Proposal sự kiện là gì – câu hỏi mà mọi công ty tổ chức sự kiện đều cần nắm rõ để tạo ra bản đề xuất thuyết phục khách hàng doanh nghiệp. Proposal sự kiện không chỉ là tài liệu liệt kê dịch vụ, mà là bản thiết kế trải nghiệm toàn diện – nơi concept sự kiện được phác họa sống động, kế hoạch tổ chức được lập chi tiết, thiết kế không gian được minh họa trực quan và ngân sách được trình bày minh bạch. Với cấu trúc proposal chuẩn và bí quyết trình bày chuyên nghiệp, bạn sẽ biến bản đề xuất thành công cụ chiến lược giúp tăng tỷ lệ chốt hợp đồng lên đến 80%. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn viết proposal sự kiện một cách chuyên nghiệp, sáng tạo và phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, từ gala dinner, team building, kick-off dự án đến ra mắt sản phẩm.

Proposal sự kiện là gì?

Proposal sự kiện là bản đề xuất tổ chức chuyên nghiệp được công ty sự kiện soạn thảo và gửi đến khách hàng doanh nghiệp ngay sau khi tiếp nhận yêu cầu chi tiết (brief). Tài liệu này không chỉ dừng lại ở việc liệt kê các hạng mục dịch vụ, mà còn bao gồm ý tưởng chủ đạo (concept), kế hoạch thực hiện chi tiết, thiết kế không gian sân khấu, lịch trình hoạt động, các điểm nhấn sáng tạo, dự toán chi phí minh bạch và tiến độ triển khai – tất cả nhằm giúp khách hàng hình dung rõ ràng về sự kiện trước khi chính thức diễn ra.

Mục tiêu cốt lõi của proposal sự kiện là thuyết phục doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ của bạn bằng cách chứng minh bốn yếu tố quan trọng:

Thấu hiểu sâu sắc về brief và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp
Ý tưởng sáng tạo, phù hợp với văn hóa nội bộ và mục tiêu kinh doanh
Kế hoạch khả thi, kiểm soát rủi ro tốt và đảm bảo chất lượng
Ngân sách minh bạch, tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả

Proposal sự kiện chính là bản xem trước (preview) sống động của một sự kiện thành công – giống như trailer phim bom tấn, giúp khách hàng nhìn thấy sân khấu LED rực rỡ, cảm nhận được không khí flashmob bất ngờ, trải nghiệm khoảnh khắc vinh danh truyền cảm hứng và hình dung rõ giá trị mà sự kiện sẽ mang lại cho đội ngũ, thương hiệu và đối tác.

Tại Việt Nam, proposal sự kiện đã trở thành văn hóa cạnh tranh giữa các công ty tổ chức sự kiện. Từ những năm 2000 với các tập đoàn đa quốc gia như Unilever, P&G, đến nay các doanh nghiệp nội địa như VinGroup, FPT, Viettel đều yêu cầu proposal chi tiết trước khi ký hợp đồng. Sự Kiện Teambuilding từng chốt hợp đồng gala dinner 3 tỷ đồng cho VinGroup chỉ trong 48 giờ nhờ proposal 3D render và concept “Vin – Shine Beyond” được trình bày ấn tượng.

Vai trò quan trọng của Proposal trong quy trình tổ chức sự kiện

Proposal sự kiện không chỉ là bước đầu tiên trong quy trình làm việc, mà còn là công cụ chiến lược giúp công ty tổ chức sự kiện xây dựng niềm tin, tạo lợi thế cạnh tranh và giành được hợp đồng giữa hàng chục đối thủ.

Proposal là cầu nối giữa khách hàng và đơn vị tổ chức – thể hiện sự thấu hiểu sâu sắc về mục tiêu kinh doanh, văn hóa nội bộ và kỳ vọng của doanh nghiệp. Ví dụ: với sự kiện kick-off, proposal không chỉ liệt kê hoạt động, mà còn phân tích insight: “Nhân viên cần năng lượng bùng nổ sau giai đoạn làm việc căng thẳng, đặc biệt khi chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ”.

Giúp doanh nghiệp hình dung trước toàn bộ sự kiện – từ sân khấu 360° với LED wall bao quanh, khu vực check-in công nghệ AR, đến khoảnh khắc cao trào như pháo giấy LED đồng bộ, video recap cảm xúc hay nghi thức thắp sáng logo 3D. Khách hàng không cần tưởng tượng – họ nhìn thấy, cảm nhận và tin tưởng.

Là cơ sở để phê duyệt ngân sách nhanh chóng – bảng báo giá sự kiện chi tiết, phân loại rõ ràng theo hạng mục giúp ban lãnh đạo ra quyết định trong 1–3 ngày, thay vì kéo dài hàng tuần như các bản đề xuất chung chung. Sự Kiện Teambuilding từng giúp Viettel duyệt proposal kick-off 2025 chỉ trong 1 ngày nhờ budget breakdown minh bạch và gợi ý tối ưu chi phí 15%.

