Trong kỷ nguyên số, Event App đã trở thành “trợ lý ảo” không thể thiếu, định hình lại toàn bộ trải nghiệm của người tham dự. Không chỉ đơn thuần là một cuốn cẩm nang điện tử, Event App là trái tim công nghệ giúp quản lý mọi hoạt động của sự kiện.
Đặc biệt, sự kết hợp của Event App vào quy trình check-in đã loại bỏ hoàn toàn cảnh xếp hàng dài cùng giấy tờ rườm rà. Vậy, Event App là gì. Đâu là giải pháp công nghệ sẽ nâng tầm việc quản lý sự kiện? Cùng Viet Vision Team Building khám phá nhé!
Event App là gì?
Event App (hay ứng dụng sự kiện) là một phần mềm được thiết kế chuyên biệt để hỗ trợ tổ chức, quản lý, nâng cao trải nghiệm người tham dự trong các sự kiện. Về bản chất, nó hoạt động như một hệ thống quản lý sự kiện di động, cung cấp một kênh giao tiếp duy nhất giữa người tổ chức, người tham dự và các nhà tài trợ.
Event App cho phép người tham dự truy cập vào lịch trình cá nhân hóa, hồ sơ diễn giả, bản đồ tương tác, các tài liệu liên quan. Vai trò cốt lõi của nó là nâng cao trải nghiệm người dùng bằng cách loại bỏ các rào cản vật lý (như in ấn, xếp hàng), thúc đẩy tương tác hai chiều. Sự chính xác và khả năng tùy biến cao đã biến Event App thành một công cụ chiến lược trong tổ chức sự kiện.
Các tính năng nổi bật của Event App
1. Đăng ký, check-in điện tử
Đây là bước đột phá đầu tiên, thay thế hoàn toàn quy trình thủ công lỗi thời bằng hiệu suất kỹ thuật số. Event App biến chiếc vé giấy thành mã QR cá nhân hóa trên điện thoại, cho phép khách tham dự check-in ngay lập tức.
Tính năng này không chỉ giảm thiểu thời gian xếp hàng tới 70% mà còn loại bỏ hoàn toàn sai sót nhập liệu. (Theo nghiên cứu về lợi ích của Event App của Azavista)
- Ví dụ: Sự kiện chuyên nghiệp sử dụng công nghệ NFC hoặc QR check-in tốc độ cao, đảm bảo quy trình đón khách diễn ra trơn tru, không gián đoạn.
2. Quản lý lịch trình tuyệt đối
Event App là trung tâm dữ liệu cốt lõi, chấm dứt kỷ nguyên của tài liệu in ấn rườm rà. Nó cung cấp toàn bộ chương trình, hồ sơ diễn giả, sơ đồ địa điểm trong tầm tay khách hàng.
Khách tham dự có thể tạo agenda cá nhân chỉ với một chạm.
- Ví dụ: Ban tổ chức có thể gửi thông báo đẩy tức thời để cảnh báo về bất kỳ sự thay đổi nào. Nhờ đó, mọi người đều nhận được thông tin chính xác.
Sự linh hoạt này là chìa khóa vàng để doanh nghiệp vận hành sự kiện lớn một cách chính xác nhất.
3. Tăng cường tương tác
Tính năng này chuyển đổi hoàn toàn vai trò của khán giả từ thụ động sang chủ động. Event App tích hợp các công cụ như bình chọn trực tiếp, Q&A, Quiz tạo ra sự tương tác hai chiều mạnh mẽ.
Điển hình như việc sử dụng tính năng live Q&Q cho phép ban tổ chức lọc, chọn ra những câu hỏi chất lượng nhất, tăng cường giá trị của phiên thảo luận. Điều này còn cung cấp cho doanh nghiệp insight giá trị về sự quan tâm của khán giả đối với nội dung.
4. Kết nối và Networking
Event App là công cụ kết nối kinh doanh tiên tiến nhất. Thông qua hồ sơ cá nhân chi tiết, người dùng có thể tìm kiếm đối tác tiềm năng, trò chuyện trực tiếp, đặt lịch hẹn 1:1 ngay trong ứng dụng. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong các sự kiện B2B, hội nghị hay triển lãm.
5. Quản lý thông báo và nội dung
Ứng dụng là kênh truyền thông trung tâm duy nhất, đảm bảo thông tin luôn được kiểm soát, lan truyền hiệu quả. Ban tổ chức có quyền gửi thông báo khẩn cấp, cập nhật tin tức, hoặc phân phối video highlight, hình ảnh sự kiện. Người tham dự chỉ cần mở ứng dụng để nắm toàn bộ thông tin, không bỏ lỡ hoạt động quan trọng nào.
