Trong thế giới kinh doanh, “quan hệ là tiền tệ”. Và Networking Session chính là nơi bạn tạo ra loại tiền tệ đó. Tuy nhiên, ranh giới giữa một buổi trò chuyện gượng gạo và một phiên kết nối bùng nổ cơ hội nằm ở kỹ năng tổ chức. Nếu bạn đang tìm cách thoát khỏi những kịch bản giao lưu lỗi thời, mong muốn kiến tạo một không gian kết nối đẳng cấp ngay tại hội nghị, bài viết này chính là bản hướng dẫn chi tiết dành cho bạn.
Tổng quan Networking Session là gì? 
Khái niệm Networking Session
Networking Session là hoạt động kết nối được tổ chức trong khuôn khổ hội nghị, hội thảo, diễn đàn, sự kiện doanh nghiệp, cho phép người tham dự tương tác trực tiếp theo hình thức linh hoạt như: trò chuyện tự do, kết nối theo nhóm, hẹn gặp nhanh, trao đổi có định hướng.
Mục tiêu chính của Networking Session
- Tạo không gian kết nối có định hướng, để người tham dự chủ động xây dựng mối quan hệ phù hợp với lĩnh vực, vai trò.
- Thúc đẩy trao đổi thông tin, kinh nghiệm, góc nhìn thực tiễn giữa các cá nhân, doanh nghiệp tham gia hội nghị.
- Tìm kiếm đối tác tiềm năng, khách hàng, nhà đầu tư, có khả năng tạo ra cơ hội hợp tác trong ngắn – dài hạn.
- Tăng tương tác, giúp người tham dự tham gia sâu hơn vào sự kiện thay vì chỉ tiếp nhận nội dung một chiều.
Đặc điểm của Networking Session
- Tính tương tác cao: Người tham dự được khuyến khích trao đổi trực tiếp, trò chuyện hai chiều thay vì chỉ lắng nghe như các phiên hội thảo thông thường.
- Không gian mở, linh hoạt: Networking Session thường diễn ra trong không gian thoải mái, dễ di chuyển.
- Kết nối có mục tiêu: Hoạt động kết nối được thiết kế dựa trên lĩnh vực, nhu cầu của người tham dự nhằm tăng hiệu quả gặp gỡ.
- Hình thức tổ chức đa dạng: Có thể là networking tự do, speed networking, kết nối theo nhóm ngành hoặc business matching.
- Thời lượng vừa phải: Networking Session thường được bố trí xen kẽ các phiên nội dung chính để tạo nhịp nghỉ hợp lý cho hội nghị.
- Tập trung vào giá trị thực tế: Networking Session hướng đến việc tạo ra mối quan hệ, cơ hội hợp tác và kết quả cụ thể, không mang tính hình thức.
Vai trò của Networking Session
Tăng cường mở rộng mạng lưới quan hệ
Networking Session tạo điều kiện để người tham dự gặp gỡ trực tiếp những cá nhân, doanh nghiệp, chuyên gia trong cùng lĩnh vực. Thay vì kết nối ngẫu nhiên, phiên kết nối giúp các mối quan hệ được hình thành trên cơ sở nhu cầu và giá trị thực tế. Thông qua trao đổi ngắn gọn, người tham dự có thể nhanh chóng xác định đối tượng phù hợp để duy trì liên hệ, từ đó mở rộng mạng lưới quan hệ một cách có chọn lọc.
Thúc đẩy cơ hội hợp tác kinh doanh
Networking Session đóng vai trò cầu nối giữa các bên đang tìm kiếm cơ hội hợp tác, đầu tư phát triển thị trường. Nhiều cơ hội kinh doanh, ký kết hợp tác, mở rộng thị trường thường được hình thành từ các cuộc trò chuyện ngắn trong Networking Session, đặc biệt với các hội nghị B2B, đầu tư, xúc tiến thương mại.
