Trong kỷ nguyên số hóa, Livestream Event (sự kiện trực tuyến) đã trở thành chiến lược bắt buộc để các doanh nghiệp mở rộng phạm vi tiếp cận và tương tác. Vượt xa giới hạn của các hội thảo truyền thống, Livestream Event cho phép doanh nghiệp kết nối tức thời với khán giả toàn cầu. Nhờ đó có thể tiết kiệm chi phí vận hành và thu thập dữ liệu khách hàng vô cùng hiệu quả.
Vậy, Livestream Event là gì? Những bí quyết tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp? Cùng Viet Vision Team Building tìm hiểu bộ chìa khoá để làm chủ sự kiện số.
Livestream Event là gì?
Livestream Event là quá trình truyền tải nội dung sự kiện (như hội nghị, hội thảo, buổi hòa nhạc, ra mắt sản phẩm,…) trực tiếp (live) từ địa điểm thực tế đến khán giả thông qua internet. Về bản chất, nó là phiên bản số hóa của một sự kiện vật lý, nhưng với khả năng mở rộng quy mô không giới hạn.
Sự khác biệt cốt lõi của Livestream Event so với video được ghi hình sẵn (pre-recorded video) là tính tức thời và tương tác hai chiều. Sự kiện diễn ra tại một thời điểm cố định, buộc người tham dự phải có mặt trực tuyến để không bỏ lỡ. Trong khi đó, sự kiện trực tuyến lại được tổ chức trên nhiều nền tảng (như Tiktok live, Facebook live, Zoom, Hopin,…).
Theo các báo cáo nghiên cứu của Cvent, hơn 65% doanh nghiệp đã tăng cường đầu tư vào định dạng livestream sau năm 2020. Hình thức này có thể tiết kiệm chi phí hậu cần từ 40% đến 60% so với sự kiện vật lý, đồng thời có thể tăng phạm vi tiếp cận đáng kể nhờ khả năng tiếp cận khán giả toàn cầu.
Các loại hình Livestream Event phổ biến
1. Hội thảo trực tuyến
Hội thảo trực tuyến (Webinars) là loại hình phổ biến nhất, tập trung vào truyền đạt kiến thức chuyên môn, chia sẻ kinh nghiệm hoặc đào tạo nội bộ. Đặc điểm của loại hình này là có sự tương tác cao thông qua Q&A, thăm dò ý kiến, các tài liệu đi kèm.
Webinars thường có thời lượng ngắn (45 – 60 phút). Hội thảo trực tuyến là công cụ Marketing hiệu quả để thu thập khách hàng tiềm năng nhờ vào việc yêu cầu đăng ký trước.
2. Sự kiện ra mắt sản phẩm/dịch vụ
Đây là loại hình Livestream Event mang tính thương mại và truyền thông cao. Mục tiêu là tạo ra sự háo hức, bất ngờ cho một sản phẩm, dịch vụ mới. Các sự kiện này thường được đầu tư mạnh mẽ về chất lượng sản xuất, bối cảnh studio, đồ họa ấn tượng, mang lại trải nghiệm thị giác tốt.
3. Hội nghị ảo (Virtual Conferences)
Hội nghị ảo là phiên bản kỹ thuật số quy mô lớn của các hội nghị vật lý, kéo dài nhiều giờ hoặc nhiều ngày. Sự kiện này không chỉ có các bài phát biểu chính mà còn bao gồm nhiều phiên thảo luận song song.
Hội nghị ảo là giải pháp phức tạp, đòi hỏi nền tảng sự kiện ảo chuyên dụng để quản lý tất cả các hoạt động tương tác.
4. Sự kiện kết hợp (Hybrid Events)
Hybrid event là loại hình kết hợp giữa sự kiện vật lý (có một lượng khán giả tham dự trực tiếp tại địa điểm) và Livestream Event (phát sóng nội dung khán giả trực tuyến). Vai trò của livestream ở đây là cầu nối, mở rộng phạm vi tiếp cận của sự kiện vật lý mà không làm giảm đi trải nghiệm thực tế.
Hybrid Events mang lại lợi ích kép: tạo cảm giác cao cấp cho người tham dự trực tiếp, tối ưu hóa phạm vi tiếp cận toàn cầu cho khán giả ảo.
