Pre-Event – Giai Đoạn Chuẩn Bị Quan Trọng Trước Mỗi Sự Kiện MICE

Pre-event là giai đoạn chuẩn bị toàn bộ kế hoạch, nguồn lực và hạ tầng trước khi sự kiện chính thức diễn ra. Đây là thời điểm đội ngũ tổ chức xác lập mọi yếu tố cốt lõi: từ ý tưởng, mục tiêu, đối tượng khách mời đến ngân sách, timeline, nhân sự và kỹ thuật.

Trong lĩnh vực MICE (Meeting – Incentive – Conference – Exhibition), pre-event được ví như nền móng của một công trình. Nếu nền móng vững, toàn bộ chương trình phía sau sẽ vận hành trơn tru, hạn chế rủi ro và tạo được dấu ấn cảm xúc mạnh mẽ với người tham dự.

Vai trò của giai đoạn Pre-event trong tổ chức MICE

• Định hướng chiến lược tổng thể: Giai đoạn pre-event giúp xác định mục tiêu, thông điệp, tệp khách mời, quy mô và hình thức thể hiện. Từ đó, toàn bộ concept, nội dung, hình ảnh và trải nghiệm sự kiện được xây dựng theo một trục xuyên suốt, đảm bảo tính nhất quán giữa thông điệp thương hiệu và cảm xúc người tham dự. Một định hướng rõ ràng giúp đội ngũ tránh lan man, tiết kiệm thời gian và tập trung nguồn lực cho những hạng mục quan trọng nhất.
• Xây dựng kế hoạch vận hành rõ ràng và có hệ thống: Trong Pre-event, mọi đầu mục công việc được liệt kê chi tiết — từ sáng tạo concept, sản xuất thiết bị, đến kiểm tra kỹ thuật và truyền thông. Việc lập kế hoạch theo mô hình timeline hoặc Gantt chart giúp đội ngũ nắm bắt được tiến độ tổng thể, xác định được các điểm chồng chéo và điều chỉnh kịp thời. Một hệ thống quản lý rõ ràng cũng giúp các bộ phận làm việc đồng bộ hơn, giảm áp lực và sai sót.
• Đảm bảo tính chuyên nghiệp và đồng nhất thương hiệu: Khi các bộ phận như content, kỹ thuật, decor, truyền thông, khách mời, logistics đều được brief kỹ lưỡng và có checklist riêng, sự kiện sẽ vận hành như một bộ máy tinh gọn. Mỗi chi tiết từ ánh sáng, âm nhạc, MC đến quà tặng đều phản ánh tinh thần thương hiệu, tạo nên ấn tượng chuyên nghiệp và cảm xúc mạnh mẽ cho người tham dự.
• Giảm thiểu rủi ro và chủ động xử lý tình huống: Giai đoạn pre-event cho phép đội ngũ tổ chức kiểm tra kỹ lưỡng từng khâu, từ hạ tầng kỹ thuật đến phương án di chuyển, an ninh, y tế. Việc tổ chức rehearsal và test trước giúp phát hiện lỗi tiềm ẩn, đồng thời xây dựng các phương án dự phòng (plan B, plan C) để chủ động ứng phó với mọi tình huống như mưa gió, sự cố điện, hoặc khách mời thay đổi lịch trình.
• Tối ưu chi phí, nguồn lực và hiệu quả đầu tư: Pre-event chuyên nghiệp không chỉ giúp dự trù ngân sách sát thực tế mà còn tối ưu việc lựa chọn vendor, tránh chi phí trùng lặp hoặc phát sinh. Ngoài ra, việc đàm phán sớm, lập kế hoạch phân bổ nhân sự hợp lý và tận dụng tài nguyên nội bộ cũng giúp giảm 10–20% tổng chi phí mà vẫn đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng cao. Giai đoạn này còn giúp doanh nghiệp đánh giá ROI (Return on Investment) của từng hạng mục, từ đó rút kinh nghiệm cho các sự kiện tương lai.

