Mỗi sự kiện đều là một quyết định đầu tư. Nhưng: Làm thế nào để bạn chuyển hóa những trải nghiệm tuyệt vời, những lượt tương tác sôi nổi đó thành một báo cáo tài chính minh bạch? Đây là thách thức lớn nhất của mọi chuyên gia Event Marketing. Nếu bạn muốn được nhìn nhận như một đòn bẩy tăng trưởng thực thụ, bạn cần phải thành thạo ngôn ngữ của lợi nhuận.
Bài viết này cung cấp góc nhìn của nhà đầu tư: ROI sự kiện là gì? Cách tính lợi nhuận và giá trị mang lại cho doanh nghiệp. Hãy đọc ngay để trang bị kiến thức tài chính quý giá cho bạn!
ROI là gì trong sự kiện?
ROI (Return on Investment) hay Tỷ suất hoàn vốn đầu tư là chỉ số tài chính quan trọng nhất dùng để xác định mức độ hiệu quả của một khoản đầu tư. Trong bối cảnh sự kiện, ROI sự kiện là thước đo định lượng cho thấy lợi nhuận ròng mà sự kiện mang lại, so với tổng chi phí đã bỏ ra để tổ chức nó.
Nhiều người lầm tưởng ROI chỉ áp dụng cho các sự kiện bán vé. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp, ROI còn bao gồm giá trị kinh tế từ các hoạt động phi tài chính trực tiếp.
- Ví dụ: Khách hàng tiềm năng (Leads), ký kết hợp đồng sau sự kiện, giá trị trọn đời của khách hàng (Customer Lifetime Value – CLV) được nuôi dưỡng từ sự kiện
Hiểu đúng ROI là gì là bước đầu tiên để nhìn nhận sự kiện như một trung tâm lợi nhuận, không phải là một trung tâm chi phí.
5 lợi ích cốt lõi của ROI đối với tổ chức sự kiện
1. Đánh giá hiệu quả chi phí
ROI là công cụ then chốt để xác định xem sự kiện có xứng đáng với ngân sách đầu tư ban đầu hay không. Bằng cách định lượng lợi nhuận so với chi phí, ROI giúp nhà quản lý tối ưu hóa chi phí cho các sự kiện tương lai, loại bỏ lãng phí để tập trung nguồn lực vào các hạng mục sinh lời cao.
2. Hỗ trợ ra quyết định chiến lược
Chỉ số ROI cung cấp dữ liệu định lượng để định hướng chiến lược. Dựa vào kết quả ROI, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định quan trọng như nhân rộng các sự kiện đã thành công, điều chỉnh các chiến dịch chưa hiệu quả, …
3. So sánh hiệu quả giữa các sự kiện
ROI thiết lập một thước đo chuẩn chung để so sánh hiệu quả tài chính của các sự kiện khác nhau, bất kể loại hình, quy mô hay ngân sách. Điều này giúp đánh giá đúng giá trị mà từng khoản đầu tư sự kiện mang lại, từ đó lựa chọn danh mục sự kiện tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
4. Tối ưu hóa lợi nhuận gián tiếp
Khi kết hợp ROI với các chỉ số phụ như khách hàng tiềm năng, lượt tương tác (Engagement), mức độ hài lòng (NPS/CSAT), doanh nghiệp có thể nhìn thấy giá trị tổng thể mà sự kiện mang lại.
5. Tăng tính chuyên nghiệp
Việc sử dụng ROI làm thước đo chính giúp các báo cáo trở nên minh bạch hơn với Ban lãnh đạo, đối tác, nhà đầu tư.
Cách tính lợi nhuận và giá trị mang lại cho doanh nghiệp
1. Tính lợi nhuận trực tiếp từ sự kiện
Lợi nhuận trực tiếp là số tiền thu được sau khi trừ toàn bộ chi phí tổ chức sự kiện, phản ánh hiệu quả tài chính ngay lập tức. Đây là cơ sở quan trọng để tính ROI chuẩn xác.
Công thức tính:
Lợi nhuận trực tiếp = Doanh thu từ sự kiện – Chi phí đầu tư
Trong đó:
- Doanh thu từ sự kiện: Bao gồm các hợp đồng bán hàng, dịch vụ, phí tham dự, các khoản thu trực tiếp khác.
- Chi phí đầu tư: Bao gồm chi phí địa điểm, nhân sự, marketing, quà tặng, thiết bị, vận hành, các chi phí phát sinh.