5. Giải trí trực tuyến
Giải trí trực tuyến là loại hình tập trung vào nội dung giải trí như concert, buổi biểu diễn thời trang, talk show, các trận đấu thể thao điện tử (esports).
Mục tiêu chính là thu hút lượt xem lớn, tạo ra trải nghiệm cộng đồng mạnh mẽ. Các nền tảng mạng xã hội thường được ưu tiên sử dụng để phát sóng loại hình này nhằm tăng tốc độ lan tỏa.
Vai trò của Livestream Event
Nếu Event App là giải pháp tối ưu hóa trải nghiệm tại chỗ, Livestream Event lại chính là công cụ đột phá mở rộng biên giới kinh doanh. Vậy, đâu là những vai trò chiến lược khiến Livestream Event trở thành kênh truyền thông không thể thiếu?
1. Mở rộng phạm vi tiếp cận
Livestream Event là công cụ phá vỡ mọi rào cản địa lý, cho phép sự kiện diễn ra tại một địa điểm cụ thể nhưng vẫn tiếp cận khán giả ở mọi quốc gia cùng lúc. Đây là lợi thế vượt trội so với sự kiện truyền thống – nợi phạm vi bị giới hạn bởi sức chứa và vị trí địa lý.
Vai trò này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp có mục tiêu tăng độ nhận diện thương hiệu toàn cầu hoặc tiếp cận các thị trường mới.
2. Tăng tính tương tác trực tiếp
Khác biệt cốt lõi của Livestream Event nằm ở tính tương tác thời gian thực. Người xem sẽ là người tham gia chủ động thông qua các tính năng bình luận, đặt câu hỏi, tham gia minigame, bình chọn.
Sự tương tác này giúp khán giả cảm thấy gắn kết sâu sắc với nội dung và thương hiệu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao trải nghiệm tham dự hơn nhiều so với việc chỉ xem lại video đã ghi hình.
3. Tiết kiệm chi phí, thời gian
Về mặt vận hành, Livestream Event mang lại hiệu quả chi phí rõ rệt. Nó giảm thiểu đáng kể các chi phí hậu cần phát sinh từ sự kiện vật lý như thuê địa điểm quy mô lớn, trang trí phức tạp, chi phí đi lại, ăn uống,…
Đồng thời, quy trình tổ chức livestream (nếu có kịch bản và đội ngũ chuyên nghiệp) thường tiết kiệm thời gian hơn so với việc quản lý một lượng lớn người tham dự vật lý. Đây là giải pháp lý tưởng khi doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện cho số lượng người tham dự khổng lồ.
4. Hỗ trợ thu thập, phân tích dữ liệu
Một trong những vai trò chiến lược nhất của Livestream Event là khả năng thu thập dữ liệu chi tiết. Thông qua các nền tảng trực tuyến, doanh nghiệp có thể đo lường các chỉ số quan trọng: tổng lượt xem, thời gian xem trung bình, nguồn lưu lượng truy cập, tỷ lệ chuyển đổi từ người xem sang khách hàng tiềm năng.
Đây cũng là cơ sở vững chắc để tối ưu hóa chiến lược marketing, đánh giá ROI của sự kiện.
5. Xây dựng hình ảnh thương hiệu và uy tín
Một Livestream Event được đầu tư chuyên nghiệp về kỹ thuật, chất lượng hình ảnh, kịch bản thể hiện rõ năng lực công nghệ của doanh nghiệp. Chúng giúp tạo ấn tượng tích cực, nâng cao uy tín thương hiệu trong mắt đối tác và khách hàng.
Hơn nữa, tính lan tỏa nhanh chóng trên các nền tảng xã hội giúp tạo ra hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ không kém một chiến dịch PR thông thường.
Bí quyết tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp
Trước những vai trò đột phá của Livestream Event, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để biến một buổi phát sóng đơn thuần thành một sự kiện chuyên nghiệp, đạt hiệu quả cao.
1. Đầu tư vào chất lượng kỹ thuật phát sóng
Chất lượng hình ảnh, âm thanh là yếu tố tiên quyết tạo nên sự chuyên nghiệp của Livestream Event. Khán giả có thể rời đi ngay lập tức nếu gặp lỗi kỹ thuật.
- Âm thanh là vua: Luôn sử dụng micro chuyên nghiệp, kiểm tra âm thanh nền.