Nâng cao trải nghiệm của người tham dự
Khách mời tham dự hội nghị không chỉ để nghe mà còn để được nhìn thấy và được lắng nghe. Một phiên kết nối được tổ chức tốt giúp họ cảm thấy mình là một phần của cộng đồng, thay vì chỉ là một khán giả thụ động. Networking Session giúp họ chủ động tham gia, tạo dấu ấn riêng, nâng cao khả năng quay lại các sự kiện tiếp theo.
Gia tăng giá trị thực tiễn cho nội dung hội nghị
Thông qua Networking Session, các nội dung trình bày tại hội nghị được mở rộng bằng những trao đổi thực tế, ví dụ cụ thể, kinh nghiệm từ chính người tham dự. Networking Session sẽ chuyển hóa kiến thức từ các phiên trình bày thành trao đổi thực tế giữa những người có cùng mối quan tâm. Qua đó, nội dung hội nghị được mở rộng bằng góc nhìn thực tiễn, kinh nghiệm thực tế từ người tham dự.
Xây dựng thương hiệu cho cá nhân, ban tổ chức
Đối với cá nhân, đây là sân diễn thể hiện kỹ năng giao tiếp cùng tư duy chuyên môn. Còn đối với đơn vị tổ chức, một Networking Session đẳng cấp sẽ khẳng định uy tín và khả năng quy tụ những nhân vật tầm cỡ trong ngành. Sự kiện cũng là dịp để các doanh nghiệp quảng bá văn hóa thông qua đội ngũ nhân sự tham gia.
Top 7 hình thức Networking Session phổ biến nhất trong hội nghị
1. Networking tự do (Free Networking)
Networking tự do là hình thức kết nối phổ biến nhất trong các hội nghị. Tại đó, người tham dự có thể chủ động di chuyển, làm quen với những đối tượng họ quan tâm. Đặc biệt, Networking tự do không bị giới hạn bởi kịch bản, thời gian cố định cho từng cuộc gặp. Hình thức này thường được tổ chức tại khu vực sảnh, lounge, kết hợp với tiệc trà, coffee break.
Quy mô phù hợp: 30 – 300+ người
Ngành nghề phù hợp:
- Hội nghị đa ngành
- Marketing, truyền thông, công nghệ
- Startup, cộng đồng doanh nhân
Điểm mạnh:
- Tạo không khí thoải mái, người tham dự dễ bắt chuyện, xây dựng mối quan hệ tự nhiên
- Phù hợp với nhiều loại hội nghị
- Dễ tổ chức, chi phí không cao, ít yêu cầu về điều phối
Hạn chế:
- Chất lượng kết nối phụ thuộc nhiều vào kỹ năng cá nhân
- Người hướng nội, ít kinh nghiệm networking dễ bị “lọt thỏm”
- Khó đo lường hiệu quả kết nối nếu không có công cụ hỗ trợ
2. Speed Networking
Speed Networking – hình thức kết nối theo lượt, trong đó người tham dự gặp gỡ nhiều đối tượng trong khoảng 3 – 5 phút mỗi lượt. Sau mỗi lượt, các nhóm sẽ luân phiên để tiếp tục gặp gỡ đối tượng mới, theo sự điều phối của ban tổ chức.
Quy mô phù hợp:
- 30 – 150 người
Ngành nghề phù hợp:
- Startup, đầu tư, công nghệ
- Tuyển dụng, nhân sự
- Sự kiện B2B quy mô lớn
Điểm mạnh:
- Giúp người tham dự tiếp cận nhanh nhiều mối quan hệ trong thời gian giới hạn
- Dễ sàng lọc các kết nối tiềm năng ngay từ ban đầu
- Phù hợp với hội nghị có số lượng người tham dự lớn
- Trung bình mỗi người có thể gặp 10 – 15 đối tượng chỉ trong một phiên
Hạn chế:
- Thời gian trao đổi ngắn, khó đi sâu vào nội dung
- Cần tổ chức bài bản, điều phối chặt chẽ
- Có thể gây mệt mỏi nếu phiên kéo dài
3. Business Breakfast Networking (Networking trong bữa sáng doanh nhân)
Business Breakfast Networking thường được tổ chức vào buổi sáng, kéo dài 60 – 90 phút, kết hợp ăn sáng nhẹ và giao lưu có mục tiêu. Đối tượng tham dự chủ yếu là doanh nhân, quản lý, với nội dung trao đổi ngắn gọn, tập trung.