6.Thu thập dữ liệu
Đây là tính năng chiến lược nhất của Event App, biến sự kiện thành một phòng thí nghiệm dữ liệu. Hệ thống tự động ghi lại mọi hoạt động: tỷ lệ check-in, mức độ tham gia vào từng phiên, lượt bình chọn, phản hồi khảo sát. Dữ liệu này giúp ban tổ chức đánh giá hiệu quả từng touchpoint một cách khách quan, cung cấp cơ sở vững chắc để liên tục tối ưu hóa các sự kiện tương lai.
5 cách ứng dụng công nghệ vào quy trình check-in và quản lý sự kiện
Giải pháp check in sự kiện ngày nay không chỉ giúp rút ngắn thời gian đón khách mà còn nâng tầm trải nghiệm tổng thể của người tham dự. Thông qua việc ứng dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình tổ chức, giảm thiểu sai sót.
1. Tự động hóa quy trình check-in
Quy trình check-in truyền thống là một trong những điểm đau (pain points) lớn nhất trong trải nghiệm sự kiện. Công nghệ của các Event App ngày nay đã biến khâu này thành một quy trình tự động, hiệu quả cao.
- Qr code/Barcode: Khách hàng nhận mã xác thực qua Event App hoặc email và chỉ cần quét mã tại các trạm kiểm soát.
- Kiosk tự phục vụ: Cung cấp các ki-ốt (kiosks) cho phép khách hàng tự in thẻ đeo (badges) sau khi quét mã.
Lợi ích chiến lược: Tự động hóa đảm bảo tính chính xác dữ liệu cao hơn, loại bỏ sai sót nhập liệu thủ công, đồng thời giúp doanh nghiệp tạo ra ấn tượng chuyên nghiệp ban đầu.
2. Công nghệ truy cập tốc độ cao (FFID, NFC và biometric)
Đối với các sự kiện cao cấp, hội nghị quốc tế hoặc sự kiện yêu cầu kiểm soát nhiều khu vực, công nghệ truy cập tiên tiến là điều bắt buộc.
- RFID/NFC (radio-frequency identification/near-field communication): Các chip được gắn vào thẻ đeo hoặc vòng tay. Khách hàng chỉ cần đi qua cổng quét mà không cần dừng lại. Công nghệ này không chỉ phục vụ check-in mà còn cho phép kiểm soát truy cập (access control) theo cấp độ vé vào các khu vực riêng biệt (vip, hậu trường).
- Nhận diện khuôn mặt (facial recognition): Giải pháp này đạt tốc độ xử lý nhanh nhất, xác thực danh tính khách hàng gần như ngay lập tức. Nó cũng được dùng để ngăn chặn việc trao đổi thẻ đeo hoặc người không đăng ký tham dự.
- Lợi ích chiến lược: Các công nghệ này tạo ra một lớp dữ liệu hành vi (theo dõi lộ trình di chuyển của khách trong sự kiện) và tăng cường bảo mật tuyệt đối.
3. Quản lý hậu cần và nhân sự thông qua EMS (event management software)
EMS là xương sống vận hành của sự kiện, tích hợp tất cả các khâu quản lý nội bộ trên nền tảng đám mây.
- Điều phối nhân sự: Phần mềm phân bổ nhiệm vụ (task assignment), theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực và cho phép nhân viên liên lạc, báo cáo tình trạng sự cố thông qua ứng dụng nội bộ.
- Quản lý vật tư và nhà cung cấp: Theo dõi số lượng tồn kho vật tư (thẻ đeo, quà tặng), quản lý hợp đồng, tiến độ thanh toán cho các nhà cung cấp.
- Lợi ích chiến lược: EMS đảm bảo tính đồng bộ trong vận hành, cho phép đội ngũ tổ chức xử lý các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng.
4. Hệ thống thu thập, phân tích dữ liệu
Công nghệ không chỉ giúp tổ chức mà còn giúp học hỏi từ sự kiện. Việc thu thập, phân tích dữ liệu là cơ sở cho các quyết định tối ưu hóa.
- Dữ liệu tham dự phiên: Ghi nhận chính xác số người tham gia từng bài thuyết trình, giúp đánh giá mức độ hấp dẫn của nội dung.
