Bước 1: Xác Định Mục Đích Tổ Chức Tiệc Cuối Năm
Điều đầu tiên bạn cần xác định trước khi lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm chính là mục đích tổ chức. Từ đó, bạn sẽ xây dựng được nội dung và kịch bản tổ chức chương trình tiệc cuối năm. Thông thường, tiệc tất niên cuối năm year end party được chia thành hai phần chính: đó là phần lễ và phần tiệc. Phần lễ là dịp để doanh nghiệp tổng kết lại các hoạt động của năm cũ, và định hướng phát triển năm tới. Đây cũng là cơ hội để công ty khen thưởng, động viên tinh thần của tập thể nhân viên đã gắn bó trong công ty trong suốt thời gian vừa qua.
Biến Mục Tiêu Thành Tiêu Chí Duyệt Kế Hoạch
Sau khi xác định mục đích của tiệc tất niên, HR nên chuyển mục tiêu đó thành vài tiêu chí để so sánh phương án. Ví dụ, nếu ưu tiên tri ân nhân viên, kế hoạch cần làm rõ thời lượng vinh danh, trải nghiệm dùng bữa và không gian giao lưu. Nếu chương trình cần truyền tải định hướng năm mới, phần thông điệp, màn hình và kịch bản phát biểu phải được ưu tiên trước các tiết mục phụ.
Cách viết này giúp người duyệt nhìn thấy mối liên hệ giữa mục tiêu và chi phí. Một phương án có sân khấu lớn chưa chắc phù hợp nếu doanh nghiệp cần một buổi trò chuyện gần gũi; ngược lại, chương trình có nhiều khách mời và nội dung vinh danh sẽ cần tính kỹ tầm nhìn sân khấu, âm thanh và thời lượng di chuyển lên nhận giải.
| Mục tiêu chính | Tiêu chí nên đưa vào kế hoạch | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Tổng kết và định hướng | Mạch nội dung, thời lượng phát biểu, hình ảnh kết quả | Không để phần báo cáo lấn át trải nghiệm |
| Tri ân và vinh danh | Danh sách giải thưởng, hình ảnh, quy trình trao tặng | Chốt tên, thứ tự và người trao trước khi in ấn |
| Gắn kết nhân viên | Bố trí bàn, hoạt động tương tác, thời gian giao lưu | Không biến hoạt động vui chơi thành phần bắt buộc |
| Khởi động năm mới | Thông điệp, tiết mục mở màn, nghi thức chung | Thông điệp phải gắn với định hướng cụ thể |
Bước 2: Lên Danh Sách Khách Mời Đến Tham Dự
Khách mời tham dự bữa tiệc tất niên year end party chủ yếu là toàn bộ nhân viên, ban lãnh đạo của công ty, hay các đối tác quan trọng và thân thiết… Bạn cần xác định số lượng người tham dự để lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc liên hoan cuối năm phù hợp với chương trình cũng như ngân sách của doanh nghiệp.Bước 3: Xác Định Cách Thức Tổ Chức Tiệc
Xu hướng hiện nay cho thấy, tổ chức tiệc cuối năm year end party không còn bó hẹp trong nhà mà đã vươn mình trở thành một bữa tiệc buffet hay BBQ ngoài trời… ở các địa điểm sân vườn rộng rãi, thoáng đãng. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng rất ưa chuộng hình thức tổ chức lễ tổng kết cuối năm kết hợp cùng tổ chức hội nghị hội thảo, tiệc year end party… khiến chương trình tổ chức tiệc tất niên trở nên độc đáo, thú vị và để lại nhiều dấu ấn đáng nhớ.
Phân Vai Để Kế Hoạch Không Bị Nghẽn Ở Khâu Duyệt
HR thường là đầu mối tổng hợp nhưng không nên tự quyết định thay tất cả bộ phận. Ngay trong bản kế hoạch, hãy ghi rõ ai cung cấp dữ liệu, ai đề xuất, ai duyệt và ai phối hợp thực hiện. Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc số lượng nhân sự lớn, mỗi nhóm nên có một người xác nhận danh sách và yêu cầu đặc biệt.
- HR hoặc ban tổ chức: tổng hợp mục tiêu, số lượng, yêu cầu văn hóa và các mốc cần duyệt.
- Ban lãnh đạo: chốt thông điệp, ngân sách khung, khách mời và nội dung bắt buộc.
- Tài chính hoặc mua hàng: kiểm tra hạn mức, điều kiện thanh toán và hồ sơ nhà cung cấp.
- Các phòng ban: xác nhận tiết mục, danh sách vinh danh, nhu cầu ăn uống và người phối hợp.
