời, chỉ chốt số khách sau khi phương án thay thế cũng đáp ứng được quy mô đó.
Danh sách khảo sát nên có chiều cao trần, điều kiện treo thiết bị, vị trí cấp điện, tải điện do đơn vị kỹ thuật xác nhận, đường đưa hàng, bãi xe và lối thoát. Không đặt bàn hoặc khu chụp ảnh vào luồng phục vụ. Khi thành phần khách có lãnh đạo, đối tác hoặc suất ăn đặc biệt, cách lập sơ đồ chỗ ngồi Gala Dinner giúp HR trao đổi cụ thể với bộ phận tiệc.
Một buổi tiệc có thể diễn ra như thế nào?
Đây là flow tham khảo cho một buổi tối, không phải kịch bản cố định. Các mốc giờ chỉ minh họa cách phân bổ; chương trình thực tế phụ thuộc mục tiêu, thành phần khách, văn hóa, số người, địa điểm, ngân sách và concept.
| Thời gian minh họa | Hoạt động | Mục tiêu | Lưu ý vận hành |
|---|---|---|---|
| 17:30–18:00 | Check-in, đón khách | Ổn định và hướng dẫn vị trí | Tách luồng chụp ảnh khỏi luồng vào bàn |
| 18:00–18:10 | Mở màn | Thu hút chú ý, giới thiệu thông điệp | Kiểm tra khách đã ổn định trước tín hiệu bắt đầu |
| 18:10–18:25 | Video tổng kết, phát biểu | Nhìn lại kết quả và định hướng | Chốt thời lượng, file và người phát biểu |
| 18:25–18:45 | Vinh danh | Ghi nhận đóng góp | Tập hợp người nhận giải trước lượt, kiểm tra tên |
| 18:45–19:20 | Khai tiệc, dùng tiệc | Tạo thời gian trò chuyện | Tránh hoạt động cần tập trung khi phục vụ món chính |
| 19:20–19:50 | Biểu diễn, giao lưu | Tăng tương tác | Có lựa chọn tham gia tại bàn; không kéo dài tiết mục |
| 19:50–20:10 | Lucky Draw | Tạo điểm nhấn | Thống nhất cách xác thực và xử lý người vắng mặt |
| 20:10–20:20 | Khoảng đệm | Hấp thụ chậm trễ | Có thể dùng cho giao lưu nếu chương trình đúng giờ |
| 20:20–20:30 | Kết thúc, ảnh tập thể | Khép thông điệp, hướng dẫn ra về | Countdown chỉ dùng nếu phù hợp; kiểm tra giờ kết thúc của địa điểm |
Điều chỉnh khi muốn kết thúc lúc 21:00: bảng trên minh họa phương án 17:30-20:30; lời khai mạc có thể nằm trong phần mở màn 18:00-18:10. Nếu địa điểm và hợp đồng cho phép đến 21:00, có thể kéo dài giao lưu, văn nghệ hoặc trò chơi đến 20:50, rồi chuyển phần chụp ảnh tập thể và bế mạc sang 20:50-21:00 thay cho mốc kết thúc cũ. Không thực hiện hai lần bế mạc. Đây là cách phân bổ minh họa, không phải thời lượng cam kết của gói. Khi cần phân vai MC, lãnh đạo và người điều phối theo từng lượt, kịch bản tiệc cuối năm cho doanh nghiệp giúp chuyển khung giờ thành phần việc cụ thể trước khi tổng duyệt.
Khi chương trình trễ, cần biết phần nào được rút gọn và phần nào phải giữ, thay vì cắt ngẫu nhiên phần của một phòng ban. HR có thể trao đổi cách chừa khoảng đệm cho timeline Year End Party với đơn vị tổ chức để bảo vệ thời lượng vinh danh, bữa tiệc và giờ ra về.
Khi nào nên kết hợp Team Building với tiệc cuối năm?