Quy mô phù hợp: 20 – 60 người
Ngành nghề phù hợp:
- B2B, tư vấn, tài chính, bất động sản
- Logistics, sản xuất, dịch vụ doanh nghiệp
Điểm mạnh:
- Thời gian ngắn, hiệu quả, phù hợp với lịch làm việc bận rộn
- Không khí chuyên nghiệp, dễ đi thẳng vào mục tiêu kết nối
- Tỷ lệ tham gia đúng giờ và tập trung cao
Hạn chế:
- Khung thời gian hạn chế, khó trao đổi sâu
- Không phù hợp với nhóm đối tượng trẻ sáng tạo
4. Industry Conference Networking (Networking trong hội nghị chuyên ngành)
Industry Conference Networking được tổ chức trong khuôn khổ hội nghị chuyên ngành như IT, Marketing, Tài chính, Giáo dục. Người tham dự có nền tảng chuyên môn tương đồng, nên việc kết nối cũng mang tính chọn lọc cao.
Quy mô phù hợp:
- 50 – 500+ người
- Networking hiệu quả nhất theo nhóm nhỏ 10 – 30 người
Ngành nghề phù hợp:
- Công nghệ, IT, Marketing, Y tế
- Giáo dục, Tài chính, Năng lượng
- Nghiên cứu, học thuật ứng dụng
Điểm mạnh:
- Đối tượng tham dự đúng ngành, dễ tìm kết nối phù hợp
- Nội dung trao đổi có chiều sâu chuyên môn
- Giá trị kết nối thường bền vững hơn
Hạn chế:
- Phạm vi kết nối bị giới hạn trong một ngành
- Ít cơ hội tiếp cận góc nhìn đa lĩnh vực
5. Virtual / Hybrid Networking (Networking trực tuyến)
Virtual hoặc Hybrid Networking là hình thức kết nối diễn ra trên nền tảng trực tuyến hoặc kết hợp giữa trực tiếp – online. Người tham dự có thể đặt lịch gặp, trao đổi thông tin và tiếp tục kết nối sau sự kiện thông qua các công cụ số.
Quy mô phù hợp:
- 50 – 1.000+ người
- Không giới hạn về mặt địa lý
Ngành nghề phù hợp:
- Công nghệ, giáo dục, đào tạo
- Hội nghị quốc tế, cộng đồng chuyên môn
- Doanh nghiệp đa quốc gia
Điểm mạnh:
- Không giới hạn địa lý
- Linh hoạt thời gian tham gia
- Dễ duy trì kết nối sau sự kiện
Hạn chế:
- Tương tác cảm xúc thấp hơn gặp mặt trực tiếp
- Phụ thuộc vào công nghệ và nền tảng sử dụng
6. Trade Show And Exhibition Networking (Networking trong triển lãm thương mại)
Networking Session diễn ra trong không gian triển lãm, các doanh nghiệp sẽ trưng bày sản phẩm của mình. Hoạt động kết nối thường xoay quanh gian hàng triển lãm, khu vực business lounge, các buổi gặp gỡ buyer – seller. Khác với networking thuần giao lưu, hình thức này gắn chặt với nhu cầu mua – bán và hợp tác kinh doanh thực tế.