- Đơn vị tổ chức: chuyển brief đã thống nhất thành phương án không gian, kỹ thuật, nhân sự và điều phối.
Mỗi đầu việc nên có một ngày khóa thông tin. Số lượng tạm tính cần chốt sớm để khảo sát địa điểm; danh sách vinh danh có thể chốt sau nhưng phải có hạn cuối. Khi cần so sánh sức chứa, giao thông, bãi xe và giới hạn vận hành, HR có thể tham khảo cách rà soát địa điểm tiệc tất niên tại Hà Nội trước khi trình phương án.
Bước 4: Lựa Chọn Địa Điểm Tổ Chức Tiệc Cuối Năm
Sau khi dự kiến số lượng khách mời và cách thức tổ chức, bạn cần lựa chọn được địa điểm tổ chức tiệc cuối năm hợp lý. Với tiệc tất niên cuối năm tổ chức trong nhà, bạn có thể chọn khách sạn, nhà hàng, trung tâm tổ chức hội nghị, hay trung tâm tổ chức tiệc cưới… làm địa điểm tổ chức tất niên. Tuy nhiên người tổ chức tiệc cuối năm cũng cần bảo đảm lựa chọn không gian tổ chức tiệc phải hợp lý, vừa vặn với số người tham dự. Riêng với hình thức tổ chức tiệc cuối năm kết hợp cùng tổ chức hội nghị hội thảo bạn cần chọn các khu nghỉ dưỡng, du lịch sinh thái… có không gian sang trọng, cao cấp phù hợp, gần khu vực trung tâm.Bộ Thông Tin Đầu Vào Trước Khi Xin Phương Án
Một yêu cầu chỉ ghi “tổ chức tiệc cuối năm cho khoảng 300 người” chưa đủ để nhà cung cấp tư vấn chính xác. HR nên gom thông tin thành một brief ngắn, tách rõ điều đã chắc chắn và điều còn cần tư vấn.
- Mục tiêu và thông điệp chính của chương trình.
- Số lượng dự kiến, cơ cấu nhân sự, khách mời và người đi cùng.
- Thời gian mong muốn, khung giờ thay thế và khu vực ưu tiên.
- Ngân sách dự kiến hoặc khoảng ngân sách cần so sánh.
- Hạng mục bắt buộc: tiệc, sân khấu, âm thanh, màn hình, MC, tiết mục, vinh danh, quay chụp và quà tặng.
- Yêu cầu về ẩm thực, nhận diện thương hiệu, ngôn ngữ, chỗ đỗ xe và khả năng tiếp cận.
- Ràng buộc đã biết: giờ giới hạn, quy định địa điểm, khách nước ngoài, người lớn tuổi hoặc người cần hỗ trợ.
Không nên điền một con số đoán như thể đó là thông tin đã xác nhận. Hãy ghi “cần tư vấn” hoặc “đang chờ xác nhận” để nhà cung cấp nêu giả định trong phương án. Nhờ vậy, ban lãnh đạo biết chính xác phần nào đã chốt và phần nào có thể làm thay đổi chi phí.
Bước 5: Xây Dựng Kịch Bản Tổ Chức Tiệc Cuối Năm
Đây là yếu tố quan trọng nhất trong phần lập kế hoạch tổ chức sự kiện tiệc tất niên cuối năm. Sự kiện có độc đáo, sáng tạo không? Chương trình có điểm nhấn nào đặc sắc không? Khách mời có cảm thấy thoải mái và ấn tượng không?… Trả lời tốt các câu hỏi trên sẽ giúp ích kịch bản tổ chức tiệc tất niên của bạn rất nhiều. Nếu như bạn không có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện, bạn có thể liên hệ đến các công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp như Viet Vision Team Building. Bằng những cách tổ chức khác nhau, chúng tôi sẽ mang tới bữa tiệc cuối năm đặc sắc, thú vị và để lại nhiều dư âm đáng nhớ.