Thể hiện năng lực và sự chuyên nghiệp của công ty sự kiện – một proposal được thiết kế đẹp, nội dung logic, ý tưởng sáng tạo sẽ giúp doanh nghiệp tin tưởng chọn bạn giữa hàng chục đối thủ. Ý tưởng trình bày: PDF interactive với video concept 30 giây, nút bấm xem 3D layout – tăng tỷ lệ mở và đọc hết 70%.

Proposal sự kiện còn là công cụ marketing nội bộ của công ty tổ chức: bản đề xuất hay sẽ được khách hàng chia sẻ lên board of directors, mở ra cơ hội hợp tác dài hạn, từ gala dinner đến team building hàng quý.

Cấu trúc chuẩn của một Proposal sự kiện chuyên nghiệp

Dưới đây là cấu trúc proposal 10 phần được Sự Kiện Teambuilding áp dụng thành công trong hơn 1.500 dự án, từ gala dinner, team building, kick-off dự án, ra mắt sản phẩm, đến hội nghị khách hàng.

1. Trang bìa (Cover)

Tên sự kiện + tagline truyền cảm hứng
Logo khách hàng + logo công ty tổ chức
Hình ảnh concept chính (3D render, moodboard hoặc ảnh minh họa)
Ngày tháng đề xuất + phiên bản

Mục tiêu: Tạo ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ, thể hiện sự chuyên nghiệp và sáng tạo.
Ví dụ: “Cùng Nhau Tỏa Sáng 2025” – hình ảnh sân khấu LED với logo doanh nghiệp sáng rực giữa pháo giấy.

2. Giới thiệu sự kiện (Event Overview)

Bối cảnh tổ chức: Doanh nghiệp đang ở giai đoạn nào? (Tổng kết năm, ra mắt sản phẩm, tái cấu trúc…)
Mục tiêu chính: Gắn kết nội bộ? Tăng nhận diện thương hiệu? Tri ân khách hàng?
Thông điệp cốt lõi (key message) được trình bày ngắn gọn, dễ nhớ

Ví dụ:

“Cùng Nhau Tỏa Sáng 2025 – Kết nối 500 nhân viên, khơi dậy tinh thần bứt phá sau năm đầy thử thách, đồng thời gửi gắm thông điệp tri ân và định hướng chiến lược cho giai đoạn mới.”

3. Phân tích yêu cầu & insight (Client Brief & Insights)

Tóm tắt brief từ khách hàng (mục tiêu, số lượng khách, địa điểm mong muốn…)
Phân tích đối tượng tham dự: độ tuổi, sở thích, kỳ vọng, hành vi
Insight thực tế từ kinh nghiệm tổ chức hơn 1.500 sự kiện

Mục tiêu: Chứng minh bạn hiểu khách hàng hơn cả chính họ.
Ví dụ: “Sau giai đoạn WFH kéo dài, nhân viên cần khoảnh khắc gắn kết thực sự, không chỉ là tiệc ăn uống thông thường.”

4. Ý tưởng chủ đạo (Concept & Theme)

Tên concept + tagline
Câu chuyện đằng sau ý tưởng (storytelling)
Màu sắc chủ đạo, phong cách thiết kế, cảm hứng sáng tạo
Moodboard hoặc hình ảnh minh họa (5–7 hình)

Ví dụ concept sự kiện:

“Hành Trình Vượt Núi” → sân khấu hình đỉnh núi, nhân viên “leo núi” nhận giải, biểu tượng cho sự kiên trì
“Tương Lai Kỹ Thuật Số” → AR check-in, hologram phát biểu, LED tương tác, phù hợp doanh nghiệp công nghệ

Mẹo: Dùng video concept 15–30 giây để khách hàng cảm nhận được không khí.

5. Lịch trình chi tiết (Event Flow)

Timeline từng phần với thời gian cụ thể (từ đón khách đến kết thúc)
Mô tả ngắn gọn từng hoạt động
Nhân sự phụ trách + thiết bị hỗ trợ

Mẫu lịch trình:

Thời gian	Hoạt động	Nội dung chính	Thiết bị
18:00–18:30	Đón khách	Check-in AR, photobooth 360°, vòng tay phát sáng	iPad, máy in ảnh nhanh
18:30–18:45	Khai mạc	Video hành trình 1 năm, phát biểu lãnh đạo	Màn LED P3, âm thanh 20.000W
21:30–21:45	Kết thúc	Pháo giấy LED, chụp ảnh tập thể, quà tặng ra về	Pháo điện, flycam

6. Thiết kế không gian & sân khấu (Venue Layout & Stage Design)

Sơ đồ mặt bằng (2D/3D) chi tiết từng khu vực
Hình ảnh sân khấu, bàn tiệc, khu check-in, khu giao lưu
Vật liệu, ánh sáng, trang trí, màu sắc chủ đạo

Công cụ: SketchUp, 3ds Max, Lumion, Canva Pro
Ý tưởng: Sân khấu 360° với LED wall bao quanh, đường dẫn ánh sáng từ lối vào đến sân khấu.