Team Building phù hợp khi doanh nghiệp muốn có thêm hoạt động tương tác, phối hợp và trải nghiệm chung trước buổi tiệc. YEP tiếp nối bằng tổng kết, tri ân và ghi nhận. Hai phần nên liên quan về thông điệp nhưng có vai trò riêng; không nhất thiết biến mọi giải thưởng buổi tối thành kết quả trò chơi ban ngày.
Nên cân nhắc kết hợp khi có đủ thời gian, địa điểm thuận tiện và nhân sự sẵn sàng tham gia. Cần chừa thời gian nghỉ, vệ sinh cá nhân, di chuyển và thay trang phục. Nếu khách chỉ có thể dự buổi tối, lịch di chuyển quá dài hoặc nhóm khách không phù hợp vận động, một buổi YEP độc lập có thể hợp lý hơn.
Khi mục tiêu là cải thiện tương tác giữa phòng ban, anh/chị nên trao đổi phần tổ chức Team Building cho doanh nghiệp trước khi chốt lịch tiệc. Điều cần xác định là hình thức tham gia, mức vận động, điểm kết thúc và cách chuyển sang buổi tối; tránh đặt hai chương trình nối sát nhau chỉ vì cùng địa điểm.
Tự tổ chức hay thuê đơn vị chuyên nghiệp?
| Tiêu chí | Tự tổ chức | Thuê agency |
|---|---|---|
| Hiểu văn hóa | Đội ngũ nội bộ có sẵn bối cảnh | Cần brief, tư liệu và người duyệt |
| Concept và kịch bản | Phù hợp khi có người đủ thời gian, kỹ năng | Có thể giao phần xây dựng và triển khai theo phạm vi |
| Làm việc với nhà cung cấp | Nội bộ tự so sánh, đặt và phối hợp | Cần rõ agency quản lý hạng mục nào, phần nào khách tự thuê |
| Production và kỹ thuật | Cần người đủ chuyên môn hoặc thuê riêng | Vẫn phải kiểm tra phương án, trách nhiệm và điều kiện bàn giao |
| Điều phối trong đêm | HR có thể vừa đón khách vừa xử lý sự cố | Có thể tách việc vận hành khỏi vai trò đại diện doanh nghiệp |
| Ngân sách | Có thể giảm phí quản lý ngoài; vẫn tốn nguồn lực nội bộ | Có chi phí dịch vụ, cần so sánh tổng phạm vi |
| Thay đổi và rủi ro | Nội bộ tự ra quyết định và liên hệ từng bên | Cần đầu mối, cách duyệt và quy trình báo thay đổi rõ |
Tự tổ chức là lựa chọn hợp lý khi chương trình đơn giản, địa điểm đã có dịch vụ phù hợp và nội bộ có người phụ trách. Thuê agency đáng cân nhắc khi nhiều hạng mục chạy đồng thời, thời gian chuẩn bị hạn chế hoặc HR cần tập trung vào khách mời và lãnh đạo.
Nếu thuê từng nhà cung cấp riêng, doanh nghiệp giữ quyền chọn từng phần nhưng phải có người quản lý giao diện giữa sân khấu, kỹ thuật, MC và tiệc. Nếu thuê trọn gói, hãy kiểm tra ai chịu trách nhiệm điều phối chung; tên gọi “trọn gói” không tự giải quyết khoảng trống phạm vi.
Chuẩn bị theo các mốc cần chốt
Khung dưới đây chỉ là gợi ý lập kế hoạch. Chương trình lớn, nhiều điểm cầu, nhiều nội dung đặt riêng hoặc cần lưu trú nên bắt đầu sớm hơn; sự kiện gấp cần giản lược yêu cầu thay vì ép nguyên kế hoạch vào thời gian ngắn.
