Một người tổ chức sự kiện (Events Planner) giỏi không chỉ lên ý tưởng, xây dựng chương trình, tổ chức thực hiện mà còn phải theo sát tổ chức sự kiện từ đầu đến cuối. Bởi nếu chương trình bị thay đổi vào phút chót bởi bất cứ lý do nào, kế hoạch gần như phải thực hiện lại từ đầu.
Do vậy, hãy đọc những lưu ý cần biết khi tổ chức sự kiện cho công ty, doanh nghiệp để có một sự kiện thành công và để lại nhiều ấn tượng.
Tổ chức sự kiện là hoạt động tiếp thị, quảng bá cho các dịch vụ, sản phẩm, và thương hiệu của công ty, doanh nghiệp thông qua một sự kiện. Đây là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và hợp tác với các khách hàng, đại lý, đối tác, cơ quan truyền thông nhằm giúp trao đổi thông tin giữa hai chiều và tăng cường mối quan hệ hợp tác cho doanh nghiệp.
Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không chỉ phải thiết kế chương trình, lên kịch bản tổ chức sự kiện, mà còn phải làm việc trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp để mang đến một sự kiện hấp dẫn, thành công.
Một Số Lưu Ý Khi Tổ Chức Sự Kiện Cho Công Ty, Doanh Nghiệp
Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện
Thông thường, khi tổ chức hội nghị hội thảo, tổ chức lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm,… nhiều doanh nghiệp đều chỉ quan tâm đến xếp hạng sao của khách sạn mà không chú ý đến sức chứa cụ thể của địa điểm tổ chức sự kiện. Đối với tổ chức event quy mô, có lượng khách mời nhiều hơn 500 người thì ở Hà Nội bạn có thể tham khảo một số địa điểm tổ chức sự kiện: khách sạn Melia, Fortuna, Sheraton… Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chọn khách sạn Sheraton, khách sạn Park Hyatt… làm địa điểm tổ chức sự kiện tại Sài Gòn lý tưởng.
Thời Gian Set Up
Hiếm khi nào một đơn vị tổ chức sự kiện không quan tâm đến thời gian set up sân khấu, thời gian treo bandrol, thời gian trang trí sự kiện… Tổ chức sự kiện ở đâu, thông thường nhà cung cấp địa điểm sẽ cho chúng ta khoảng thời gian nửa ngày hay một ngày trước đó để thực hiện set up. Tuy nhiên trong một vài trường hợp do kẹt thời gian event tổ chức trước đó mà thời gian thực hiện của bạn sẽ vô cùng ít ỏi. Hãy chủ động hỏi kỹ đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện về khung thời gian cho phép set up sự kiện, dịch vụ ra sao…
Điều Kiện Thời Tiết
Bất cứ sự kiện nào thành công hay thất bại đều không thể không cân nhắc đến yếu tố thời tiết. Nếu bạn tổ chức event vào đúng mùa mưa hay những ngày trời lạnh, thì lựa chọn tổ chức sự kiện trong không gian ngoài trời không phải là một ý kiến hay. Việc cần làm khi tổ chức sự kiện lúc này chính là cố gắng kiếm tìm một địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà, hoặc có mái che để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi.
Hệ Thống Cơ Sở Vật Chất
Nhiều doanh nghiệp khi thực hiện tổ chức sự kiện cộng đồng ở các nhà thi đấu, sân vận động đã không khỏi cảm thấy sốc. Ánh sáng chập chờn, âm thanh không ổn định, an ninh kém, vệ sinh không đảm bảo, không cho thời gian tập duyệt và chạy thử chương trình… là những rào cản ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức sự kiện. Chính vì thế, trước khi bắt đầu lựa chọn địa điểm tổ chức, người tổ chức chuyên nghiệp cần phải liên hệ trước với địa điểm thuê về các dịch vụ được cung cấp để từ đó có phương án dự phòng phù hợp.