Quy trình Pre-event chuyên nghiệp trong tổ chức MICE

Bước 1: Xác định mục tiêu & thông điệp sự kiện (Event Objectives)

Đây là bước định hình “linh hồn” của chương trình:

• Xác định mục tiêu chính: tri ân khách hàng, gắn kết nội bộ, hội nghị đối tác, ra mắt sản phẩm mới, xúc tiến thương mại…
• Xác định Key Message (thông điệp chính) và tone cảm xúc: truyền cảm hứng, trang trọng, trẻ trung, đột phá…
• Lựa chọn theme (chủ đề) phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và kỳ vọng của người tham dự.

Bước 2: Lên kế hoạch tổng thể (Master Plan)

Kế hoạch tổng thể là “bản đồ đường đi” cho toàn bộ quá trình pre-event:

• Xác định thời gian, địa điểm, quy mô khách mời, ngân sách tổng.
• Lập timeline chi tiết: từ giai đoạn lên ý tưởng, duyệt, sản xuất đến set-up, rehearsal và event day.
• Phân công vai trò & trách nhiệm cho từng thành viên: Project Manager, Event Executive, Logistics, Creative, Media, Kỹ thuật, MC, Stage Manager…
• Sử dụng các công cụ như Gantt chart, Trello, Notion, Google Sheet để theo dõi tiến độ theo ngày/tuần.

Bước 3: Lập ngân sách & dự toán chi phí (Budgeting)

• Trong quá trình pre-event cần xác định tổng ngân sách khả dụng dựa trên mục tiêu và quy mô.
• Phân bổ ngân sách theo nhóm: Venue, F&B, âm thanh – ánh sáng – LED, decor, nhân sự, quà tặng, truyền thông, logistics…
• Dự trù 10–15% chi phí dự phòng cho các trường hợp phát sinh.
• Thu thập và so sánh tối thiểu 2–3 báo giá cho mỗi hạng mục quan trọng.
• Lập bảng Cost Breakdown: Dự toán – Thực chi – Chênh lệch – Ghi chú, để dễ báo cáo và rút kinh nghiệm.

Bước 4: Thiết kế concept & nội dung chương trình (Concept & Program Design)

• Xây dựng concept tổng thể: ý tưởng chủ đạo, câu chuyện (storyline), phong cách thể hiện.
• Thiết kế key visual, slogan, backdrop, ấn phẩm nhận diện của sự kiện.
• Xây dựng kịch bản chương trình (event flow): đón khách – khai mạc – nội dung chính – cao trào – vinh danh – bế mạc.
• Soạn script cho MC, cue cho âm thanh – ánh sáng – màn hình LED.
• Chuẩn bị slide trình chiếu, video opening, video recap, tiết mục biểu diễn.
• Duyệt concept với khách hàng/ban lãnh đạo trước khi bước vào sản xuất chi tiết.

Bước 5: Chọn địa điểm và đối tác cung cấp (Venue & Vendor Selection)

• Lên danh sách các địa điểm phù hợp về sức chứa, vị trí, ngân sách và hạ tầng kỹ thuật.
• Khảo sát thực tế (site inspection) ít nhất 2–3 venue.
• Chọn vendor kỹ thuật, decor, nhân sự, media, F&B có kinh nghiệm với loại hình MICE.
• Ký hợp đồng, chốt timeline setup – rehearsal – tháo dỡ, cùng các điều khoản bảo hiểm, an ninh.
• Brief chi tiết cho từng nhà cung cấp về concept, tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu thương hiệu.

Bước 6: Quản lý khách mời & registration (Delegate Management)

• Lập danh sách khách mời và phân loại: VIP, khách hàng, đối tác, nội bộ, báo chí.
• Gửi thư mời, email, landing page hoặc form đăng ký online.
• Thiết kế QR code, mã định danh cho khách mời để check-in nhanh chóng.
• Chuẩn bị tài liệu, name card, bảng tên, quà tặng theo từng nhóm đối tượng.
• Với khách quốc tế: bố trí lịch trình di chuyển, lưu trú, phiên dịch, hỗ trợ visa (nếu cần).