| Giai đoạn tham khảo | Việc cần hoàn thành |
|---|---|
| Trước khoảng 6–8 tuần | Chốt mục tiêu, khoảng số khách, khung ngày, ngân sách; khảo sát và kiểm tra khả năng giữ địa điểm |
| Trước khoảng 3–5 tuần | Duyệt concept, phạm vi, dự toán, trách nhiệm; khởi động nội dung cần sản xuất |
| Trước khoảng 1–2 tuần | Rà khách, sơ đồ bàn, giải thưởng, tiết mục; thử file và thống nhất thứ tự chương trình |
| Những ngày cuối | Khóa phiên bản nội dung, kiểm tra thay đổi; xác nhận lịch lắp đặt, tổng duyệt, phương án dự phòng |
| Ngày tổ chức | Kiểm tra hiện trường, tổng duyệt chuyển cảnh, xác nhận đầu mối và quyền quyết định |
| Sau chương trình | Đối chiếu hạng mục, tư liệu, khoản thay đổi đã duyệt; ghi nhận phản hồi để cải thiện lần sau |
Nếu doanh nghiệp đang ở bước lập danh sách việc, kế hoạch tổ chức tiệc tất niên giúp người phụ trách hệ thống hóa mục tiêu, khách mời và ngân sách trước khi giao việc. Khung trên tập trung vào các mốc phối hợp với đơn vị tổ chức.
Một thư mục nội dung dùng chung cần có phiên bản cuối của logo, font, slide, video, cách đọc tên, danh sách giải và người trao. Đặt tên phiên bản rõ, chỉ định người cập nhật và thông báo khi thay file; tránh để MC, kỹ thuật và HR sử dụng ba danh sách khác nhau.
Những điểm dễ làm chương trình chậm hoặc phát sinh
| Lỗi | Hậu quả | Cách hạn chế |
|---|---|---|
| Đặt địa điểm khi chưa rõ số khách và bố trí | Thiếu diện tích hoặc thêm chi phí đổi phòng | Chốt khoảng quy mô, thử sơ đồ có sân khấu và lối đi |
| Không kiểm tra giờ lắp đặt | Không đủ thời gian thử thiết bị | Xác nhận giờ đưa hàng, lắp đặt và tổng duyệt trước khi ký |
| Khách dừng chụp ảnh ngay lối vào | Ùn tắc, chậm ổn định bàn | Tách vị trí chụp ảnh và hướng dẫn; kiểm tra luồng khách |
| Video sai định dạng hoặc nhận file sát giờ | Lỗi phát, phải đổi nội dung | Thử trên hệ thống thực tế, giữ bản sao và phương án thay thế đã duyệt |
| Thiếu microphone dự phòng | Gián đoạn phát biểu | Thống nhất thiết bị dự phòng và người xử lý; thử trước khi đón khách |
| Danh sách trao giải chưa khóa | Đọc sai tên, chờ người lên sân khấu | Chốt danh sách, cách đọc tên, thứ tự đứng và người trao |
| Lucky Draw chưa có quy tắc người vắng mặt | Gọi nhiều lần, tranh luận, kéo dài | Chốt cách xác thực, thời gian nhận và cách xử lý trước chương trình |
| Không có tổng duyệt hoặc khoảng đệm | Chuyển cảnh lúng túng, trễ giờ kết thúc | Tập trung tổng duyệt đoạn nối MC–âm thanh–màn hình; xác định phần được rút gọn |
| Ngoài trời thiếu phương án thay thế | Không thể tiếp tục khi điều kiện không phù hợp | Thống nhất không gian thay thế, mốc quyết định và trách nhiệm di chuyển |
| Nhiều người chỉ đạo trực tiếp nhà cung cấp | Sửa chồng chéo, phát sinh không được kiểm soát | Một đầu mối tổng hợp; thay đổi được xác nhận trước khi thực hiện |
Với điện, treo thiết bị và điều kiện an toàn, cần đơn vị phụ trách chuyên môn kiểm tra hiện trường. Brief phải ghi rõ ai quản lý nguồn điện, liên hệ khẩn cấp và quyết định tạm dừng hạng mục; không suy ra phương án an toàn chỉ từ bản vẽ concept.