Mẫu Kế Hoạch Ngắn Để Xin Duyệt
Bảng dưới đây đủ ngắn để dùng trong email hoặc tờ trình nội bộ. Mỗi dòng nên có một người chịu trách nhiệm cập nhật và một ngày cần có quyết định.
| Đầu việc | Người phụ trách | Ngày cần duyệt | Thông tin còn thiếu |
|---|---|---|---|
| Mục tiêu và thông điệp | HR / Ban lãnh đạo | …/…/… | Thông điệp chính, nội dung bắt buộc |
| Số lượng và khách mời | HR / Đại diện phòng ban | …/…/… | Số tạm tính, người đi cùng, khách mời |
| Địa điểm | HR / Đơn vị tổ chức | …/…/… | Sức chứa, bãi xe, giờ sử dụng, phương án dự phòng |
| Ngân sách | Tài chính / Người duyệt | …/…/… | Khoảng ngân sách, thuế, phí và phát sinh |
| Nội dung và tiết mục | HR / Các phòng ban | …/…/… | Danh sách vinh danh, tiết mục, người phát biểu |
| Nhà cung cấp và đầu mối | HR / Mua hàng | …/…/… | Phạm vi công việc, điều kiện thanh toán, đầu mối |
Ví dụ minh họa (giả định): doanh nghiệp dự kiến 300 khách, ưu tiên tri ân và giao lưu, cần duyệt địa điểm trước ngày 15/10, ngân sách đang chờ tài chính xác nhận. Đây chỉ là giả định để minh họa cách điền; HR cần thay bằng số liệu, thời hạn và người phụ trách thực tế.
Bước 6: Dự Đoán Thời Gian Tổ Chức Tiệc Cuối Năm
Kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm chi tiết, đầy đủ đến đâu cũng cần có những mốc thời gian đi kèm. Mọi hạng mục từ công tác chuẩn bị, tiến hành thực hiện, vai trò của từng nhân viên thực hiện đều cần có timeline cụ thể. Thực hiện tốt điều này sẽ giúp đơn vị tổ chức kiểm soát tốt các rủi ro, sự cố có khả năng xảy ra trong quá trình tổ chức. Bên cạnh đó, điều này cũng giúp bạn tiết kiệm được kha khá chi phí vào những đầu việc không tên, không có giá trị.Bước 7: Dự Trù Ngân Sách
Liệt kê các hạng mục đi cùng với chi phí cần bỏ ra là việc bạn cần làm tiếp theo. Bạn cũng cần cân nhắc về các công việc phải thực hiện, công việc nào quan trọng và công việc nào có thể cắt giảm trong khi lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên year end party.Kiểm Tra Trước Khi Gửi Kế Hoạch
Hãy đọc lại bản kế hoạch như một người không tham gia quá trình chuẩn bị. Người duyệt phải nhận ra phương án đề xuất, khoản cần duyệt, dữ liệu còn thiếu và mốc ra quyết định mà không cần hỏi lại từ đầu.
- Mục tiêu được viết thành kết quả hoặc tiêu chí có thể kiểm tra.
- Số lượng có nguồn dữ liệu, ngày chốt và phương án khi tăng giảm.
- Địa điểm có căn cứ về sức chứa, đi lại, thiết bị và giới hạn vận hành.
- Ngân sách tách theo nhóm hạng mục, nêu rõ thuế, phí và phát sinh.
- Mỗi đầu việc có một người phụ trách và một ngày cần duyệt.
- Thông tin chưa xác minh được được đánh dấu rõ, không trình bày như dữ kiện chắc chắn.
Nếu doanh nghiệp muốn nhận phương án trọn gói từ ý tưởng, địa điểm đến vận hành, có thể tham khảo dịch vụ tổ chức tiệc tất niên cuối năm sau khi đã chuẩn bị brief. Hãy gửi mục tiêu, số lượng, khu vực, thời gian và khoảng ngân sách; đó là cơ sở để tư vấn bắt đầu đúng hướng.
Mẫu Kế Hoạch Year End Party Bằng Excel Gồm Những Gì?
Một bản kế hoạch hữu ích phải giúp HR nhìn được ba việc cùng lúc: chương trình đang ở giai đoạn nào, ngân sách nào chưa được chốt và ai đang giữ đầu việc tiếp theo. Vì vậy, mẫu Excel dưới đây không chỉ là danh sách công việc để đánh dấu. File liên kết ngày tổ chức với timeline chuẩn bị, tự tổng hợp dự toán và theo dõi trạng thái từ lúc nhận brief đến khi nghiệm thu sau sự kiện.
Doanh nghiệp có thể dùng mẫu cho một chương trình nhỏ hoặc mở rộng cho đoàn đông bằng cách bổ sung đầu việc, người duyệt và bằng chứng. Những ô màu vàng là dữ liệu cần nhập. Các ô tổng hợp và chênh lệch được tính tự động, giúp người duyệt nhanh chóng nhận ra phần nào đã rõ và phần nào còn cần quyết định.