- Phân tích lưu lượng di chuyển: Sử dụng dữ liệu RFID để biết khách hàng dành bao nhiêu thời gian ở khu vực gian hàng, khu vực nghỉ giải lao so với khu vực chính.
- Lợi ích chiến lược: Khả năng phân tích này giúp ban tổ chức xác định chính xác các điểm chạm yếu kém. Từ đó đưa ra chiến lược nội dung/bố trí không gian cho sự kiện tiếp theo, hướng đến tăng CSS (customer satisfaction score) sau mỗi chu kỳ cải tiến.
5. Ứng dụng Event App
Event App là bộ não kỹ thuật số của sự kiện, đảm nhận vai trò kết nối tất cả các khâu.
- Thông báo đẩy: Gửi thông báo khẩn cấp (ví dụ: thay đổi địa điểm), thông tin lịch trình, lời nhắc tham gia hoạt động.
- Tương tác hai chiều: Tích hợp tính năng q&a, bình chọn, khảo sát.
- Lợi ích chiến lược: Event App củng cố thương hiệu là đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, lấy khách hàng làm trọng tâm, đồng thời kéo dài tuổi thọ của sự kiện bằng cách lưu trữ nội dung (tài liệu, video) sau khi kết thúc.
Một số Event App phổ biến hiện nay
1. Whova
Whova là một trong những Event App hàng đầu thế giới, được nhiều đơn vị tổ chức hội nghị, triển lãm sử dụng. Ứng dụng cho phép người tham dự tạo lịch trình cá nhân hóa, theo dõi các phiên thảo luận mình quan tâm.
Ngoài ra, Whova còn hỗ trợ kết nối mạng lưới (networking) giữa người tham dự, tính năng chat trực tiếp, hỏi – đáp, bình chọn, chia sẻ hình ảnh sự kiện. Ứng dụng này đặc biệt phù hợp với các sự kiện quy mô lớn, hội nghị chuyên đề hoặc sự kiện hybrid (kết hợp trực tiếp và trực tuyến).
2. EventMobi
EventMobi được đánh giá cao nhờ khả năng tùy biến giao diện linh hoạt, giúp thương hiệu thể hiện màu sắc riêng ngay trên app sự kiện. Ứng dụng tích hợp nhiều tính năng hữu ích như: đăng ký, check-in điện tử, gửi thông báo push, thu thập phản hồi sau sự kiện, báo cáo dữ liệu tham dự chi tiết.
3. Cvent
Cvent là nền tảng tổ chức sự kiện toàn diện, được nhiều doanh nghiệp lớn lựa chọn nhờ hệ thống quản lý mạnh mẽ. Ứng dụng hỗ trợ quản lý vé, chỗ ngồi, danh sách khách mời, đồng thời cung cấp dashboard phân tích dữ liệu giúp đo lường mức độ tham gia và tương tác của người tham dự.
Cvent còn tích hợp công cụ ảo hóa sự kiện, cho phép tổ chức các phiên họp trực tuyến song song với sự kiện trực tiếp.
4. Eventee
Eventee nổi bật với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và khả năng triển khai nhanh. Người tham dự có thể xem lịch trình, đặt câu hỏi, bình chọn hoặc đánh giá các phiên thảo luận trực tiếp ngay trên ứng dụng.
Eventee còn hỗ trợ quét mã QR để check-in, gửi thông báo tự động, kết nối với mạng xã hội, giúp tăng mức độ tương tác cho sự kiện.
5. Brella
Brella được biết đến là ứng dụng tối ưu cho networking trong các sự kiện B2B. Hệ thống của Brella tự động gợi ý ghép nối giữa những người có cùng mối quan tâm hoặc mục tiêu kinh doanh.
Ngoài ra, Brella cung cấp tính năng chat, video meeting, livestream, công cụ phân tích hành vi người dùng, hỗ trợ ban tổ chức hiểu rõ hơn về nhu cầu khách tham dự.
Kết luận
Sự xuất hiện của Event App đã thay đổi hoàn toàn cách chúng ta trải nghiệm một sự kiện. Thay vì phải chờ đợi xếp hàng hay tìm kiếm thông tin thủ công, mọi thứ giờ đây được gói gọn trong một ứng dụng duy nhất
Ứng dụng công nghệ vào quy trình check-in sự kiện không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn mang đến cho khách hàng hành trình trải nghiệm liền mạch, cảm xúc. Với các thương hiệu hiện đại, Event App đã trở thành “trợ lý thông minh” để doanh nghiệp thể hiện dấu ấn khác biệt trên thị trường.
0 bình luận