Căn cứ để cân nhắc Viet Vision Team Building
Viet Vision Team Building giới thiệu cả dịch vụ sự kiện doanh nghiệp và Team Building, trong đó có phương án tiệc cuối năm kết hợp hoạt động gắn kết. Đây là cơ sở để anh/chị trao đổi nhu cầu của cả chương trình với cùng một đầu mối ngay từ brief.
Khi xem thông tin về Viet Vision Team Building, anh/chị có thể tìm hiểu nhóm dịch vụ và thông tin doanh nghiệp trước buổi tư vấn. Để đánh giá mức phù hợp với sự kiện của mình, nên yêu cầu hồ sơ chương trình tương đồng, phạm vi thực hiện, hình ảnh có bối cảnh và phương án phối hợp cụ thể.
Ba tài liệu hữu ích để ra quyết định là đề xuất bám mục tiêu, dự toán phân tách hạng mục và bảng phân công trách nhiệm. Một bộ ảnh sân khấu cần được đặt cạnh thông tin chương trình và phần việc thực hiện; hình ảnh đẹp riêng lẻ chưa đủ để đánh giá toàn bộ năng lực tổ chức.
Gửi thông tin để trao đổi phương án và dự toán
Ngày dự kiến · Khu vực · Số khách · Ngân sách
Anh/chị có thể gửi những thông tin đã có, không cần chờ hoàn thiện toàn bộ kế hoạch:
Để bắt đầu trao đổi, anh/chị chỉ cần cho biết: dự kiến có bao nhiêu người và muốn tổ chức tại văn phòng, nhà hàng/sảnh riêng hay ngoài trời. Có thể gửi một khoảng số khách và ghi “chưa chọn địa điểm” nếu chưa chốt. Hãy dùng nút Gửi yêu cầu tư vấn đang có để trao đổi phương án; những thông tin chi tiết bên dưới được bổ sung khi đã rõ nhu cầu.
- Tên doanh nghiệp, người phụ trách và cách liên hệ.
- Số khách dự kiến, nhóm khách chính và khách VIP nếu có.
- Ngày hoặc khoảng ngày có thể tổ chức; khu vực mong muốn.
- Mục tiêu ưu tiên: tổng kết, vinh danh, tri ân hay gắn kết.
- Hình thức: tiệc độc lập, ngoài trời hoặc kết hợp Team Building.
- Ngân sách dự kiến, hạng mục ưu tiên và phần doanh nghiệp đã chuẩn bị.
- Thông điệp, branding, nội dung lãnh đạo và danh sách giải thưởng nếu đã có.
- Yêu cầu ngôn ngữ, ăn uống, di chuyển, hỗ trợ tiếp cận hoặc điều kiện đặc biệt.
- Đầu mối tổng hợp ý kiến và người duyệt phương án.
Nếu một số thông tin chưa chốt, hãy ghi rõ điều cần tư vấn trước. Viet Vision Team Building sẽ có cơ sở trao đổi hướng tổ chức và phạm vi dự toán phù hợp với nhu cầu thực tế.
Câu hỏi trước khi tổ chức tiệc cuối năm
Dịch vụ trọn gói có bao gồm mọi hạng mục không?
Trọn gói cần được hiểu theo danh mục công việc đã thống nhất, không mặc định bao gồm mọi nhu cầu. Địa điểm, ăn uống, MC, sân khấu, ghi hình hoặc quà tặng có thể do các bên khác nhau phụ trách. Anh/chị nên yêu cầu bảng phần bao gồm, phần không bao gồm và người chịu trách nhiệm cho từng mục trước khi so sánh báo giá hoặc ký hợp đồng.
Tiệc tất niên khoảng 100 người có thể báo giá ngay không?
Số lượng 100 người chưa đủ để xác định tổng chi phí. Cần biết ngày, khu vực, địa điểm, thực đơn, thời lượng và yêu cầu nội dung, kỹ thuật. Nếu chưa chốt hết, anh/chị có thể gửi khoảng ngân sách và hạng mục ưu tiên để trao đổi phương án sơ bộ; dự toán cần được cập nhật khi phạm vi và điều kiện địa điểm rõ hơn.
Doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị khi nào?
