Đồ uống có thể làm ngân sách Gala Dinner thay đổi ngay trong đêm tiệc nếu chưa rõ lượng ban đầu, giá gọi thêm và người được duyệt. Không có định mức uống phù hợp với mọi công ty. Hãy đi từ số khách thực tế, lựa chọn không cồn và cách phục vụ đến phạm vi gói, rồi mới tính khoản dự trù và cơ chế đối chiếu sau tiệc.
Tách các nhóm chi phí trước khi chọn gói
Nhóm một là nước lọc, cần có xuyên suốt và không phụ thuộc việc khách dùng bia hay nước ngọt. Nhóm hai là đồ uống không cồn: nước ngọt, nước trái cây hoặc lựa chọn khác theo nhà hàng. Nhóm ba là đồ uống có cồn nếu doanh nghiệp cho phép. Nhóm bốn là chi phí phục vụ: đá, ly, nhân sự, phí mang đồ từ ngoài, phụ thu nhãn hiệu hoặc phí mở chai. Nếu báo giá không tách, HR khó biết phần nào thay đổi khi giảm hoặc tăng nhu cầu. Đặt bảng này cạnh tổng báo giá company trip để tránh một sai lầm phổ biến: giá bàn tiệc nhìn rẻ nhưng đồ uống tính riêng với mức gọi thêm cao. Tổng chi phí cuối cùng mới là con số so sánh.
Dùng số người dự tiệc, không dùng tổng biên chế
Bắt đầu bằng số người xác nhận dự gala, sau đó tách khách không dùng cồn, người phải lái xe, khách mời, trẻ em hoặc người thân đi cùng nếu có. Không cần hỏi nhân viên uống bao nhiêu; câu hỏi phù hợp hơn là lựa chọn không cồn và nhu cầu đặc biệt. Với đoàn có chính sách không sử dụng đồ có cồn, bảng tính sẽ đơn giản và cần truyền thông rõ từ đầu. Dữ liệu tham dự nên lấy từ khảo sát trước company trip hoặc form xác nhận gala. Không dùng tổng biên chế để đặt đồ uống vì tỷ lệ vắng, người không dự tiệc và khách chỉ tham gia một phần có thể làm sai đáng kể.
Hiểu rõ gói đồ uống và các thuật ngữ trong báo giá
Trong báo giá tiệc, “free-flow” thường chỉ việc phục vụ tiếp đồ uống thuộc danh mục của gói trong khoảng thời gian được quy định. Nó không có nghĩa mọi loại đồ uống đều miễn phí hoặc khách có thể gọi đến bất kỳ lúc nào. Trước khi chọn, hỏi ba điều: gồm những loại nào, bắt đầu và kết thúc lúc nào, áp dụng cho những ai. Nếu báo giá chỉ ghi tên tiếng Anh, yêu cầu bên cung cấp viết lại phạm vi bằng tiếng Việt. Khi chưa có danh mục và điều kiện, HR chưa có đủ cơ sở để so giá.
“Welcome drink” thường là đồ uống đón khách trước phần tiệc chính. “Beverage package” là cách gọi gói đồ uống, nhưng bản thân tên đó chưa nói gói có cồn hay không cồn, tính theo khách hay theo bàn. “Corkage” thường liên quan phí mở hoặc phục vụ đồ uống mang từ ngoài; phạm vi có thể khác giữa địa điểm. Không nên dịch một từ rồi coi đó là điều kiện chung. Cần kiểm tra những gì bên cung cấp thực sự nhận làm và những khoản họ tính riêng.
| Thuật ngữ | Cách hiểu bằng tiếng Việt | Câu hỏi gửi bên báo giá |
|---|---|---|
| Free-flow | Phục vụ tiếp các loại nằm trong gói, trong thời gian thỏa thuận | Danh mục/nhãn/dung tích nào? Từ giờ nào? Gọi ngoài gói hoặc quá giờ tính thế nào? |
| Welcome drink | Đồ uống đón khách | Phục vụ ở đâu, đến khi nào? Khách đến muộn có được phục vụ? Có lựa chọn không cồn? |
| Beverage package | Gói đồ uống với phạm vi do nhà cung cấp nêu | Theo người, bàn, số chai hay thời gian? Có mức tối thiểu? Nước lọc và đá/ly tính riêng? |
| Corkage | Phí liên quan việc mở/phục vụ đồ uống mang từ ngoài | Được mang loại nào? Tính theo chai hay cách khác? Bao gồm ly, đá, phục vụ hay còn phụ thu? |
So cách tính theo khách, bàn hoặc lượng sử dụng
Gói theo bàn dễ dự trù: mỗi bàn có lượng ban đầu và gọi thêm theo đơn vị. Tuy nhiên, nhà hàng phải cho phép điều chuyển chai chưa mở giữa các bàn hoặc hoàn lại phần nguyên theo thỏa thuận nếu có. Tính theo tiêu thụ linh hoạt hơn nhưng cần người kiểm soát phiếu gọi, số chai mở và mốc đối chiếu. Không nên để bất kỳ khách nào cũng có thể gọi thêm vào hóa đơn công ty mà không có quy tắc.