- Hình ảnh rõ nét: Sử dụng camera chất lượng cao, bối cảnh gọn dàng, có logo thương hiệu.
- Đường truyền ổn định: Sử dụng đường truyền internet có dây và tốc độ cao (upload tối thiểu 10 mbps). Luôn có một đường truyền dự phòng (backup internet) để tránh gián đoạn đột ngột.
2. Xây dựng kịch bản nội dung linh hoạt
Nội dung sự kiện trực tuyến cần phải khác biệt so với sự kiện vật lý. Do khán giả trực tuyến có ngưỡng kiên nhẫn thấp hơn, họ dễ dàng chuyển sang nội dung khác.
- Thời lượng ngắn hơn: Các phiên thảo luận nên giới hạn từ 15 – 20 phút, thay vì 45 – 60 phút như truyền thống.
- Đa dạng hóa định dạng: Xen kẽ giữa bài thuyết trình, phỏng vấn trực tiếp, video minh họa và các hoạt động tương tác. Tránh để một người nói quá lâu.
- Thực hành và tổng duyệt (rehearsal): Yêu cầu diễn giả luyện tập trước, đặc biệt là với các công cụ tương tác để đảm bảo sự kiện diễn ra trôi chảy.
3. Tăng tương tác 2 chiều
Tương tác là linh hồn của Livestream Event. Nó là cách duy nhất để giữ chân khán giả từ đầu đến cuối.
- MC chủ động: MC cần liên tục kêu gọi tương tác, đặt câu hỏi cho người xem, nhắc tên những người bình luận.
- Công cụ tương tác: Sử dụng các tính năng như live Q&A, bình chọn, Quiz ngay trong nội dung. Đặt các câu hỏi thăm dò đơn giản, hiển thị kết quả trực tiếp để tạo sự phấn khích.
- Phân bổ nhân sự: Phân công một đội ngũ chuyên trách quản lý phòng chat để trả lời câu hỏi, giải quyết sự cố kỹ thuật, tuyệt đối không để khán giả bị bỏ rơi.
4. Chọn nền tảng phù hợp với mục tiêu sự kiện
Lựa chọn nền tảng streaming quyết định phạm vi tiếp cận và khả năng tương tác của sự kiện.
- Tiếp cận rộng rãi: Sử dụng các nền tảng miễn phí, phổ biến như Youtube, Facebook Live, Linkedin Live,…
- Chuyên nghiệp, bảo mật: Sử dụng các nền tảng sự kiện ảo có phí (Zoom Events, Hopin, Eventbrite) để quản lý đăng ký, bảo mật nội dung, tạo điều kiện cho networking 1:1.
- Nâng cao thiết bị di động: Đảm bảo giao diện của nền tảng hoạt động tốt trên điện thoại di động, vì hơn 50% khán giả có thể xem qua Smartphone.
5. Lập kế hoạch quảng cáo đa kênh
Thành công của sự kiện trực tuyến phụ thuộc lớn vào khâu chuẩn bị trước – sau sự kiện.
- Quảng bá trước sự kiện: Sử dụng email marketing, mạng xã hội, quảng cáo trả phí để thu hút đăng ký. Gửi email nhắc nhở trước giờ phát sóng để giảm tỷ lệ vắng mặt.
- Tái sử dụng nội dung: Sau sự kiện, cắt nội dung thành các video ngắn, infographic, bài blog. Đăng tải nội dung đã ghi hình này lên website và mạng xã hội sẽ có khả năng kéo dài ROI của sự kiện.
Kết luận
Livestream Event không chỉ là một xu hướng nhất thời mà đã trở thành chiến lược truyền thông cốt lõi trong kỷ nguyên số. Với khả năng mở rộng phạm vi tiếp cận vượt mọi giới hạn địa lý, sự kiện trực tuyến mang lại lợi ích kép không thể phủ nhận cho mọi doanh nghiệp.
Để chuyển đổi từ một buổi phát sóng thông thường sang một sự kiện chuyên nghiệp, thành công đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc vào chất lượng kỹ thuật, xây dựng kịch bản tương tác linh hoạt. Làm chủ các bí quyết tổ chức Livestream Event chính là chìa khóa để bạn nâng cao uy tín thương hiệu của mình.
0 bình luận