Nên bắt đầu khi đã có khung ngày và mục tiêu, đặc biệt trước các quyết định đặt địa điểm hoặc sản xuất nội dung. Khung 6–8 tuần có thể dùng để lập kế hoạch tham khảo, nhưng không bảo đảm phù hợp mọi chương trình. Nếu nhiều khách, có lưu trú hoặc nhiều tiết mục đặt riêng, cần trao đổi sớm hơn để kiểm tra lịch và các mốc duyệt.
Có thể thiết kế concept riêng theo văn hóa công ty không?
Có thể trao đổi concept theo mục tiêu và chất liệu riêng của doanh nghiệp. Để phương án có cơ sở triển khai, anh/chị nên cung cấp giá trị văn hóa, câu chuyện trong năm, nhóm khách, nội dung cần tránh và bộ nhận diện. Sau đó mới chốt hoạt động, hướng hình ảnh và kỹ thuật; một tên chủ đề mới chưa đủ để tạo khác biệt cho chương trình.
Chương trình nào cần LED và MC riêng?
LED và MC riêng nên được lựa chọn theo nhu cầu truyền tải và điều phối. Nếu cần hiển thị video, tên giải hoặc nội dung từ xa, phải kiểm tra phương án trình chiếu và tầm nhìn; không mặc định LED là lựa chọn duy nhất. Chương trình nhiều nghi thức hoặc chuyển cảnh nên có người dẫn phù hợp, phối hợp được với kỹ thuật và đầu mối doanh nghiệp.
Có cần tổng duyệt nếu chương trình đơn giản?
Vẫn nên kiểm tra và chạy thử những đoạn quan trọng, dù không cần tổng duyệt dài. Tối thiểu cần thử file trình chiếu, microphone, thứ tự tên, đường lên sân khấu và tín hiệu chuyển giữa MC với kỹ thuật. Với chương trình ngắn, tổng duyệt có thể tập trung vào các điểm dễ sai để phát hiện lỗi trước khi khách vào phòng.
Tổ chức ngoài trời cần chuẩn bị thêm gì?
YEP ngoài trời cần phương án cho thời tiết, mặt bằng, điện và điều kiện vận hành của địa điểm. Các bên nên xác định nơi thay thế, thời điểm quyết định chuyển phương án và người chịu trách nhiệm. Trước khi chọn, hãy đối chiếu tác động đến khách, tiệc, thiết bị và chi phí; không nên chỉ chọn ngoài trời vì ảnh concept đẹp.
YEP khác Gala Dinner ở điểm nào?
YEP nhấn vào mục đích tổng kết và ghi nhận cuối năm, còn Gala Dinner mô tả một hình thức tiệc có chương trình. Một YEP có thể tổ chức dưới dạng Gala Dinner; Gala Dinner cũng có thể phục vụ dịp khác. Khi gửi brief, anh/chị nên mô tả mục tiêu, thành phần khách và nội dung cần có thay vì chỉ ghi tên hình thức.
Làm sao để Lucky Draw không kéo dài chương trình?
Cần thống nhất trước danh sách đủ điều kiện, cách xác thực, cách nhận giải và xử lý người vắng mặt. Người dẫn và người quản lý giải phải dùng cùng một quy tắc, đồng thời biết phần nào được điều chỉnh khi chương trình chậm. Nếu có nhiều giải, nên thiết kế cách trao phù hợp để việc di chuyển và chụp ảnh không chiếm toàn bộ thời lượng.
Nếu đổi số khách hoặc nội dung sát ngày thì xử lý thế nào?
Thay đổi cần được kiểm tra về khả năng thực hiện, thời gian và chi phí trước khi xác nhận. Tăng khách có thể ảnh hưởng bàn, suất ăn và luồng di chuyển; đổi video hoặc danh sách giải có thể ảnh hưởng tổng duyệt. Anh/chị nên gửi thay đổi qua đầu mối thống nhất, yêu cầu cập nhật phiên bản cuối và xác nhận khoản phát sinh nếu có.
