Event Brief là bản mô tả chi tiết yêu cầu của khách hàng gửi đến agency – đơn vị chịu trách nhiệm lên ý tưởng, lập kế hoạch và tổ chức sự kiện. Đây là kim chỉ nam cho toàn bộ quá trình sáng tạo và triển khai dự án, giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động, từ ý tưởng đến thực thi, đều bám sát mục tiêu và kỳ vọng ban đầu.
Một bản Event Brief chuyên nghiệp không chỉ là danh sách yêu cầu, mà còn thể hiện tầm nhìn, tinh thần và bản sắc của thương hiệu. Nó là công cụ kết nối giữa hai thế giới: “khách hàng muốn gì” và “agency sẽ làm gì để biến điều đó thành hiện thực.”
Mục đích của Event Brief
Truyền tải thông tin rõ ràng: Giúp agency hiểu đầy đủ các thông tin về mục tiêu, ngân sách, quy mô, đối tượng, thời gian và phong cách của sự kiện.
Đảm bảo thống nhất tầm nhìn: Tránh việc hiểu sai giữa client và agency, giảm thiểu sai sót trong khâu triển khai.
Tăng hiệu quả sáng tạo: Khi hiểu rõ mục tiêu, agency có thể đề xuất concept phù hợp, độc đáo và khả thi hơn.
Đo lường hiệu quả: Các thông tin trong brief là căn cứ để đánh giá mức độ thành công của sự kiện sau khi diễn ra.
Vai trò của Event Brief trong ngành tổ chức sự kiện
Trong môi trường truyền thông – marketing đầy cạnh tranh, Event Brief đóng vai trò như một hợp đồng tư duy giữa doanh nghiệp và agency. Một brief được chuẩn bị tốt giúp tiết kiệm hàng chục giờ trao đổi, chỉnh sửa và phê duyệt. Nếu không có brief rõ ràng, agency có thể “đi sai đường” – đưa ra ý tưởng sáng tạo nhưng không đúng với tinh thần thương hiệu hoặc vượt ngoài ngân sách. Do đó, một bản brief tốt chính là nền móng của một sự kiện thành công.
Tại sao Event Brief quan trọng?
1. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Một bản brief chi tiết giúp agency nắm bắt yêu cầu ngay từ đầu, tránh việc phải chỉnh sửa nhiều lần. Điều này giúp rút ngắn thời gian lên proposal, tiết kiệm chi phí nhân lực và sản xuất.
2. Đảm bảo sự thống nhất giữa tầm nhìn và thực thi
Nhiều dự án thất bại không phải vì thiếu năng lực, mà vì thiếu sự thống nhất. Event Brief giúp client và agency hiểu nhau “ngay từ trang đầu tiên”, từ đó tránh mâu thuẫn về thông điệp, phong cách hay mục tiêu.
3. Tăng hiệu quả sáng tạo và khả năng trúng Insight
Một brief tốt không chỉ mô tả “yêu cầu cần làm” mà còn truyền tải Insight (hiểu biết sâu sắc về khách hàng). Khi agency hiểu rõ bản chất và mong muốn của thương hiệu, họ sẽ tạo ra ý tưởng đúng tinh thần, đúng người, đúng lúc.
4. Là cơ sở để đo lường thành công
Sau sự kiện, các chỉ số như mức độ tham dự, độ hài lòng, viral media hoặc doanh thu đều có thể được đối chiếu lại với mục tiêu trong brief. Nhờ đó, doanh nghiệp đánh giá được ROI (Return On Investment) và cải thiện cho lần sau.
Cấu trúc chi tiết của một Event Brief chuyên nghiệp
1. Thông tin tổng quan sự kiện
Tên sự kiện: Ví dụ: “Gala Dinner – Together We Shine 2025”
Loại hình: Kick-off, Hội nghị khách hàng, Team Building, Lễ ra mắt sản phẩm, Tri ân đối tác…
Thời gian & địa điểm dự kiến: Ghi rõ ngày, giờ, địa chỉ hoặc vùng địa lý mong muốn.
Quy mô khách mời: Bao nhiêu người? Đối tượng là ai (nhân viên, đối tác, đại lý, công chúng…)?
2. Mục tiêu sự kiện (Objectives)
Xác định rõ mục đích tổ chức là bước quan trọng nhất. Ví dụ:
Gắn kết nội bộ sau giai đoạn tái cấu trúc.
Tri ân khách hàng thân thiết.