Tải Mẫu Kế Hoạch Year End Party Cho Công Ty
File có 5 sheet: Tổng hợp, Timeline, Ngân sách, Checklist và Hướng dẫn. Mẫu gồm 30 đầu việc chuẩn bị, 24 nhóm chi phí và 30 mục kiểm tra trước, trong, sau chương trình.
| Sheet | Dùng để làm gì | Dữ liệu cần nhập |
|---|---|---|
| Tổng hợp | Quan sát tiến độ, dự toán, ngân sách đã chốt và số ngày còn lại. | Ngày tổ chức, số khách, ngân sách mục tiêu, địa điểm và người duyệt. |
| Timeline | Quản lý 30 đầu việc từ khởi động đến báo cáo sau sự kiện. | Người phụ trách, trạng thái, người duyệt và bằng chứng. |
| Ngân sách | So sánh dự toán với báo giá chốt theo từng hạng mục. | Số lượng, đơn giá dự toán, báo giá và ghi chú phạm vi. |
| Checklist | Kiểm tra các điều kiện trước, trong và sau chương trình. | Hạn chót, người phụ trách, trạng thái và link xác nhận. |
| Hướng dẫn | Giải thích cách nhập dữ liệu, quản lý phiên bản và dùng màu trạng thái. | Không cần nhập. |
Cách Dùng Mẫu Trong 15 Phút Trước Cuộc Họp Nội Bộ
- Nhập ngày tổ chức: timeline sẽ tự điền ngày bắt đầu và hạn chót cho từng nhóm việc.
- Nhập quy mô và ngân sách mục tiêu: đây là hai dữ liệu cần có trước khi hỏi địa điểm hoặc nhận proposal.
- Giao một người phụ trách cho mỗi đầu việc: người phối hợp có thể nhiều, nhưng người chịu trách nhiệm chính chỉ nên có một.
- Đánh dấu các mốc cần lãnh đạo duyệt: concept, địa điểm, ngân sách, danh sách vinh danh và nội dung phát biểu thường là các điểm dễ làm chậm kế hoạch.
- Ghi bằng chứng: có thể là email duyệt, file thiết kế, biên bản, hợp đồng hoặc đường dẫn tài liệu đang dùng.
File không thay cho quy trình phối hợp giữa HR, lãnh đạo, tài chính và đơn vị tổ chức. Khi doanh nghiệp cần xác định rõ ai giao dữ liệu, ai nhận bàn giao và điểm nào phải nghiệm thu, phần quy trình tổ chức tiệc tất niên cho công ty sẽ giúp nối bản kế hoạch với cách làm việc giữa các bên. Chỉ nên chuyển trạng thái sang “Hoàn thành” khi đầu việc đã có kết quả và người có thẩm quyền đã xác nhận.
Timeline 12 Tuần Nên Khóa Những Mốc Nào?
Khoảng 12 tuần là khung tham khảo để doanh nghiệp có đủ thời gian khảo sát địa điểm, so sánh phương án và duyệt nội dung. Nếu chương trình chuẩn bị gấp, HR có thể rút ngắn mốc nhưng không nên bỏ các điểm phê duyệt. Khi một mốc bị lùi, cần kiểm tra ngay những đầu việc phụ thuộc phía sau thay vì chỉ đổi ngày ở một ô.
| Giai đoạn | Việc cần khóa | Đầu ra nên có |
|---|---|---|
| Trước 10-12 tuần | Mục tiêu, quy mô, ngân sách khung và khu vực tổ chức. | Brief nội bộ, người duyệt và tiêu chí so sánh phương án. |
| Trước 7-9 tuần | Địa điểm, nhà cung cấp, phạm vi và điều kiện hợp đồng. | Phương án được duyệt, hợp đồng và lịch thanh toán. |
| Trước 4-6 tuần | Concept, khách mời, nội dung, menu và truyền thông. | Key visual, danh sách khách, kịch bản phiên bản đầu. |
| Trước 1-3 tuần | Sản xuất, vinh danh, lời dẫn, sơ đồ chỗ ngồi và dự phòng. | File cuối, run sheet, contact sheet và backup plan. |
| Sau chương trình | Nghiệm thu, media, phản hồi, phát sinh và báo cáo. | Biên bản, hóa đơn, báo cáo và danh sách hành động. |
Timeline trong file là lịch chuẩn bị trước sự kiện. Nó không thay cho lịch chạy theo phút trong đêm tiệc. Khi kịch bản đã chốt, đội vận hành nên lập riêng timeline Year End Party có khoảng đệm để quản lý giờ đón khách, phát biểu, vinh danh, dùng tiệc và các phương án cắt khi chương trình chậm. Tách hai lớp timeline giúp HR không nhầm giữa hạn duyệt nội bộ và thời lượng biểu diễn trên sân khấu.
