Chi phí đồ uống gala dinner dễ phát sinh vì nhiều báo giá chỉ ghi “bia, nước ngọt theo bàn” mà không nói số lượng ban đầu, giá gọi thêm, cơ chế đổi loại hay người được quyền duyệt. Đến giữa tiệc, một số bàn thiếu, một số bàn còn nguyên, nhà hàng liên tục xin xác nhận bổ sung và HR không biết tổng tiền đã đi đến đâu.
Không có định mức uống phù hợp cho mọi công ty. Đoàn có nhiều khách lái xe, nhiều người không dùng đồ có cồn hoặc chương trình vận động trước gala sẽ khác một bữa tiệc thuần ăn uống. Cách an toàn là dự trù theo dữ liệu khách, mô hình phục vụ và cơ chế kiểm soát phát sinh, thay vì nhân một con số cứng cho mỗi người.
Tách Bốn Nhóm Chi Phí Trước Khi Tính
Nhóm một là nước lọc, cần có xuyên suốt và không phụ thuộc việc khách dùng bia hay nước ngọt. Nhóm hai là đồ uống không cồn: nước ngọt, nước trái cây hoặc lựa chọn khác theo nhà hàng. Nhóm ba là đồ uống có cồn nếu doanh nghiệp cho phép. Nhóm bốn là chi phí phục vụ: đá, ly, nhân sự, phí mang đồ từ ngoài, phụ thu nhãn hiệu hoặc phí mở chai. Nếu báo giá không tách, HR khó biết phần nào thay đổi khi giảm hoặc tăng nhu cầu.
Đặt bảng này cạnh tổng báo giá company trip để tránh một sai lầm phổ biến: giá bàn tiệc nhìn rẻ nhưng đồ uống tính riêng với mức gọi thêm cao. Tổng chi phí cuối cùng mới là con số so sánh.
Dùng Số Khách Thực Tế Và Hồ Sơ Đoàn
Bắt đầu bằng số người xác nhận dự gala, sau đó tách khách không dùng cồn, người phải lái xe, khách mời, trẻ em hoặc người thân đi cùng nếu có. Không cần hỏi nhân viên uống bao nhiêu; câu hỏi phù hợp hơn là lựa chọn không cồn và nhu cầu đặc biệt. Với đoàn có chính sách không sử dụng đồ có cồn, bảng tính sẽ đơn giản và cần truyền thông rõ từ đầu.
Dữ liệu tham dự nên lấy từ khảo sát trước company trip hoặc form xác nhận gala. Không dùng tổng biên chế để đặt đồ uống vì tỷ lệ vắng, người không dự tiệc và khách chỉ tham gia một phần có thể làm sai đáng kể.
Chọn Cơ Chế Theo Bàn Hay Theo Tiêu Thụ
Gói theo bàn dễ dự trù: mỗi bàn có lượng ban đầu và gọi thêm theo đơn vị. Tuy nhiên, nhà hàng phải cho phép điều chuyển chai chưa mở giữa các bàn hoặc hoàn lại phần nguyên theo thỏa thuận nếu có. Tính theo tiêu thụ linh hoạt hơn nhưng cần người kiểm soát phiếu gọi, số chai mở và mốc đối chiếu. Không nên để bất kỳ khách nào cũng có thể gọi thêm vào hóa đơn công ty mà không có quy tắc.
Với tiệc kéo dài và có nhiều tiết mục, cần thống nhất giờ dừng phục vụ đồ có cồn trước khi xe đưa khách về. Nếu gala nối sau team building, sức của đoàn và thời gian nghỉ cũng ảnh hưởng nhu cầu. Bài xếp nhịp team building và gala dinner giúp tránh việc cả đoàn vừa vận động mạnh đã bước vào tiệc mà chưa kịp bù nước, thay đồ và nghỉ.
Đặt Nước Lọc Thành Hạng Mục Độc Lập
Nước lọc không nên bị coi là phần phụ của bia và nước ngọt. Cần có nước tại bàn, khu sân khấu, hậu trường và điểm đón khách; bổ sung trong quá trình tiệc theo nhu cầu. Nếu đoàn vừa hoạt động ngoài trời, nên bố trí nước trước khi khách ngồi vào bàn thay vì chờ khai tiệc. Đừng dùng nước ngọt thay cho nước lọc.