Bên cạnh đó, tình hình thiếu chỗ đỗ xe cho khách tham dự cũng là một vấn đề nan giải khi tổ chức sự kiện. Bạn nên lưu ý khi xây dựng một sự kiện cần chọn lựa các địa điểm tổ chức nằm ngay trung tâm thành phố với bãi đỗ xe rộng rãi, sức chứa lớn.
Sự Phối Hợp Giữa Nhân Viên
Ngoài ra, sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận cũng làm chương trình gặp trục trặc ít nhiều. Vì thế, ánh sáng trong sân khấu phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sân khấu có thể sắp xếp đội hình chuẩn nhất, MC dẫn chương trình nên đứng ở vị trí nào cho hợp lý, đội ca múa nên diễn bắt đầu từ thời gian nào và sắp xếp đội hình ra sao…
Những Sai Lầm Thường Mắc Khi Tổ Chức Sự Kiện Cho Công Ty, Doanh Nghiệp
Tổ chức sự kiện là một hoạt động phức tạp với nhiều đầu việc lớn nhỏ khác nhau. Dưới đây là một số sai lầm mà bất cứ công ty tổ chức sự kiện hay người tổ chức event nào ít nhiều cũng mắc phải.
Người Dẫn Chương Trình – Mc Quên Lời
Người dẫn chương trình (MC) nhiều khi là người tạo nên nhiều tình huống khó xử. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho thấy, MC thường xuyên quên mất nội dung cần phải trình bày hay quá tự tin vào khả năng ghi nhớ của mình và lúc dẫn chương trình để nội dung đi một kiểu, chủ đề đi một hướng.
Nhầm Thời Gian Cấp Giấy Phép
Một vài sự cố khác cũng có thể xảy ra chỉ vì người tổ chức hay doanh nghiệp không rành “luật lệ”. Có thể là chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Nếu bạn tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm rõ quy định này, rất có thể event sẽ bị xôi hỏng bỏng không.
Vấn Đề Với Người Nổi Tiếng
Sự có mặt của người nổi tiếng trong sự kiện không những giúp sự kiện hấp dẫn, cuốn hút mà còn dễ dàng gia tăng sự ấn tượng đối với khách hàng, đối tác tham dự. Tuy nhiên, chính vì họ là người nổi tiếng với lịch trình làm việc bận rộn kín đặc nên đơn vị tổ chức sự kiện cũng sẽ phải đối mặt với nhiều chuyện đau đầu.
Bạn sẽ rất dễ gặp phải tình trạng “sao” đến muộn quá giờ biểu diễn hoặc thực hiện không như trao đổi ban đầu. Đề phòng trường hợp này bạn sẽ cần dự trù trước các tình huống có thể xảy ra để có phương án xử lý kịp thời.
Tiến Độ Công Việc Bị Chậm
Một Events Planner chuyên nghiệp cũng cần phải có bảng danh mục công việc cần thực hiện để nắm bắt và rà soát tiến độ thực hiện. Ngoài ra, cũng phải nghĩ tới các phương án quản lý rủi ro trong khi tổ chức tiệc cuối năm – year end party để có thể giải quyết sự cố nhanh chóng và đúng đắn nhất.
Quan trọng hơn, không được xem nhẹ bất cứ chi tiết nào trong khi tổ chức sự kiện bởi có nhiều tưởng chừng đơn giản nhưng ảnh hưởng rất lớn đến sự thành hay bại của một chương trình. Điều này là điều mà những người làm nghề tổ chức sự kiện hay doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức cần chú ý.
Thời Gian Chuẩn Bị Gấp
Tiếp theo đó, chính là việc treo băng rôn, phông nền, standee phục vụ cho sự kiện. Sẽ không có bất cứ công ty tổ chức team building – sự kiện chuyên nghiệp nào có thể đảm đương treo toàn bộ băng rôn trước sự kiện diễn ra trong một tuần.