Quy mô phù hợp: 100 – 10.000+ người
Ngành nghề phù hợp:
- Sản xuất, công nghiệp, logistics
- Công nghệ, thương mại B2B
- Hàng tiêu dùng, xuất nhập khẩu
Điểm mạnh:
- Kết nối gắn với nhu cầu mua – bán thực tế
- Dễ tạo cơ hội kinh doanh trực tiếp
- Phù hợp với B2B, sản xuất và thương mại
- Tỷ lệ lead chất lượng cao hơn so với networking chung
Hạn chế:
- Không gian ồn, khó trao đổi sâu
- Người tham dự dễ bị phân tán bởi hoạt động trưng bày
7. Themed Networking Parties (Tiệc networking theo chủ đề)
Themed Networking Parties được tổ chức dưới dạng tiệc giao lưu, trong đó toàn bộ không gian, hoạt động, đối tượng tham dự được thiết kế xoay quanh một chủ đề cụ thể. Chủ đề có thể dựa trên ngành nghề (Startup, Công nghệ, Marketing), đối tượng (Doanh nhân trẻ, Nhà đầu tư), sở thích chung (sáng tạo, đổi mới, phong cách sống).
Quy mô phù hợp: 30 – 150 người
Ngành nghề phù hợp:
- Startup, sáng tạo, công nghệ
- Truyền thông, marketing
- Cộng đồng doanh nhân trẻ
Điểm mạnh:
- Không khí thoải mái, dễ bắt chuyện
- Giảm áp lực giao tiếp
- Tạo trải nghiệm đáng nhớ
Hạn chế:
- Khó kiểm soát mục tiêu kết nối
- Chất lượng kết nối phụ thuộc nhiều vào người tham dự
Cách tổ chức phiên kết nối hiệu quả trong hội nghị
Xác định mục tiêu dựa trên kết quả mong muốn
Trước khi tổ chức phiên kết nối, ban tổ chức cần trả lời rõ: Sau phiên này, người tham dự cần đạt được điều gì? Có thêm 3 – 5 mối liên hệ tiềm năng, đặt lịch gặp sau sự kiện, tìm được đối tác phù hợp? Trong thực tế, những hội nghị có mục tiêu cụ thể (kết nối buyer – seller, startup – nhà đầu tư…) thường mang lại mức độ hài lòng cao hơn so với networking chung chung “để giao lưu”.
Chia nhóm người tham dự ngay từ bước đăng ký
Thay vì để tất cả gặp nhau ngẫu nhiên, hội nghị cần phân loại người tham dự theo ngành nghề, vai trò ngay khi đăng ký. Không phải ai trong hội nghị cũng có nhu cầu giống nhau. Nếu để tất cả kết nối ngẫu nhiên, khả năng gặp đúng người rất thấp. Cho nên, phân nhóm theo ngành nghề, vai trò, mục tiêu sẽ tăng xác suất kết nối chất lượng, giảm cảm giác “đông nhưng không hiệu quả”.
Các hội nghị có thể sử dụng hệ thống thẻ tên mã hóa màu sắc, sticker biểu tượng để phân loại mục tiêu của khách mời.
Ví dụ: Thẻ xanh dương cho “Người tìm kiếm giải pháp”, thẻ xanh lá cho “Nhà cung cấp dịch vụ” và thẻ vàng cho “Cố vấn/Chuyên gia”. Thực tế hơn, BTC có thể in sẵn một dòng chữ nhỏ dưới tên khách mời: “Hãy hỏi tôi về [Lĩnh vực chuyên môn]” hoặc “Tôi đang tìm kiếm [Nhu cầu]”.
Lựa chọn hình thức Networking Session phù hợp
Mỗi hình thức networking chỉ hiệu quả với một nhóm đối tượng nhất định. Các lãnh đạo cấp cao cần không gian trao đổi sâu, trong khi người trẻ lại cần gặp nhiều người trong thời gian ngắn. Nếu chọn sai hình thức, dù tổ chức bài bản, phiên kết nối vẫn không đạt được mục tiêu ban đầu.