Bước 7: Truyền thông tiền sự kiện (Pre-event Communication)

• Xây dựng kế hoạch truyền thông theo mốc thời gian: Teaser – Đếm ngược – Nhắc nhở.
• Sản xuất nội dung đa kênh: email marketing, social media, PR nội bộ, bài viết giới thiệu, teaser video.
• Tạo group Zalo/Facebook/WhatsApp cho khách mời để cập nhật thông tin nhanh.
• Gửi reminder trước 1–2 ngày với đầy đủ thông tin: thời gian, địa điểm, dresscode, QR check-in, ghi chú đặc biệt.
• Với sự kiện MICE lớn: kết hợp truyền thông thương hiệu (brand communication) với hoạt động nội bộ để tạo hiệu ứng lan tỏa.

Bước 8: Chuẩn bị logistics & kỹ thuật (Logistics & Technical Setup)

• Lên checklist chi tiết: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, LED, bàn ghế, thiết bị hỗ trợ, bảng chỉ dẫn, standee, backdrop, photobooth…
• Sắp xếp xe vận chuyển, kho tạm, phòng nghỉ nhân sự, phòng chứa thiết bị.
• Kiểm tra hệ thống điện, điều hòa, mạng Internet, an ninh, PCCC.
• Chuẩn bị quà tặng, bộ tài liệu, bảng tên, phiếu bốc thăm, đạo cụ trò chơi…
• Phối hợp chặt chẽ giữa Event Manager – Stage Manager – Technical Team để set-up theo đúng layout và tiêu chuẩn an toàn.

Bước 9: Rehearsal & kiểm tra tổng thể (Full Rehearsal)

• Tổ chức tổng duyệt với đầy đủ MC, kỹ thuật, PG, bảo vệ, lễ tân, điều phối viên.
• Chạy thử toàn bộ cue chương trình: âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng, video, màn LED.
• Kiểm tra thời lượng từng phần, tránh kéo dài hoặc thiếu điểm nhấn.
• Ghi nhận các lỗi hoặc điểm chưa hợp lý → chỉnh sửa ngay trước giờ G.
• Đảm bảo luôn có phương án B: micro dự phòng, laptop backup, USB chứa file trình chiếu, sổ tay kịch bản bản giấy.