Với tiệc kéo dài và có nhiều tiết mục, cần thống nhất giờ dừng phục vụ đồ có cồn trước khi xe đưa khách về. Nếu gala nối sau team building, sức của đoàn và thời gian nghỉ cũng ảnh hưởng nhu cầu. Bài xếp nhịp team building và gala dinner giúp tránh việc cả đoàn vừa vận động mạnh đã bước vào tiệc mà chưa kịp bù nước, thay đồ và nghỉ.
Với gói theo khách, cần biết số người được tính phí có phải toàn bộ khách xác nhận hay một nhóm sử dụng gói. Với gói theo bàn, cần biết số bàn, lượng ban đầu và đơn giá gọi thêm; không suy ra số khách thực tế chỉ từ số ghế dự kiến. Với phương án theo tiêu thụ, cần đơn vị đo, cách ghi nhận và người duyệt. Cùng một chữ “trọn gói” nhưng thiếu những điều này có thể khiến hai phương án không cùng phạm vi dù nhìn như có giá tương đương.
Để trình duyệt, có thể ghi công thức bằng các biến thay vì điền một giá thị trường chưa được xác nhận. Gói theo khách: số người được tính phí nhân đơn giá, cộng khoản ngoài phạm vi đã xác nhận. Theo lượng tiêu thụ: số đơn vị dùng được đối chiếu nhân đơn giá từng loại, cộng phí phục vụ nếu có. Đây là khung kiểm tra cách tính, không phải hướng dẫn dự đoán mỗi người uống bao nhiêu. Thuế, phí và cách ghi giá cần lấy từ báo giá cụ thể; không tự thêm một tỷ lệ cố định rồi coi là tổng cuối.
Khi một phương án ghi nước theo bàn còn phương án kia ghi phục vụ trong khung giờ, hãy yêu cầu hai bên phản hồi cùng một mẫu: số khách, danh mục, thời gian, cách tính phát sinh và tổng các khoản bắt buộc. Bài so sánh báo giá Year End Party theo cùng phạm vi giúp đặt phần đồ uống cạnh các hạng mục khác. Nhờ vậy, HR không phải chọn gói rẻ trên một dòng rồi mới phát hiện phần phục vụ hoặc thời gian cần dùng nằm ngoài giá.
Chốt nước lọc và phần phục vụ ngoài bàn tiệc
Nước lọc không nên bị coi là phần phụ của bia và nước ngọt. Cần có nước tại bàn, khu sân khấu, hậu trường và điểm đón khách; bổ sung trong quá trình tiệc theo nhu cầu. Nếu đoàn vừa hoạt động ngoài trời, nên bố trí nước trước khi khách ngồi vào bàn thay vì chờ khai tiệc. Đừng dùng nước ngọt thay cho nước lọc. Với nhà hàng tính nước theo chai, hỏi rõ dung tích, số lượng ban đầu, giá gọi thêm và phần chưa mở được xử lý thế nào. Với bình lớn, kiểm tra cốc, điểm rót và người bổ sung. Những chi tiết này có thể đưa vào checklist tổ chức chương trình để không bị quên khi tập trung vào sân khấu.
Kiểm các phụ phí trước khi so tổng tiền
Phí mang bia hoặc rượu từ ngoài; phí mở chai; đá và ly riêng; đồ uống cho ban nhạc, MC, media và nhân sự vận hành; nước ở khu check-in; chai đặt trong phòng họp; đồ uống không cồn cao cấp; VAT; phí phục vụ ngoài giờ. Không phải chương trình nào cũng có tất cả, nhưng phải hỏi để so cùng một mặt bằng. Nếu mục tiêu là tiết kiệm, đừng chỉ giảm số lượng ban đầu. Có thể đơn giản hóa chủng loại, ưu tiên đồ không cồn, khóa giá gọi thêm, thu hẹp thời gian phục vụ và dùng phần dự phòng có kiểm soát. Tư duy cắt giảm chi phí company trip mà không giảm trải nghiệm phù hợp hơn việc để bàn thiếu nước hoặc bắt khách tự gọi.