Lập Ngân Sách Để Nhìn Ra Phần Thiếu, Không Chỉ Cộng Tổng
Sheet Ngân sách chia chi phí thành địa điểm và F&B, sản xuất, nội dung, nhân sự, media, khách mời, vận chuyển và vận hành. Mỗi dòng có dự toán, báo giá chốt và chênh lệch. Cấu trúc này giúp người duyệt biết vì sao tổng chi phí thay đổi, thay vì chỉ nhận một con số cuối cùng.
Khi nhận nhiều báo giá, hãy đối chiếu cùng một phạm vi. Một phương án có giá thấp hơn có thể chưa gồm màn hình, thời lượng kỹ thuật, phí ngoài giờ hoặc số nhân sự vận hành. Bài hướng dẫn so sánh báo giá Year End Party giúp HR tách phần bao gồm, phần chưa bao gồm và điều kiện phát sinh trước khi điền số “báo giá chốt” vào file. Khoản dự phòng nên là một dòng quyết định có căn cứ, không phải ngân sách để tự động chi hết.
Checklist Chỉ Có Giá Trị Khi Đi Kèm Người Chịu Trách Nhiệm
Checklist trong file gồm ba giai đoạn. Trước sự kiện là các điều kiện phải khóa như hợp đồng, danh sách khách, menu, kịch bản, thiết kế và phương án dự phòng. Trong sự kiện là các điểm kiểm mặt bằng, check-in, cue sân khấu, số khách thực tế và thay đổi được duyệt. Sau sự kiện là nghiệm thu, media, khảo sát, hóa đơn và báo cáo.
Doanh nghiệp có thể lấy dữ liệu đầu vào từ một khảo sát nhân viên trước Year End Party, đặc biệt khi cần chốt khả năng tham dự, ca làm việc, nhu cầu đi cùng người thân hoặc chế độ ăn đặc biệt. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cần có ngày khóa và người xác nhận. Nếu tiếp tục cập nhật không giới hạn, địa điểm, bàn tiệc, quà tặng và phương án vận chuyển đều có thể bị thay đổi sát ngày.
Khi Nào Nên Gửi Brief Để Nhận Phương Án Tổ Chức?
HR có thể gửi brief khi đã chốt được tối thiểu mục tiêu, ngày dự kiến, số khách, khu vực tổ chức và khoảng ngân sách. Những phần chưa rõ vẫn có thể ghi “cần tư vấn”, nhưng cần tách khỏi dữ liệu đã được lãnh đạo xác nhận. Một brief như vậy giúp đơn vị tổ chức đề xuất đúng cấu hình hơn và giúp doanh nghiệp so sánh các phương án trên cùng tiêu chí.
Mẫu Brief Và Yêu Cầu Báo Giá Year End Party Cho HR
Anh chị có thể dùng mẫu dưới đây khi kế hoạch nội bộ đã có mục tiêu và cần chuyển thành yêu cầu gửi đơn vị tổ chức. File kế hoạch ở phần trên giúp theo dõi công việc, ngân sách và tiến độ. Bộ brief này giải quyết bước khác: thống nhất đầu vào để các nhà cung cấp cùng báo giá một phạm vi, thay vì mỗi bên tự đoán số khách, thời gian hoặc phần doanh nghiệp đã chuẩn bị.
Mẫu gồm ba trang làm việc: Brief để doanh nghiệp điền yêu cầu; Phạm vi để phân rõ trách nhiệm từng hạng mục; Phản hồi RFP để yêu cầu nhà cung cấp trả lời theo cùng cấu trúc. RFP là bản yêu cầu đề xuất phương án, không phải hợp đồng hay xác nhận giữ chỗ. Doanh nghiệp không cần hoàn tất mọi ý tưởng sáng tạo trước khi gửi, nhưng cần nói rõ dữ liệu nào đã chốt và dữ liệu nào đang cần tư vấn.
Tải Mẫu Brief Và Yêu Cầu Báo Giá YEP
File Excel có 27 trường thông tin, 20 hạng mục phạm vi và 15 yêu cầu phản hồi. Phiên bản 1.0, cập nhật ngày 03/10/2026. Các ô nhập để trống, không áp sẵn ngân sách hoặc đơn giá cho doanh nghiệp.
Điền Những Gì Trước Khi Gửi?