Lưu ý: Chỉ số này phản ánh giá trị tài chính ngay lập tức, chưa bao gồm các lợi ích gián tiếp quan trọng khác.
2. Định lượng giá trị gián tiếp (ROO) và lợi ích chiến lược
Giá trị lớn nhất của sự kiện thường nằm ở lợi ích phi tài chính (ROO – Return on Objectives). Để báo cáo thuyết phục, giá trị này phải được quy đổi thành tiền và tích hợp vào tổng doanh thu quy đổi:
A- Quy trình quy đổi giá trị Leads (Khách hàng tiềm năng)
Đây là phương pháp quan trọng nhất để tính giá trị gián tiếp của sự kiện B2B:
Giá trị Leads = Số lượng Leads thu được x Tỷ lệ Chuyển đổi Dự kiến x Giá trị Giao dịch trung bình (AOV)
B- Quy đổi giá trị thương hiệu/truyền thông
Bạn có thể sử dụng phương pháp AVE (Advertising Value Equivalency) để ước tính số tiền phải chi nếu mua quảng cáo tương đương với mức độ phủ sóng sự kiện đạt được.
Ví dụ: Giả sử công ty X nhận được 5 bài báo uy tín sau hội nghị. Nếu chi phí mua 1 trang quảng cáo tương đương là 20.000.000 VND, sử dụng hệ số hiệu chỉnh 2.0 (vì tính tin cậy của truyền thông tự nhiên cao hơn quảng cáo trả tiền), riêng giá trị báo chí đã là: 5 x 20.000.000 x 2.0 = 200.000.000 VND.
Tổng hợp với giá trị mạng xã hội, sự kiện có thể tạo ra tổng giá trị truyền thông quy đổi lên tới 300.000.000 VND. Con số này sau đó được tích hợp vào tổng doanh thu quy đổi để tính ROI.
C- Lợi ích tổng thể cho doanh nghiệp
Sự kiện còn mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp thông qua các yếu tố chiến lược không trực tiếp đưa vào công thức ROI nhưng có tác động tài chính:
- Tăng giá trị thương hiệu (Brand Equity): ROO tích cực (tăng nhận diện, sự yêu thích) làm tăng sức mạnh định giá của sản phẩm/dịch vụ trên thị trường.
- Hiệu quả nội bộ: Sự kiện nội bộ nâng cao gắn kết nhân viên, làm giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo (giảm chi phí hoạt động).
- Pipeline bán hàng: Sự kiện tạo ra các cơ hội bán hàng mới, thúc đẩy lợi nhuận chung trong các kỳ tài chính tiếp theo.
Công thức tính ROI chuẩn xác
Để tính toán ROI sự kiện một cách chính xác, bạn cần áp dụng công thức tài chính cơ bản:
ROI (%) = (Lợi nhuận – Chi phí đầu tư) / Chi phí đầu tư × 100
Trong đó:
- Lợi nhuận: Tổng lợi ích thu được từ khoản đầu tư (doanh thu, giá trị gia tăng, lợi ích gián tiếp…).
- Chi phí đầu tư: Bao gồm toàn bộ chi phí tổ chức sự kiện.
Ví dụ: Giả sử công ty tổ chức một hội thảo khách hàng:
- Chi phí đầu tư: 50 triệu đồng (địa điểm, marketing, quà tặng, nhân sự).
- Lợi nhuận thu về: 80 triệu đồng từ hợp đồng bán hàng mới..
Áp dụng công thức:
ROI = ((80 – 50) / 50) x 100 = 60%
Chỉ số ROI trong sự kiện bao nhiêu là tốt?
Chỉ số ROI sự kiện lý tưởng không phải là một con số cố định mà phụ thuộc hoàn toàn vào mục tiêu chiến lược và bối cảnh ngành của bạn.