Chọn kịch bản dự trù phù hợp với chính sách đoàn
| Kịch bản | Cách chuẩn bị | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|
| Tiết chế | Nước lọc đầy đủ, lựa chọn không cồn, lượng có cồn giới hạn theo chính sách. | Thông báo trước để khách không kỳ vọng sai. |
| Tiêu chuẩn | Gói ban đầu theo bàn và đơn giá gọi thêm đã khóa. | Điều chuyển chai chưa mở, một người duyệt. |
| Mở rộng | Thêm quầy riêng, nhiều lựa chọn và nhân sự phục vụ. | Ngân sách trần, thời gian phục vụ và an toàn di chuyển. |
Xác nhận gói và quyền duyệt phát sinh trước giờ đón khách
Nhà hàng cần biết ai được gọi thêm, ai ký xác nhận và mốc ngân sách phải báo lại. Có thể chia thành ba ngưỡng: bổ sung trong dự trù do trưởng tiệc duyệt; vượt dự trù nhỏ cần HR xác nhận; thay đổi lớn phải báo trưởng đoàn hoặc lãnh đạo được phân quyền. Một bảng theo dõi đơn giản ghi giờ, loại, số lượng, bàn và người duyệt sẽ hữu ích hơn việc nhớ bằng miệng.
Không nên giao quyền này cho MC hoặc nhân sự sân khấu vì họ đang tập trung vào chương trình. Một điều phối F&B nên đứng giữa nhà hàng và HR, kiểm tra tốc độ dùng và điều chuyển phần chưa mở. Khi có phát sinh lớn, đối chiếu với khung bảng dự trù kinh phí team building để biết khoản dự phòng còn lại thay vì duyệt rời rạc.
Có thể gửi câu yêu cầu sau và thay thông tin theo chương trình thật: “Đề nghị ghi rõ danh mục đồ uống, đơn vị tính, nhóm khách áp dụng, thời gian bắt đầu/kết thúc, khu vực phục vụ, điều kiện gọi ngoài gói và đầu mối xác nhận phát sinh. Vui lòng tách nước cho nhân sự thực hiện và các khoản phí liên quan đồ uống mang từ ngoài. Trường hợp chương trình chậm giờ, đề nghị nêu phương án tiếp tục phục vụ và cách tính để doanh nghiệp duyệt trước.” Không cần dùng nhiều tiếng Anh nếu bên nhận hiểu rõ phần phải trả lời.
Trước giờ đón khách, người phụ trách nên đối chiếu bản xác nhận này với đầu mối phục vụ. Nếu đổi loại đồ uống, đổi khung giờ hoặc số khách, ghi lại phạm vi bị ảnh hưởng thay vì chỉ nhắn “đổi như trao đổi”. Khi kết thúc, đối chiếu phần thực dùng theo cách đã thống nhất. Một bảng rõ từ đầu giúp hạn chế tranh luận sau tiệc, đồng thời để doanh nghiệp giữ được lựa chọn không cồn và quy định nội bộ mà không phải giải thích riêng cho từng bàn.
Câu Hỏi Thường Gặp
Mỗi Bàn Gala Nên Có Bao Nhiêu Bia Và Nước Ngọt?
Không có định mức chung. Cần dựa vào số khách thực tế, hồ sơ đoàn, chính sách đồ có cồn, thời lượng tiệc và cơ chế gọi thêm của nhà hàng.
Nên Mua Trọn Gói Hay Tính Theo Tiêu Thụ?
Gói theo bàn dễ dự toán; tính theo tiêu thụ linh hoạt hơn nhưng cần phiếu theo dõi và người duyệt. Hãy so tổng chi phí cùng điều kiện thay vì chỉ so đơn giá.
Có Cần Chuẩn Bị Đồ Uống Cho Ekip Không?
Có. MC, kỹ thuật, media và điều phối làm việc nhiều giờ cần nước và suất phù hợp. Phần này nên tách khỏi số khách để tránh lấy nhầm từ bàn tiệc.
Làm Sao Hạn Chế Đồ Uống Còn Thừa?
Chọn lượng ban đầu vừa phải, khóa giá gọi thêm, cho phép điều chuyển chai chưa mở và kiểm tra theo mốc. Chính sách xử lý phần nguyên cần ghi trước trong hợp đồng.
Trao đổi phương án phù hợp với chương trình
Khi cần đặt đồ uống trong một phương án tiệc đầy đủ, anh chị có thể gửi ngày, số người xác nhận, chính sách đồ có cồn, thời lượng phục vụ và phần địa điểm đã báo cho Viet Vision Team Building tư vấn tổ chức Year End Party. Nêu riêng những khoản chưa rõ như gọi thêm, nước cho nhân sự thực hiện hoặc đồ mang từ ngoài để trao đổi trên cùng phạm vi. Một lựa chọn phù hợp cần đủ nước và có cách kiểm soát chi phí; không nên chỉ giảm lượng ban đầu rồi để khách tự gọi bổ sung vào hóa đơn công ty.
Bình luận (0)