7. Các hoạt động nổi bật (Key Activities)

Nghi thức đặc biệt: thắp sáng logo 3D, countdown đồng bộ, chạm tay ánh sáng
Trò chơi tương tác: minigame qua app, flashmob nội bộ, lucky draw QR code
Yếu tố công nghệ: LED wall tương tác, AR filter, drone show, hologram
Quà tặng cá nhân hóa: hộp quà in tên, album ảnh in nhanh, video thank you

Case study: Shopee Gala 2024 – AR filter check-in, tăng tương tác mạng xã hội 300%.

8. Dự toán chi phí (Budget Breakdown)

Bảng báo giá chi tiết, phân loại theo 10+ hạng mục
Ghi chú tối ưu chi phí (gói combo, ưu đãi theo quy mô)
Tổng chi phí + thuế VAT + phương án thanh toán

Mẫu bảng báo giá sự kiện:

Hạng mục	Đơn giá	SL	Thành tiền	Ghi chú
Sân khấu LED P3	45 triệu	1	45 triệu	Bao gồm lắp đặt
MC chuyên nghiệp	12 triệu	1	12 triệu	Kinh nghiệm 10 năm
Tổng			150 triệu	Giảm 10% nếu ký trước 30/11

9. Tiến độ thực hiện (Project Timeline)

Gantt chart hoặc biểu đồ mốc thời gian trực quan
Từ duyệt proposal → ký hợp đồng → thiết kế chi tiết → set-up → tổng duyệt → sự kiện → báo cáo

Cam kết:

Video highlight + báo cáo hình ảnh trong 48h
Hỗ trợ truyền thông hậu sự kiện (fanpage, website nội bộ)

10. Kết luận & lời kêu gọi hành động (Closing)

Tóm tắt giá trị: “Chúng tôi mang đến trải nghiệm đáng nhớ, gắn kết đội ngũ, tăng nhận diện thương hiệu, ROI đo lường được.”
Lời mời hợp tác: “Hãy để Sự Kiện Teambuilding đồng hành cùng quý công ty trong hành trình tạo nên khoảnh khắc bùng nổ.”
Thông tin liên hệ: email, hotline, chữ ký đại diện, QR code

Bí quyết trình bày Proposal chuyên nghiệp, thu hút doanh nghiệp

Tư duy từ góc nhìn khách hàng
→ Giải quyết vấn đề thực tế: “Làm sao để 300 nhân viên gắn kết sau WFH?” → Đề xuất team building + gala kết hợp.
Thiết kế đồng bộ, tinh tế
→ Dùng màu sắc thương hiệu khách hàng, font chữ dễ đọc (Roboto, Montserrat), khoảng trắng hợp lý, kích thước file < 15MB.
Kể chuyện bằng hình ảnh & video
→ Moodboard, 3D render, video concept 30 giây, animation timeline
Dẫn chứng thực tế từ dự án đã làm
→ Đính kèm ảnh sự kiện thực tế, feedback khách hàng, case study ngắn (1 trang)
Tương tác trong proposal
→ Dùng PDF interactive với nút bấm xem video, link portfolio, QR code dẫn đến landing page sự kiện

Lỗi thường gặp khi viết Proposal sự kiện & cách khắc phục

Copy mẫu có sẵn → Khắc phục: Cá nhân hóa 100% theo brief, văn hóa doanh nghiệp
Quá nhiều hình ảnh, thiếu nội dung → Khắc phục: Tỷ lệ 60% nội dung – 40% hình ảnh
Không có concept xuyên suốt → Khắc phục: Mọi hạng mục phải phục vụ 1 ý tưởng duy nhất
Báo giá chung chung → Khắc phục: Chi tiết đến từng con ốc vít
File nặng, khó mở → Khắc phục: PDF < 10MB, phiên bản mobile-friendly

Proposal – Chìa khóa mở cửa hợp tác lâu dài

Proposal sự kiện không chỉ là bản kế hoạch – mà là tuyên ngôn sáng tạo, bằng chứng năng lực, cam kết chất lượng và công cụ xây dựng niềm tin của công ty tổ chức sự kiện. Một proposal chuyên nghiệp sẽ giúp bạn:

Thuyết phục nhanh chóng trong 48 giờ
Tăng tỷ lệ chốt deal lên 80%
Xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược

Proposal Sự Kiện Là Gì? Cấu Trúc & Mẹo Trình Bày Ấn Tượng Với Khách Hàng Doanh Nghiệp