HR nên bắt đầu với một mục tiêu chính và các giới hạn không thể thay đổi. Nếu lãnh đạo muốn tri ân nhân viên, phương án cần ưu tiên cơ hội tham gia và cảm giác được ghi nhận. Nếu chương trình còn có phần định hướng năm mới, cần cho nhà cung cấp biết thời lượng bắt buộc dành cho lãnh đạo. Đừng yêu cầu cùng lúc mọi mục tiêu với mức ưu tiên ngang nhau rồi để bên đề xuất tự chọn.
| Nhóm dữ liệu | Thông tin cần ghi | Lỗi dễ làm báo giá lệch |
|---|---|---|
| Mục tiêu và khách tham dự | Kết quả mong muốn, nhóm khách, số cơ sở, mức thấp nhất và cao nhất. | Chỉ gửi tổng số nhân sự nhưng chưa biết số người thực sự tham dự hoặc có người thân đi cùng. |
| Ngày và địa điểm | Ngày ưu tiên, ngày dự phòng, giờ đón khách, giờ kết thúc, địa điểm đã đặt hay cần tìm. | Coi giờ chương trình là toàn bộ thời gian thuê sảnh, bỏ quên lắp đặt và tháo dỡ. |
| Ngân sách | Mục tiêu, mức trần, phần đã gồm và chưa gồm, tình trạng duyệt. | Một bên hiểu ngân sách chỉ dành cho tổ chức, bên khác hiểu đã gồm cả tiệc và địa điểm. |
| Nội dung và tư liệu | Phần bắt buộc, ngôn ngữ, thông điệp, logo, tư liệu doanh nghiệp bàn giao. | Yêu cầu video riêng nhưng chưa rõ ai cung cấp hình ảnh và ai duyệt nội dung. |
| Quy trình phản hồi | Đầu mối, hạn nhận câu hỏi, hạn nhận phương án, người duyệt, mã phiên bản. | Các nhà cung cấp nhận những câu trả lời khác nhau qua nhiều người. |
Trong file, số khách và ngân sách có ô nhập bằng số để dễ sử dụng lại. Những phần chưa rõ cần để trạng thái “Chưa chốt”, kèm người xác nhận và hạn trả lời. Không điền số 0 chỉ để ô trông đầy đủ: số 0 có thể bị hiểu là doanh nghiệp không cần hạng mục đó. Với một dòng thực sự không sử dụng, chọn “Không áp dụng” và nêu lý do nếu việc bỏ hạng mục ảnh hưởng đến phương án.
Phân Rõ Phần Doanh Nghiệp Tự Lo Và Phần Thuê Ngoài
Một gói có tên giống nhau chưa chắc bao gồm cùng công việc. Trong trang Phạm vi, anh chị chọn bên phụ trách từng dòng, rồi mô tả điều kiện thực tế. Nếu địa điểm đã có màn hình, hãy nêu thông tin được địa điểm xác nhận và yêu cầu nhà cung cấp kiểm tra khả năng sử dụng; không mặc định thiết bị có sẵn sẽ đáp ứng mọi nội dung trình chiếu. Nếu doanh nghiệp tự chuẩn bị quà, cần ghi ai giao nhận và thời điểm có mặt, thay vì chỉ xóa khoản quà khỏi báo giá.
Mẫu tách riêng tiệc, đồ uống, địa điểm, di chuyển, nội dung sáng tạo, thiết kế, sân khấu, MC, biểu diễn, nhân sự và media. Cách phân chia này giúp nhìn ra khoảng trống giữa hai bên. Đây là yêu cầu để nhà cung cấp khảo sát và đề xuất, không phải chỉ dẫn kỹ thuật để HR tự dựng sân khấu, chọn công suất điện hoặc vận hành thiết bị. Các cấu hình hiện trường cần người chuyên môn của đơn vị thực hiện kiểm tra với địa điểm.
Với ảnh và video, nên ghi đầu ra có thể đối chiếu: số người tác nghiệp, khung giờ, loại ảnh cần có, số video, thời lượng dựng, định dạng bàn giao và số vòng chỉnh. Cụm “có quay chụp” không cho biết nhà cung cấp có ghi lại phần vinh danh hay không, có bàn giao ảnh chọn hay toàn bộ file và bao giờ HR nhận được tư liệu để truyền thông sau chương trình.
Thời gian cũng phải có điểm bắt đầu và kết thúc. Ví dụ giả định, khách dự tiệc từ 18 giờ đến 21 giờ nhưng đội tổ chức phải vào sảnh từ 14 giờ để chuẩn bị, tổng duyệt lúc 16 giờ 30 và thu dọn sau khi khách ra về. Nếu brief chỉ ghi “chương trình ba giờ”, khoản nhân sự hoặc thuê thiết bị có thể được tính trên một thời lượng khác. HR cần hỏi các mốc này trước khi so sánh tổng tiền, không tự suy rằng mọi báo giá đều đã bao gồm.