ROI phải lớn hơn 0% là mức sàn bắt buộc để sự kiện được coi là hiệu quả tài chính cơ bản. Tuy nhiên, để xác định ROI thực sự tốt, bạn cần so sánh với các chuẩn mực sau:
| Tiêu chí Đánh giá | Mục tiêu sự kiện | Tiêu chuẩn ROI | Phân tích |
| Sàn tài chính | Đạt hòa vốn và sinh lời | > 0% (Mức sàn tối thiểu) | Mỗi đồng đầu tư mang lại lợi nhuận. Nếu ROI = 0%, sự kiện không lỗ. |
| Hiệu quả Bán hàng | Bán hàng trực tiếp (B2C), giao dịch nhanh | 5:1 (400% ROI) là mục tiêu lý tưởng. | Tỷ lệ chuẩn mực trong Marketing để bù đắp COGS và chi phí vận hành. |
| Hiệu quả Rất tốt | Tối ưu chi phí, lợi nhuận cao | 2:1 (100% ROI) đến 5:1 (400% ROI) | Mức ROI được coi là khả quan trong nhiều ngành công nghiệp. |
| Hiệu quả Dài hạn | Tạo Leads (B2B), xây dựng thương hiệu (ROO) | ROI ban đầu thấp (< 50%) được chấp nhận | Giá trị thực nằm ở CLV (Giá trị trọn đời) và việc CPL từ sự kiện thấp hơn CPL trung bình của các kênh khác. |
Lưu ý quan trọng: ROI chỉ đo lường lợi nhuận về mặt số liệu, chưa phản ánh toàn bộ giá trị gián tiếp của sự kiện.
- Ví dụ: Một sự kiện có thể có ROI âm (ví dụ: một sự kiện ra mắt sản phẩm hoàn toàn miễn phí) nhưng lại đạt ROO cực kỳ cao (ví dụ: tạo ra làn sóng truyền thông mạnh mẽ, thu hút 10,000 khách hàng tiềm năng). Trong trường hợp này, sự kiện đó vẫn được coi là thành công chiến lược.
Cách cải thiện chỉ số ROI trong tổ chức sự kiện
Để đảm bảo sự kiện mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp, việc cải thiện chỉ số ROI là yếu tố then chốt. Dưới đây là cách bạn bán hàng thông minh hơn:
1. Tăng doanh thu
Tăng doanh thu trực tiếp là cách nhanh chóng nâng ROI. Doanh nghiệp có thể thiết kế các gói ưu đãi, voucher, upsell sản phẩm/dịch vụ, khuyến khích khách tham dự chuyển đổi ngay tại sự kiện.
Ngoài ra, bạn có thể áp dụng mô hình bán vé đa dạng hóa (ví dụ: vé VIP có quyền lợi độc quyền) để tăng giá trị giao dịch trung bình.
2. Tối ưu hóa chi phí
Kiểm soát chi phí một cách chuyên nghiệp sẽ trực tiếp làm tăng lợi nhuận ròng. Thay vì chi tiêu lặp lại, bạn hãy đầu tư vào các vật phẩm, cấu trúc sự kiện có thể tái sử dụng nhiều lần trong năm.
Doanh nghiệp cũng nên áp dụng các giải pháp marketing tiết kiệm nhưng hiệu quả như email marketing, mạng xã hội, livestream. Khi giảm chi phí phát sinh, đồng thời duy trì chất lượng sự kiện, chỉ số ROI sẽ tăng mà không làm ảnh hưởng trải nghiệm của khách hàng hoặc giá trị sự kiện.
3. Nâng cao giá trị gián tiếp
Giá trị gián tiếp từ sự kiện bao gồm thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng, nâng cao nhận diện thương hiệu, xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược. Một phần giá trị gián tiếp có thể được quy đổi sang số tiền định lượng để đưa vào tính ROI, từ đó giúp doanh nghiệp nhìn nhận hiệu quả dài hạn.
Kết luận
ROI sự kiện không chỉ là một chỉ số, đó là vũ khí tối thượng của bạn. Đã qua rồi cái thời tổ chức sự kiện chỉ để “mọi người vui vẻ”; giờ đây, bạn phải chứng minh được vai trò của mình là một nhà đầu tư chiến lược.
Nắm vững công thức tính ROI và biết cách tính lợi nhuận, giá trị mang lại cho doanh nghiệp là bước đầu tiên. Hãy lấy mục tiêu ROI 5:1 làm chuẩn mực chiến đấu cho các sự kiện tạo doanh thu.
Tuy nhiên, sự tinh thông nằm ở việc cân bằng nó với ROO (Return on Objectives), vì lợi ích thương hiệu ngày hôm nay chính là tiền bạc dồi dào của ngày mai. Bằng cách áp dụng các bước cải thiện chỉ số ROI thực tế, bạn sẽ biến sự kiện từ một trung tâm chi phí thành một công cụ tăng trưởng lợi nhuận có thể đo lường và lặp lại.
0 bình luận