Ra mắt sản phẩm hoặc chiến lược mới.
Nâng cao hình ảnh thương hiệu, truyền thông điệp mới.
Mục tiêu càng cụ thể, agency càng dễ xác định hướng concept phù hợp và xây dựng kịch bản hiệu quả.
3. Thông điệp và chủ đề chính (Key Message & Theme)
Thông điệp là linh hồn của sự kiện. Nó cần phản ánh giá trị cốt lõi của doanh nghiệp và tạo cảm xúc cho người tham dự. Ví dụ:
“Together We Grow” – biểu trưng cho sự đồng hành và phát triển.
“Dream Big, Shine Bright” – hướng tới cảm hứng và khát vọng. Nếu khách hàng có tone cảm xúc cụ thể (trang trọng, trẻ trung, vui nhộn, truyền cảm hứng…), hãy ghi rõ trong brief để agency định hướng phù hợp.
4. Ngân sách dự kiến (Budget Range)
Một trong những yếu tố quan trọng nhất của brief là ngân sách. Hãy nêu rõ khung chi phí dự kiến hoặc mức linh hoạt (±10–20%). Ví dụ: Ngân sách 500–600 triệu đồng, ưu tiên concept sáng tạo, có yếu tố tương tác công nghệ. Ngân sách rõ ràng giúp agency lựa chọn giải pháp thực tế và tránh lãng phí nguồn lực.
Hỗ trợ truyền thông trước – trong – sau sự kiện (nếu có).
6. Mong muốn về concept và phong cách sự kiện
Khách hàng nên mô tả mong muốn cụ thể về phong cách: hiện đại, trẻ trung, sang trọng, truyền cảm hứng hay cổ điển. Nếu có concept hoặc sự kiện tham khảo, hãy đính kèm hình ảnh minh họa, video hoặc moodboard để giúp agency hiểu đúng tinh thần.
7. Kỳ vọng & chỉ số đánh giá thành công (KPIs)
Một sự kiện hiệu quả phải được đo lường bằng dữ liệu thực tế. Ví dụ:
Tỷ lệ tham dự ≥ 90% tổng số khách mời.
Mức độ tương tác trên mạng xã hội ≥ 1.000 lượt chia sẻ.
Phản hồi tích cực đạt ≥ 85%.
Video recap đạt 500 lượt xem nội bộ trong 24 giờ đầu.
8. Thời gian & tiến độ làm việc (Timeline)
Một timeline rõ ràng giúp mọi bên phối hợp nhịp nhàng. Ví dụ:
Gửi brief: 05/12/2025.
Agency gửi proposal: 10/12/2025.
Duyệt concept: 12/12/2025.
Tổ chức sự kiện: 20/01/2026.
Một timeline càng chi tiết, khả năng trễ tiến độ càng thấp và giúp agency quản lý khâu chuẩn bị hiệu quả hơn.
Ý nghĩa chiến lược của một Event Brief tốt
Một bản Event Brief không chỉ là tài liệu giao việc, mà là tuyên ngôn chiến lược phản ánh tầm nhìn của doanh nghiệp. Khi brief được viết rõ ràng, sáng tạo và cảm xúc, nó trở thành “điểm khởi đầu của sự bứt phá.” Một Event Brief tốt giúp:
Tăng tốc quá trình sáng tạo.
Cải thiện chất lượng proposal của agency.
Giảm thiểu sai lệch và tiết kiệm chi phí.
Tăng tỷ lệ thành công và sự hài lòng của khách hàng.
Tóm lại: Một bản Event Brief được viết kỹ lưỡng là nền móng vững chắc cho một sự kiện thành công – nơi ý tưởng, cảm xúc và chiến lược hội tụ thành một trải nghiệm đáng nhớ.
Cách viết Event Brief hiệu quả giúp agency “hiểu đúng, làm đúng”
Một bản Event Brief hiệu quả không phải là bản tài liệu dài dòng, mà là sự kết hợp giữa tính rõ ràng, cảm xúc và tính định hướng chiến lược. Khi viết brief, hãy nhớ rằng mục tiêu không chỉ là “giao việc”, mà là truyền cảm hứng cho agency hiểu và thực thi đúng tinh thần thương hiệu.