Yêu Cầu Nhà Cung Cấp Trả Lời Theo Cùng Một Cấu Trúc
Trang Phản hồi RFP có 15 dòng để nhà cung cấp nêu phương án, giả định, hạng mục đã gồm, phần chưa gồm, lịch chuẩn bị và dữ liệu cần doanh nghiệp cung cấp. Anh chị có thể gửi bảng cùng email, yêu cầu giữ mã dòng khi trả lời hoặc dẫn tới vị trí tương ứng trong proposal. Mục tiêu là tìm được thông tin, không ép tất cả đơn vị phải có cùng cách thiết kế bản trình bày.
Trong bảng giá, cần nhận được quy cách, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền và cách trình bày thuế. Không áp sẵn thuế suất trong mẫu; nhà cung cấp phải ghi thông tin áp dụng cho từng khoản và loại chứng từ sẽ xuất. Nếu một khoản chưa đủ dữ liệu để chốt, yêu cầu ghi giả định và điều kiện điều chỉnh, không đưa một con số thấp vào bảng rồi để phần thiếu nằm ngoài tổng.
| Điểm cần hỏi | Câu trả lời có thể dùng để quyết định |
|---|---|
| Số khách thay đổi | Khoản cố định, khoản tính theo người, số tối thiểu và phương án cho ba mức khách trong brief. |
| Giảm hoặc tăng ngân sách | Hạng mục thay đổi, số tiền chênh lệch và phần trải nghiệm bị ảnh hưởng. |
| Thời gian kéo dài | Giờ đã bao gồm, cách tính vượt, đầu mối xác nhận trước khi phát sinh. |
| Tư liệu doanh nghiệp giao chậm | Mốc phải nhận, phần có thể điều chỉnh và nội dung cần được duyệt trước. |
| Hiệu lực phương án | Hạn báo giá, tình trạng địa điểm và nhân sự, điều kiện để xác nhận giữ chỗ. |
Không nên dùng tổng giá làm tiêu chí duy nhất. Trước tiên kiểm tra phương án có đáp ứng mục tiêu, điều kiện địa điểm và những phần bắt buộc hay không. Sau đó đưa các khoản về cùng phạm vi để đối chiếu. Một phương án rẻ hơn vì chưa gồm tiệc hoặc chỉ có thời gian tác nghiệp ngắn hơn không phải là phương án tiết kiệm tương đương. Nếu chưa rõ, trả lại đúng mã dòng cần làm rõ để nhà cung cấp phản hồi.
Mẫu Email Gửi Yêu Cầu Proposal Year End Party
Email nên ngắn và dẫn tới một bộ đầu vào thống nhất. Các ô trong ngoặc vuông dưới đây là chỗ doanh nghiệp cần điền trước khi gửi. Không cần chép toàn bộ brief vào email, nhưng phải nêu mục tiêu, số khách cơ sở, hạn phản hồi và người nhận. Nếu thông tin đang khảo sát, ghi rõ để bên nhận không hiểu đây là lịch đã được phê duyệt hoặc đơn đặt dịch vụ.
Tiêu đề: Yêu cầu phương án Year End Party cho [tên doanh nghiệp] – [mã phiên bản brief]
Kính gửi [tên đơn vị],
Doanh nghiệp chúng tôi đang chuẩn bị Year End Party với mục tiêu chính là [mục tiêu]. Quy mô dự kiến [số khách cơ sở], tổ chức tại [khu vực/địa điểm], thời gian [ngày và khung giờ]. Các điều kiện đã chốt và phần cần tư vấn được ghi trong file đính kèm.
Đề nghị đơn vị gửi proposal và bảng báo giá theo phạm vi trong file. Vui lòng nêu rõ giả định, hạng mục đã gồm/chưa gồm, điều kiện khi thay đổi số khách và thời lượng, đầu ra thiết kế/media cùng lịch chuẩn bị. Nếu có phần không đáp ứng, xin ghi phương án thay thế và tác động tới ngân sách.
Câu hỏi làm rõ xin gửi trước [ngày, giờ] tới [đầu mối và email]. Hạn nhận phương án là [ngày, giờ]. Thông tin điều chỉnh sẽ được xác nhận bằng một phiên bản brief mới gửi tới các đơn vị đang tham gia.
Đây là yêu cầu đề xuất phương án; việc xác nhận dịch vụ và giữ chỗ sẽ được doanh nghiệp trao đổi riêng sau bước lựa chọn. Trân trọng, [họ tên, chức danh, kênh liên hệ].