Với nhà hàng tính nước theo chai, hỏi rõ dung tích, số lượng ban đầu, giá gọi thêm và phần chưa mở được xử lý thế nào. Với bình lớn, kiểm tra cốc, điểm rót và người bổ sung. Những chi tiết này có thể đưa vào checklist tổ chức chương trình để không bị quên khi tập trung vào sân khấu.
Thiết Lập Quyền Duyệt Phát Sinh Trước Giờ Đón Khách
Nhà hàng cần biết ai được gọi thêm, ai ký xác nhận và mốc ngân sách phải báo lại. Có thể chia thành ba ngưỡng: bổ sung trong dự trù do trưởng tiệc duyệt; vượt dự trù nhỏ cần HR xác nhận; thay đổi lớn phải báo trưởng đoàn hoặc lãnh đạo được phân quyền. Một bảng theo dõi đơn giản ghi giờ, loại, số lượng, bàn và người duyệt sẽ hữu ích hơn việc nhớ bằng miệng.
Không nên giao quyền này cho MC hoặc nhân sự sân khấu vì họ đang tập trung vào chương trình. Một điều phối F&B nên đứng giữa nhà hàng và HR, kiểm tra tốc độ dùng và điều chuyển phần chưa mở. Khi có phát sinh lớn, đối chiếu với khung bảng dự trù kinh phí team building để biết khoản dự phòng còn lại thay vì duyệt rời rạc.
Ba Kịch Bản Dự Trù Dễ Trình Duyệt
| Kịch bản | Cách chuẩn bị | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|
| Tiết chế | Nước lọc đầy đủ, lựa chọn không cồn, lượng có cồn giới hạn theo chính sách. | Thông báo trước để khách không kỳ vọng sai. |
| Tiêu chuẩn | Gói ban đầu theo bàn và đơn giá gọi thêm đã khóa. | Điều chuyển chai chưa mở, một người duyệt. |
| Mở rộng | Thêm quầy riêng, nhiều lựa chọn và nhân sự phục vụ. | Ngân sách trần, thời gian phục vụ và an toàn di chuyển. |
Những Khoản Dễ Quên Trong Báo Giá
Phí mang bia hoặc rượu từ ngoài; phí mở chai; đá và ly riêng; đồ uống cho ban nhạc, MC, media và nhân sự vận hành; nước ở khu check-in; chai đặt trong phòng họp; đồ uống không cồn cao cấp; VAT; phí phục vụ ngoài giờ. Không phải chương trình nào cũng có tất cả, nhưng phải hỏi để so cùng một mặt bằng.
Nếu mục tiêu là tiết kiệm, đừng chỉ giảm số lượng ban đầu. Có thể đơn giản hóa chủng loại, ưu tiên đồ không cồn, khóa giá gọi thêm, thu hẹp thời gian phục vụ và dùng phần dự phòng có kiểm soát. Tư duy cắt giảm chi phí company trip mà không giảm trải nghiệm phù hợp hơn việc để bàn thiếu nước hoặc bắt khách tự gọi.
Câu Hỏi Thường Gặp
Mỗi Bàn Gala Nên Có Bao Nhiêu Bia Và Nước Ngọt?
Không có định mức chung. Cần dựa vào số khách thực tế, hồ sơ đoàn, chính sách đồ có cồn, thời lượng tiệc và cơ chế gọi thêm của nhà hàng.
Nên Mua Trọn Gói Hay Tính Theo Tiêu Thụ?
Gói theo bàn dễ dự toán; tính theo tiêu thụ linh hoạt hơn nhưng cần phiếu theo dõi và người duyệt. Hãy so tổng chi phí cùng điều kiện thay vì chỉ so đơn giá.
Có Cần Chuẩn Bị Đồ Uống Cho Ekip Không?
Có. MC, kỹ thuật, media và điều phối làm việc nhiều giờ cần nước và suất phù hợp. Phần này nên tách khỏi số khách để tránh lấy nhầm từ bàn tiệc.
Làm Sao Hạn Chế Đồ Uống Còn Thừa?
Chọn lượng ban đầu vừa phải, khóa giá gọi thêm, cho phép điều chuyển chai chưa mở và kiểm tra theo mốc. Chính sách xử lý phần nguyên cần ghi trước trong hợp đồng.
Bình luận (0)