Sắp xếp thời điểm tổ chức networking hợp lý
Thời điểm tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ tham gia. Nếu networking diễn ra khi người tham dự đang mệt hoặc vội rời đi, tỷ lệ tương tác sẽ rất thấp. Ngược lại, khi networking được bố trí vào thời điểm tâm lý người tham dự thoải mái, khả năng hình thành kết nối chất lượng sẽ cao hơn.
Các hội nghị tổ chức phiên kết nối hiệu quả thường đặt networking sau các phiên nội dung chính quan trọng, khi người tham dự đã có chung chủ đề để bắt chuyện. Thời điểm trong giờ tea break kéo dài hoặc trước bữa ăn cũng được đánh giá cao vì tạo cảm giác tự nhiên, không gượng ép.
Thiết kế không gian ưu tiên giao tiếp
Nhiều hội nghị đầu tư mạnh vào sân khấu nhưng lại thiếu không gian kết nối hiệu quả. Networking Session cần khu vực đủ rộng, có bàn đứng, ghế cao, ánh sáng tốt, âm thanh vừa phải để nói chuyện. Nếu bố trí thêm khu vực yên tĩnh cho trao đổi sâu, các cuộc trò chuyện sẽ không bị ngắt quãng, tăng khả năng đi đến hợp tác thực tế.
Có người “dẫn dắt” để tránh tình trạng đứng lẻ
Trong các phiên networking tự do, rất nhiều người tham dự rơi vào trạng thái đứng một mình, đôi khi chỉ nói chuyện với người quen. Do đó, điều phối viên cần chủ động giới thiệu, gợi ý kết nối để phá băng nhanh hơn. Chỉ cần 5 – 10 phút đầu có hướng dẫn rõ ràng, mức độ chủ động của người tham dự sẽ tăng đáng kể.
Cung cấp công cụ bắt chuyện nhanh
Trong môi trường hội nghị, không phải ai cũng giỏi giao tiếp. Các công cụ đơn giản như thẻ tên ghi rõ ngành nghề, vai trò, mục tiêu tham dự sẽ hỗ trợ người tham gia dễ mở đầu câu chuyện. Một số sự kiện còn chuẩn bị sẵn câu hỏi gợi ý, mã QR hồ sơ cá nhân để việc kết nối diễn ra hiệu quả hơn.
Tạo điều kiện để kết nối đi tiếp sau hội nghị
Một phiên Networking Session chỉ có giá trị khi mối quan hệ không dừng lại tại sự kiện. Người tham dự thường gặp nhiều người trong thời gian ngắn, khó nhớ đầy đủ thông tin, cho nên họ cũng dễ bỏ lỡ cơ hội liên hệ lại. Vì vậy, nếu ban tổ chức không chủ động tạo “cầu nối” sau hội nghị, giá trị của phiên networking sẽ nhanh chóng giảm đi.
Lúc này, ban tổ chức cần hỗ trợ follow-up ngay trong 24 – 48 giờ sau sự kiện. Ban tổ chức có thể gửi email tổng hợp kèm danh sách người tham dự theo ngành nghề, vai trò, nhóm đã networking. Với các hội nghị lớn, mở group cộng đồng có thể duy trì trao đổi, đặt lịch gặp, chia sẻ cơ hội hợp tác sau hội nghị.
Suy cho cùng, giá trị lớn nhất mà một hội nghị mang lại không nằm ở những tập tài liệu dày cộp, mà đọng lại ở những mối lương duyên kinh doanh mới. Một Networking Session được đầu tư bài bản chính là “điểm chạm” quyền năng, biến những vị khách xa lạ thành một mạng lưới đối tác chiến lược.
Đừng bao giờ coi Networking Session là một hạng mục phụ để “lấp chỗ trống” trong chương trình. Bạn phải biến nó thành một trải nghiệm bùng nổ khởi đầu cho một đế chế triệu đô trong tương lai. Bởi lẽ, trong thế giới kinh doanh, đôi khi “mạng lưới bạn có” còn quan trọng hơn cả “những gì bạn biết”.
0 bình luận