1. Rõ ràng – Cụ thể – Có số liệu
Tránh dùng từ ngữ mơ hồ như “hoành tráng”, “ấn tượng”, “sang trọng”… mà không có căn cứ cụ thể. Ví dụ:
Thay vì viết: “Không gian sang trọng”, hãy viết: “Không gian hội trường 600m², sức chứa 500 khách, có sân khấu trung tâm LED 6x3m và khu photobooth bên ngoài.”
Thay vì viết: “Sự kiện truyền cảm hứng”, hãy mô tả: “Nội dung khơi gợi tinh thần vượt khó, có phần chia sẻ của lãnh đạo và video recap hành trình.”
Càng cụ thể, agency càng dễ xác định quy mô, thiết kế và kịch bản phù hợp.
2. Truyền cảm hứng bằng mục tiêu
Agency không chỉ cần biết “làm gì”, mà cần hiểu “tại sao làm”. Khi bạn chia sẻ được lý do đằng sau sự kiện, agency sẽ dễ dàng khai thác ý tưởng cảm xúc và sáng tạo hơn. Ví dụ:
“Sự kiện nhằm tri ân đội ngũ nhân viên đã vượt qua giai đoạn khó khăn của công ty, đồng thời khơi dậy niềm tin và năng lượng cho năm 2026.”
3. Sử dụng hình ảnh minh họa (nếu có)
Một tấm hình có thể nói nhiều hơn cả đoạn văn dài. Đính kèm hình ảnh minh họa, moodboard, hoặc concept tham khảo từ sự kiện trước giúp agency hiểu tinh thần thương hiệu nhanh hơn. Nếu có video hoặc ấn phẩm truyền thông cũ, hãy chia sẻ kèm để đảm bảo tính nhất quán nhận diện.
4. Gợi mở – Không bó hẹp ý tưởng
Một sai lầm thường gặp là brief quá ràng buộc. Hãy để agency có khoảng không sáng tạo. Thay vì liệt kê chi tiết “phải làm thế này”, “phải có thế kia”, hãy tập trung mô tả cảm xúc mong muốn, ví dụ: “Muốn người tham dự cảm thấy tự hào, hứng khởi, tràn đầy năng lượng sau sự kiện.” Như vậy agency có thể tự do sáng tạo trong khuôn khổ mục tiêu.
5. Giữ liên hệ và phản hồi thường xuyên
Sau khi gửi brief, hãy tổ chức buổi họp làm rõ yêu cầu (clarity meeting) để giải thích, trao đổi và trả lời thắc mắc. Điều này giúp agency hiểu sâu hơn về dự án, đồng thời hạn chế sai sót khi lên proposal.
Những lỗi thường gặp khi viết Event Brief
Viết quá chung chung, thiếu trọng tâm: Không xác định rõ mục tiêu hoặc đối tượng khách mời khiến agency không thể đề xuất concept chính xác.
Thiếu thông tin về ngân sách: Khi ngân sách không rõ ràng, agency có thể đưa ra ý tưởng vượt phạm vi hoặc không khả thi.
Không xác định timeline hợp lý: Nhiều khách hàng gửi brief quá sát ngày, khiến việc triển khai bị gấp gáp và dễ xảy ra lỗi.
Không thống nhất giữa thông điệp và hình thức tổ chức: Ví dụ, muốn tạo cảm xúc trang trọng nhưng lại chọn địa điểm ngoài trời sôi động.
Thiếu phản hồi nhanh: Agency cần phản hồi kịp thời để điều chỉnh kịch bản và ngân sách, tránh mất thời gian hai bên.
Mẫu Event Brief tham khảo (rút gọn)
Mục
Nội dung ví dụ
Tên sự kiện
Kick-off 2026 – Bứt Phá Tăng Trưởng
Mục tiêu
Truyền cảm hứng – gắn kết đội ngũ – công bố chiến lược mới
90% nhân sự tham gia, video recap đạt >500 lượt xem nội bộ
Event Brief là nền tảng thành công của mọi sự kiện
Một bản Event Brief được chuẩn bị kỹ lưỡng là bước khởi đầu cho một sự kiện chuyên nghiệp và thành công. Nó giúp doanh nghiệp và agency hiểu nhau, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, đồng thời truyền cảm hứng cho đội ngũ sáng tạo tạo ra những concept ấn tượng và mang giá trị thật.
Hãy nhớ: Viết brief không chỉ là “giao việc”, mà là “truyền năng lượng cho đội ngũ sáng tạo” – để biến tầm nhìn và giá trị thương hiệu thành một trải nghiệm đáng nhớ trên sân khấu.
0 Comment