Khi nhận câu hỏi từ một nhà cung cấp, HR nên kiểm tra câu trả lời có làm thay đổi đầu vào chung hay không. Nếu số khách, ngày tổ chức, phạm vi ngân sách hoặc phần doanh nghiệp tự lo thay đổi, cập nhật file và gửi lại cùng phiên bản cho các bên. Không để một đơn vị tiếp tục báo 200 khách trong khi đơn vị khác đã nhận thông tin 240 khách. Nhận xét riêng về ý tưởng của từng bên có thể giữ riêng; dữ liệu cơ sở để tính phương án cần nhất quán.
Kiểm Tra Brief Trước Khi Gửi Và Khi Nhận Báo Giá
Trước khi gửi, đối chiếu số khách cơ sở với khoảng thấp nhất và cao nhất, kiểm tra ngân sách đã bao gồm những phần nào, rồi rà hạn nhận câu hỏi và hạn nhận phương án. Người nhận proposal cần biết ai duyệt nội dung và ai duyệt chi phí. Nếu lịch ra quyết định còn bỏ ngỏ, nói rõ việc đó để nhà cung cấp không diễn giải hạn báo giá thành cam kết giữ địa điểm.
Không đưa danh sách nhân viên, căn cước, bệnh sử hoặc thông tin cá nhân không cần thiết vào bộ khảo sát nhà cung cấp. Bước này thường chỉ cần số lượng tổng hợp, nhóm tham dự và các yêu cầu liên quan tới chương trình. Dữ liệu chi tiết phục vụ tổ chức được bàn giao sau khi xác định đúng bên cần nhận, đúng mục đích và kênh trao đổi phù hợp của doanh nghiệp.
- Trước khi gửi: mục tiêu, số khách, ngày, khu vực và phạm vi ngân sách có trạng thái rõ.
- Trước khi đối chiếu: các bên dùng cùng mã brief và cùng số khách cơ sở.
- Trước khi xin duyệt: phần chưa gồm, giả định và các lựa chọn phát sinh đã được nêu.
- Trước khi xác nhận phương án: người phụ trách và mốc doanh nghiệp bàn giao tư liệu đã thống nhất.
- Khi điều chỉnh: lưu bản mới, ngày thay đổi và người xác nhận; không ghi đè để mất căn cứ so sánh.
Anh chị có thể dùng bộ này để chuẩn bị cuộc trao đổi với Viet Vision Team Building qua phần tư vấn ngay bên dưới. Gửi file đã điền hoặc tối thiểu mục tiêu, số khách, thời gian, khu vực và khoảng ngân sách. Những phần chưa xác định nên giữ rõ là cần tư vấn, để phương án được xây dựng theo điều kiện thực tế thay vì áp một gói giống nhau cho mọi doanh nghiệp.
Có Phải Điền Hết Brief Mới Được Hỏi Báo Giá?
Không. Anh chị có thể hỏi phương án sơ bộ khi có mục tiêu, số khách, thời gian, khu vực và khoảng ngân sách. Các mục còn thiếu cần ghi chưa chốt và yêu cầu nhà cung cấp nêu giả định. Báo giá sơ bộ không nên được dùng như giá đã chốt cho toàn bộ chương trình.
Có Cần Gửi Một Brief Giống Nhau Cho Mọi Nhà Cung Cấp?
Có, với các đầu vào cơ sở dùng để so sánh như số khách, thời gian, địa điểm, ngân sách và phạm vi. Khi một đầu vào thay đổi, gửi cùng phiên bản mới cho các bên. Mỗi nhà cung cấp vẫn được đề xuất ý tưởng riêng, nhưng cần nêu rõ phần khác với yêu cầu.
File Brief Này Có Thay Thế Hợp Đồng Tổ Chức Không?
Không. File dùng để thu thập yêu cầu và nhận proposal, báo giá. Việc xác nhận dịch vụ, giữ chỗ và các điều khoản thỏa thuận cần được doanh nghiệp và nhà cung cấp xử lý riêng với người có trách nhiệm phù hợp.
Nhận Tư Vấn Tổ Chức Theo Số Khách Và Ngân Sách
Gửi mục tiêu chương trình, thời gian dự kiến, số người tham dự, khu vực và khoảng ngân sách. Viet Vision Team Building sẽ trao đổi phạm vi phù hợp trước khi xây dựng phương án chi tiết.
Nội dung được Viet Vision Team Building tổng hợp và biên tập với sự hỗ trợ của AI, dựa trên kinh nghiệm tư vấn và tổ chức chương trình cho khách hàng doanh nghiệp.
Bình luận (0)