Checklist Pre-event chi tiết cho người làm sự kiện

Cách giúp giai đoạn Pre-event diễn ra hiệu quả

• Lên kế hoạch sớm và chi tiết: Hãy bắt đầu lập kế hoạch ít nhất 30–60 ngày trước ngày diễn ra sự kiện, đặc biệt với các chương trình quy mô lớn hoặc có yếu tố quốc tế. Việc chuẩn bị sớm giúp bạn chủ động trong việc đặt địa điểm, thương lượng với vendor và xử lý các yêu cầu phát sinh.
• Tổ chức họp team định kỳ và phân công rõ ràng: Mỗi tuần nên có ít nhất một buổi họp cập nhật tiến độ. Đảm bảo mỗi bộ phận (nội dung, kỹ thuật, truyền thông, nhân sự) đều nắm rõ nhiệm vụ, deadline và người chịu trách nhiệm chính. Giao tiếp minh bạch giúp giảm sai sót và tránh hiểu lầm giữa các nhóm.
• Ứng dụng công cụ quản lý dự án hiện đại: Sử dụng các nền tảng như Trello, Notion, Asana hoặc ClickUp để theo dõi toàn bộ tiến trình. Những công cụ này cho phép chia task, đánh dấu trạng thái, bình luận nội bộ và theo dõi tiến độ theo thời gian thực, giúp công việc được giám sát hiệu quả hơn.
• Thiết lập checklist và backup kế hoạch: Mỗi hạng mục cần có checklist riêng (kỹ thuật, hậu cần, nhân sự, truyền thông). Chuẩn bị phương án dự phòng cho thiết bị, nhân lực và vật tư. Ví dụ: luôn có micro, laptop, slide và máy chiếu dự phòng để tránh gián đoạn.
• Dự phòng rủi ro và kịch bản khẩn cấp: Pre-event là lúc bạn cần xây dựng sẵn các kịch bản ứng phó cho các tình huống như thời tiết xấu, lỗi điện, khách VIP hủy lịch, hoặc sự cố truyền thông. Lên danh sách hotline của các bên liên quan để xử lý ngay khi có tình huống phát sinh.
• Xây dựng quy trình báo cáo và kiểm tra chéo: Trước khi sự kiện diễn ra, nên có buổi review nội bộ giữa các trưởng nhóm. Việc kiểm tra chéo giúp phát hiện sai sót nhỏ như thiếu vật dụng, sai cue sân khấu hoặc thời lượng nội dung chưa phù hợp.
• Rèn luyện kỹ năng phản ứng nhanh: Người làm sự kiện cần có khả năng xử lý tình huống linh hoạt và bình tĩnh. Hãy luôn chuẩn bị tâm thế rằng bất cứ điều gì cũng có thể xảy ra — và nhiệm vụ của bạn là đưa mọi thứ trở lại đúng hướng nhanh nhất.
• Duy trì tinh thần đồng đội và năng lượng tích cực: Giai đoạn pre-event là thời điểm căng thẳng nhất. Khích lệ, động viên và giữ tinh thần tập thể giúp đội ngũ duy trì năng lượng, làm việc hiệu quả và truyền cảm hứng cho toàn bộ ekip.
• Đánh giá và ghi nhận: Sau khi hoàn tất giai đoạn pre-event, nên có buổi tổng kết nội bộ để ghi nhận nỗ lực và rút kinh nghiệm cho lần sau. Việc này giúp cải thiện quy trình và tăng tính chuyên nghiệp trong những dự án kế tiếp.

Lỗi thường gặp trong giai đoạn Pre-event

• Không thống nhất mục tiêu hoặc concept ngay từ đầu → phải sửa nhiều lần, trễ tiến độ.
• Timeline thiếu rõ ràng → các bộ phận làm việc rời rạc, khó kiểm soát.
• Thiếu rehearsal đúng nghĩa → lỗi cue, micro, slide, LED ngay trên sân khấu.
• Không kiểm tra kỹ layout, flow khách → gây tắc nghẽn, khách di chuyển khó khăn.
• Dữ liệu khách mời không đầy đủ → check-in lâu, thiếu bảng tên, thiếu quà.
• Không dự trù ngân sách phát sinh → bị động khi cần thay đổi gấp.

Xu hướng Pre-event hiện đại trong MICE

• Digital Planning Pre-Event: Áp dụng phần mềm quản lý sự kiện, tự động hóa nhắc việc, cập nhật tiến độ realtime.
• Green Event Preparation Pre-Event: Giảm in ấn, sử dụng QR thay cho vé giấy, ưu tiên vật liệu decor tái sử dụng.
• AI-based Forecasting Pre-Event: Dùng dữ liệu các sự kiện trước để dự đoán số lượng khách tham dự, mức độ tương tác.
• Hybrid Setup Pre-Event: Chuẩn bị sẵn nền tảng livestream, phòng kỹ thuật online để sẵn sàng cho khách tham dự từ xa.
• Collaborative Workflow Pre-Event: Các team làm việc trên cùng một nền tảng cloud, hạn chế thất lạc file, nhầm phiên bản.

Pre-event: nền móng cho một sự kiện MICE thành công

Giai đoạn Pre-event không chỉ là phần “chuẩn bị trước giờ diễn”, mà chính là nền móng chiến lược cho toàn bộ sự kiện. Một chương trình MICE được chuẩn bị kỹ lưỡng thể hiện sự chuyên nghiệp, tầm nhìn và mức độ đầu tư nghiêm túc của doanh nghiệp.

Thành công của sự kiện không đến từ may mắn. Nó là kết quả của một quy trình pre-event được xây dựng bài bản, kiểm soát chặt chẽ và phối hợp nhịp nhàng giữa tất cả các bộ phận.