Khi lập kế hoạch tổ chức team building, ban tổ chức không nên chỉ ghi ngày, địa điểm và danh sách trò chơi. Một bản kế hoạch hữu ích cần giúp doanh nghiệp trả lời đủ 5 câu hỏi: tổ chức để làm gì, ai tham gia, ngân sách bao nhiêu, chương trình vận hành thế nào và rủi ro nào cần chuẩn bị trước.
Nếu anh chị cần bản kiểm việc ngắn hơn sau khi đã có khung kế hoạch, có thể dùng thêm checklist tổ chức team building để rà từng đầu việc trước ngày chạy.
Mẫu Khung Kế Hoạch Tổ Chức Team Building
| Phần trong kế hoạch | Nội dung cần điền | Người nên duyệt |
|---|---|---|
| 1. Mục tiêu | Lý do tổ chức, vấn đề nhân sự cần giải quyết, thông điệp chính | Ban lãnh đạo, HR |
| 2. Đối tượng tham gia | Số lượng, phòng ban, độ tuổi, đặc điểm vận động, yêu cầu đặc biệt | HR/Admin |
| 3. Thời gian và địa điểm | Ngày dự kiến, thời lượng, khu vực tổ chức, phương án địa điểm | Ban tổ chức |
| 4. Format chương trình | Trong nhà, ngoài trời, bãi biển, Amazing Race, gala kết hợp | HR, agency nếu có |
| 5. Kịch bản chính | Khởi động, chia đội, thử thách, tổng kết, trao giải | Ban tổ chức, MC, điều phối |
| 6. Timeline | Mốc chuẩn bị trước sự kiện và timeline ngày chạy | Trưởng ban tổ chức |
| 7. Ngân sách | Chi phí chương trình, hậu cần, nhận diện, media, dự phòng | Finance, lãnh đạo |
| 8. Nhân sự phụ trách | Đầu mối, MC, điều phối, kỹ thuật, media, hậu cần, y tế | Trưởng ban tổ chức |
| 9. Phương án dự phòng | Mưa, nắng nóng, đổi địa điểm, trễ xe, sự cố kỹ thuật, an toàn | Ban tổ chức và agency |
Mẫu Kế Hoạch Dạng Tóm Tắt Để Xin Duyệt
Nếu cần trình lãnh đạo nhanh, anh chị có thể dùng bản tóm tắt 1 trang như sau:
| Mục | Nội dung tóm tắt |
|---|---|
| Tên chương trình | [Tên/chủ đề team building] |
| Mục tiêu | [Gắn kết đội ngũ / kick off / tri ân / onboarding / truyền thông văn hóa] |
| Quy mô | [Số lượng người, phòng ban, đối tượng tham gia] |
| Thời gian – địa điểm | [Ngày dự kiến, khu vực, phương án địa điểm] |
| Format | [Outdoor / indoor / bãi biển / gala kết hợp] |
| Ngân sách dự kiến | [Mức tối thiểu / tiêu chuẩn / mở rộng] |
| Đề xuất phê duyệt | [Phương án đề xuất và lý do chọn] |
Liên Kết Kế Hoạch Với Timeline, Ngân Sách Và Proposal
Sau khi có khung kế hoạch, ban tổ chức nên tách thành 3 tài liệu vận hành: timeline team building, bảng dự trù kinh phí team building và brief/proposal team building. Cách tách này giúp mỗi người phụ trách nhìn đúng phần việc của mình, không bị dồn tất cả vào một file dài khó theo dõi.
Nếu chương trình ngoài trời hoặc đi xa, kế hoạch cũng cần có phần phương án dự phòng team building để xử lý thời tiết, an toàn, kỹ thuật và phát sinh số lượng.
Cần Lên Kế Hoạch Team Building Cho Doanh Nghiệp?
Viet Vision có thể hỗ trợ anh chị từ bước brief, concept, timeline, ngân sách đến vận hành chương trình. Anh chị có thể xem thêm dịch vụ tổ chức team building hoặc liên hệ nhận tư vấn.
FAQ: Mẫu Kế Hoạch Tổ Chức Team Building
Mẫu kế hoạch tổ chức team building nên có những phần nào?
Nên có mục tiêu, đối tượng tham gia, thời gian, địa điểm, format, kịch bản, timeline, ngân sách, nhân sự phụ trách, truyền thông nội bộ và phương án dự phòng. Với chương trình lớn, nên thêm sơ đồ vận hành và bảng phân công chi tiết.
Kế hoạch team building khác checklist team building ở điểm nào?
Kế hoạch mô tả tổng thể chương trình và lý do tổ chức, còn checklist là danh sách đầu việc cần hoàn thành. Hai tài liệu này nên đi cùng nhau: kế hoạch để xin duyệt và định hướng, checklist để kiểm soát tiến độ thực thi.
Có nên lập nhiều phương án ngân sách trong kế hoạch không?
Có. Ban tổ chức nên lập ít nhất hai hoặc ba phương án ngân sách như tiết kiệm, tiêu chuẩn và nâng cao. Cách này giúp lãnh đạo dễ chọn phương án phù hợp thay vì chỉ duyệt hoặc từ chối một con số duy nhất.
Bình luận (0)